Office 365 kullanıcılara iş verimliliğini arttıran araçları merkezi olarak sunan bulut teknolojisidir. Exchange Online en önemli sunduğu hizmetlerden biridir. Kullanıcıların mail trafiği günlük iş hayatlarının vazgeçilmezleri arasındadır. Mail hizmetinin stabil çalışması, güvenlik ve uyumluluk noktaları önemli noktalardan biridir. Exchange Online bu noktada BT ekiplerine önemli SLA’ler ve araçlar sunar. Kullanıcılara ise yüksek boyutlu mail kutuları sunmanın yanında, her yerden erişim ve diğer hizmetlerle entegrasyonlar gibi birçok kullanım kolaylığı sağlamaktadır. Her kullanıcının en az 50 GB boyutunda mail kutuları olmasının yanı sıra bazı lisans modellerinde bu 100 GB olmaktadır. Aynı zamanda Online arşiv özelliği ile de kullanıcılara ciddi kotalar sunar. Exchange Online ve limitleri ile ilgili detaylı bilgilere ilgili linkten erişim sağlanabilir.
Kullanıcılar kimi zaman yüksek boyutlu mail kutularına ragmen, daha fazla alana sahip olmak isteyebilir. Bunun için Online arşiv özelliği kullanılabilir. Aynı zamanda kullanıcılar kimi zaman ihtiyaçları olmayan mailleri silmek isteyebilirler. Microsoft bu noktada OWA arayüzünde kullanıcılara kullanıcılara kolaylık sağlayacak klasör bazlı boyutları gösteren ve klasör bazlı silme işlemlerini gerçekleştirebilecekleri özellik sunmaktadır. Bu özellik sayesinde kullanıcılar genel mail kutusunun kullanım durumlarını görüntüler. Aynı zamanda klasör bazlı boyutları görüntülerler. Klasör bazlı kullanım durumlarının yanı sıra, isterlerse tüm postaları silebilir ya da belirli zamanlara ait maillerin silme işlemini gerçekleştirir. Bu özellik OWA’ya özgü özellik olup, Outlook masaüstü uygulamasında ve mobil uygulamasında görüntülenemez.
OWA üzerinden mail kutusundaki maillerin silme işlemi için şekilde de görüldüğü üzere Office 365 ile ilgili ayarların bulunduğu bölümden “Posta” seçeneği seçilir.
“Posta” ayarlarının yer aldığı bölümde “Posta kutusunu temizle” seçeneği yer alır. Buradaki arayüzde arayüzde de görüntülendiği üzere kullanıcılar klasör bazlı tüm mailleri silebildiği gibi belirli aydan eski maillerin de silme işlemi buradan gerçekleştirilebilir. “3 ay ve daha eski”, “6 ay ve daha eski”, “12 ay ve daha eski” seçenekleri ya da tüm maillerin silinebileceğine dair seçenekler yer alır. Ayrıca tüm posta kutusunun kullanım durumuna dair bilgiye de ulaşılır.
İlgili klasörlerden herhangi birinin seçilmesinin ardından ne zamana kadar maillerin silineceği belirlenir. Örneğin 3 aydan eski maillerin silinmesi istenildiğinde ilgili zaman seçilir, şekilde arayüz kullanıcıları karşılar. Kullanıcılar ilgili maillerin kalıcı olarak silineceğini onaylarlar. Akabinde ilgili maillerin silme işlemi gerçekleşir. Kalıcı olarak silme işlemi öğelerin “Silinen Öğeler“ klasörüne gitmeden “Recovery Items” altına taşındığı senaryodur. Burada yazılan kurala göre 14 ile 30 gün arasında saklanır. Kullanıcılar isterlerse buradan ilgili öğeyi geri getirebilirler.
