Microsoft 365 Admin Center’da Kullanıcı Şablonları
Microsoft 365 hizmetleri sunduğu özellikler ile kullanıcıların iş verimliliğini arttırmakta olup, her yerden erişim imkanı sunar. BT yöneticileri kullanıcılara sunulan Microsoft 365 hizmetlerini güvenlik ve belirli standartlarda sunmak için firma kültürüne ve politikalarına özel ayarlar uygularlar. Böylelikle kullanıcılar belirli standartlarda sunulan hizmetleri kullanır. BT yöneticileri öncelikle kullanıcı hesaplarını oluşturur ve kullanılacak hizmetlere göre ilgili lisans atamalarını yaparlar. Haliyle Microsoft 365 hizmetlerinin kullanılması için öncelikle kullanıcı hesaplarının oluşturulması gerekir. BT yöneticileri hali hazırdaki lokal Active Directory’lerini Microsoft 365 ortamına senkron edebilirler ya da doğrudan yönetim panelleri üzerinden kullanıcıları oluşturabilirler. Microsoft 365 yönetim merkezindeki portaldan toplu kullanıcı ekleme işlemleri yaparken kimi zaman kullanıcı ayarlarında eksik ya da yanlış işlemler yapılabilmektedir. Bu noktada toplu kullanıcı ekleme işlemleri gerçekleştirilirken zaman kazanmak ve ayarları standartlaştırmak için Microsoft 365 BT yöneticilerine kullanıcı şablonlarını sunmaktadır. Böylelikle BT yöneticileri aynı özelliklere sahip kullanıcılar için standart bir şablon oluşturarak hızlı şekilde kullanıcıları oluşturulan şablonlar ile hızlıca oluştururlar. Bu özellik aynı rolde, aynı yerde ya da aynı özelliklere sahip kullanıcı hesaplarının oluşturulmasında BT yöneticilerinin işlemlerini kolaylaştıracaktır. Kullanıcı şablonu oluştururken kullanıcıya atanacak rol, lisans, iletişim bilgileri, konum gibi birçok özellik ayarı yapılandırılıp, ilgili şablon kaydedilir. Yeni kullanıcı oluşturulurken ilgili şablon seçilir ve şablonda ayarlanan özelliklere göre kullanıcı hesabı otomatik bu ayarları alarak oluşturulur. Görüldüğü üzere kullanıcı şablonları, kaydedilmiş ayarlar ile yeni kullanıcıların hızlıca ve eksiksiz oluşturulmasına olanak sağlar.
Kullanıcı şablonu, Microsoft 365 Admin Center arayüzündeki kullanıcılar bölümünden ya da yeni kullanıcı oluşturulduktan sonra otomatik yeni kullanıcının özelliklerinin kaydedilmesi ile oluşturulabilir.
Microsoft 365 Admin Center arayüzündeki “Kullanıcılar” bölümündeki “Kullanıcı şablonları” bölümünde iki seçenek görüntülenir. “Şablon ekle” ile yeni şablon eklenir, “Şablonları yönet” ile oluşturulan şablonlar görüntülenir, şablon silme ya da yeni şablon ekleme işlemleri gerçekleştirilir.
“Şablon ekle” seçeneği ile devam edildiğinde şablonun adı ve açıklama bilgileri girilir.
“Temel bilgileri ayarlama” bölümünde şablon ile oluşturulacak kullanıcıların etki alanları belirlenir. Aynı zamanda kullanıcıların parola ayarları yapılandırılır. Kullanıcıya otomatik parola atanabileceği gibi belirlenen parola atamaları da yapılandırılabilir. Aynı zamanda istenirse atanan parolanın ilk kez oturum açan kullanıcının parolanın değiştirilmesi ayarlanabilir.
“Lisans atayın” bölümünde şablon ile oluşturulan kullanıcıların konum ve lisans bilgileri belirlenir. Kullanıcılara atanacak lisans ve lisans ile gelen uygulamalar seçilebilir. Aynı zamanda “Kullanıcıya lisans atamayın (önerilmez)” seçeneği ile kullanıcıya herhangi lisans ataması yapılmaz.
“İsteğe bağlı ayarlar” bölümünde kullanıcıya atanacak yönetici rolleri ve profil bilgileri belirlenir. “Roller (Kullanıcı: yönetim erişimi yok)” bölümünde kullanıcılara atanacak yönetici rolleri belirlenir. Yönetici rolleri, kullanıcılara yönetim merkezindeki verileri görüntüleme ve belirli yetkileri atanmasına olanak tanır. Atanan rollere göre kullanıcılar sınırlı izinlere sahip olur. Kullanıcı ya da yönetim merkezine erişim izinleri verilir. Kategorilere göre roller de seçilebilir.
“İsteğe bağlı ayarlar” başlığı altında “Profil bilgileri” bölümü yer alır. Bu bölümde iş profili, bölüm, office, iş telefonu, faks numarası, posta adresi, şehir, bölge, posta kodu ve ülke veya bölge ayarları yer alır.
“Neredeyse bitti” bölümünde yapılan şablon ile ilgili ayarlar görüntülenir. Şablona dair yapılan ayarlar istenirse bu arayüzdeki “Düzenle” seçeneği ile değiştirilebilir. Gerekli ayarların kontrolleri yapıldıktan sonra “Eklemeyi bitir” seçeneği ile devam edilir.
İlgili kullanıcı şablon oluşturulur.Kullanıcı şablonu, etkin kullanıcılar bölümündeki en üst kısmında kullanıcı şablonunda görüntülenir. “Sonraki adımlar” başlığı altında “Bu şablonu kullanarak kullanıcı ekleyin”, “Başka bir şablon oluşturun”, “Kullanıcı şablonlarını yönet” seçenekleri görüntülenir.
“Bu şablonu kullanarak kullanıcı ekleyin” seçeneği ile devam edildiğinde kullanıcı temel bilgileri girilir ve otomatik kullanıcı hesabı şablondaki ayarlar ile beraber oluşturulur.
İlgili kullanıcının oluştuğu etkin kullanıcılar bölümünde görüntülenir ve kullanıcı hesabının özelliklerine girildiğinde şablondaki ayarların otomatik olarak kullanıcı hesabında yapılandırıldığı görüntülenir.
“Etkin kullanıcılar” bölümünde “Kullanıcı şablonları”nda “Şablonları yönet” seçeneği yer alır. Bu bölümde oluşturulan şablonlar ve şablonlar ile ilgili ayarlar görüntülenir ve ilgili şablonlar silinebilir.
“Kullanıcı şablonlarını yönet” bölümünde oluşturulan şablonlar listelenir. Şablon ekleme ve silme işlemleri de bu bölümde listelenir. İlgili şablona tıklandığında şablondaki ayarlar yer alır. Seçilen şablon kullanılabilir ya da silinebilir.
Şablon oluşturma işleminin bir diğer yöntemi de yeni kullanıcı oluşturma işleminin tamamlanmasının ardından “Bu kullanıcı ayarları şablon olarak kaydedilsin mi?” bölümüdür. Yeni kullanıcı oluşturulduktan sonra kullanıcı ayarları ile yeni şablon oluşturulabilir.
