İleti Merkezi ile Microsoft Planner Senkronizasyonu
Microsoft 365 yönetim merkezinde yer alan “İleti Merkezi” BT yöneticilerinin, Microsoft 365 hizmetleri ile ilgili yeni ve geliştirilen özellikleri, planlı bakım ve diğer önemli duyurular dahil olmak üzere Microsoft 365 ile ilgili yapılacak değişiklikleri ve gelen bu değişiklik ya da yeniliklere göre yapılması gerekenleri aksiyonları takip etmesine olanak sağlar. Haliyle BT yöneticileri Microsoft 365 panellerinden yeni gelen ya da geliştirilen özelliklerin neler olduğunu, kuruluşlarını nasıl etkileneceğini ve ilgili özelliklerle ilgili alınması gereken aksiyonları inceleyerek iş planlarını oluşturabilirler. Yenilikler kendi platformlarına yansımadan ilgili güncelleştirmelerden haberdar olur ve firma kültürüne uygun kullanıcıların kullanımına hazırlar. Microsoft, İleti Merkezi’nde BT yöneticilerine yönetimi değiştirecek proaktif yaklaşımların benimsenmesine yardımcı olan resmi duyuruları yayınlar. Her ileti ile ilgili detaylı bilgilere erişim sunmanın yanı sıra planlanan değişiklikler ile ilgili de genel bilgileri sunar.
Görüldüğü üzere “İleti Merkezi” sayesinde BT yöneticileri Microsoft 365 yönetim portallarından yeniliklerden ve gelişimlerden uçtan uca haberdar olmakta ve yapılacak aksiyonlarını ve firma vizyonlarını buradaki bilgiler doğrultusunda güncelleyeceklerdir. BT yöneticileri kimi zaman İleti Merkezi’nde yer alan iletileri öncelik sıralamasında, iletiler arasında gezinmelerde ve takip etmekte zorlanmaktadır. Bu gibi geri bildirimler doğrultusunda Microsoft, İleti Merkezi ile Microsoft Planner senkronizasyonunu sağlayarak kullanıcıların İleti Merkezi’ndeki iletileri Microsoft Planner üzerinden Planner’ın sağladığı özellikler ile yönetilmesine olanak sağlar. İleti Merkezi ile Microsoft Planner senkronizasyonu dünya çapında genel kullanıma sunulmuştur. Bu özellik sayesinde İleti Merkezi’ndeki iletiler yapılandırılan ayarlara göre senkron edilir. İstenirse Power Automate sayesinde iletiler belirlenen özelliklere göre günlük olarak ya da daha seyrek olarak Microsoft Planner’a senkron edilebilir.
İleti Merkezi ile Microsoft Planner senkronizasyonu için eşitleme ayarları yapılmalıdır. Bunun için “İleti merkezi” bölümündeki “Planner eşitleniyor” seçeneğine tıklanır. Burada İleti Merkezi’nde yer alan gönderilerden görevler oluşturmayı, görevleri Planner üzerinde ilgili kişilere atamayı, son tarihlerin ayarlandığı ve tamamlanana kadar bunların izlenmesine olanak sağlayan Planner ile eşitleme özelliği ile ilgili bilgiler görüntülenir. “Eşitlemeyi ayarla” ile devam edilir.
“Plan” bölümünde Microsoft Planner’daki eşitlenecek plan ile ilgili ayarlar yapılır. İleti Merkezi’ndeki iletilerin senkron edileceği plan seçilir. Bu iletiler seçilen plan içerisindeki mevcut kutulara senkron edilebileceği gibi yeni bir kutu oluşturularak ilgili kutunun altında görevler şeklinde senkronizasyonu da mümkündür. Gerekli ayarlar yapıldıktan sonra “İleri” seçeneğine tıklanır.
“İletiler” bölümünde İleti Merkezi’ndeki iletilerin hangilerinin Planner’da görev olarak tanımlanacağı belirlenir. Tüm güncelleştirmeler Planner’a senkron edilebileceği gibi sadece önemli güncelleştirmeler de senkron edilebilir. Belirli kategorilere göre senkronizasyon gerçekleştirilebilir. Kesintilere neden olarak bilinen sorunlara, en az 30 gün içinde gerçekleşecek ve kesintilerden kaçmak için eylem gerektirecek değişikliklere ya da herhangi eylem gerektirmeyen yeni ya da güncelleştirilmiş özelliklere göre kategorize edilebilir. Aynı zamanda hizmetlere ya da ürünlere göre de iletiler seçilerek Planner’a senkronizasyon sağlanır. Eşitlenecek ileti kategorileri belirlendikten sonra “İleri” seçeneğine tıklanır.
“İçeri aktarın” bölümünde mevcut iletilerden zaman göz önüne alınarak hangilerinin senkron edileceği belirlenir. Mevcut iletiler Planner’a senkron istenirse senkron edilmeyebilir ya da son 7,14,21,28 seçeneklerinden herhangi biri seçilerek ilgili iletilerin Planner’a aktarımı gerçekleştirilir.
“Son” bölümünde yapılan ayarların yer aldığı özet ekran görüntülenir. Buradaki ayarlar istenirse başlıkların altında yer alan “Düzenle” seçeneği ile ayarları değiştirilebilir. Burada yapılan ayarlamalar doğrultusunda iletiler ilk kez eşitlenir. Bunun yanı sıra istenirse İleti Merkezi’ndeki ayarlar elle ya da otomatik olarak eşitlenecek şekilde ayarlanabilir. Gerekli ayarların doğruluğu teyit edildikten sonra “Son” seçeneğine tıklanarak ilk eşitleme işlemi gerçekleştirilir.
“Son” seçeneğine tıklandıktan sonra “Planner eşitleme ayarlandı” ekranı görüntülenir. Bu bölümde eşitlemenin ayarlandığını ve İleti Merkezi’nde son eşitleme tarihi ve saati görüntülenir. Aynı zamanda “Şimdi eşitle” seçeneği ile yapılan ayarlar doğrultusunda eşitleme işlemi elle gerçekleştirilebilir. İleti Merkezi ile Microsoft Planner arasındaki eşitleme el ile gerçekleştirilebileceği gibi Power Automate ile otomatik olarak da eşitleme süresi ve yinelenme süresi ayarlanabilir.
Gerekli ayarların yapılmasının ardından Microsoft Yönetim Merkezi’ndeki İleti Merkezi bölümünde yer alan “Planner eşitleniyor” bölümünde eşitlenme zamanı görüntülenir. Aynı zamanda “Şimdi eşitle” seçeneği ile elle senkronizasyon yapılır. Otomatik eşitleme, ve Planner eşitleme ayarları yine bu arayüzden düzenlenebilir. İstenirse eşitleme işlemi durdurulabilir.
İleti Merkezi’ndeki ayarlar yapılandırıldıktan sonra Microsoft Planner arayüzündeki seçilen Plan’nın kutusunda iletiler görev olarak listelenir. İletiye dair bilgiler görevlerde görüntülenir.
Eşitlenen gönderilerden herhangi birine tıklandığında ilgili gönderinin detayları görüntülenir. Planner’daki görevlerin ilerleme durumu, öncelikleri, başlangıç ve son tarih bilgileri belirlenir. İlgili görev kullanıcıya atanarak Planner’daki görevin takibi yapılır. Böylelikle İleti Merkezi’ndeki iletilerin takipleri, alınacak aksiyonların belirlenmesi, görevin atanması, zamanlaması gibi Microsoft Planner özelliği ile uçtan uca yönetimi sağlanır.
