Microsoft 365 Gruplarının Mail Kutuları için Otomatik Yanıt Ayarı
Microsoft 365 grupları ile kullanıcılar ortak posta kutusuna ve ortak takvime, SharePoint sitesine, Planner’da grup üyeleri ile görevleri yönetimine, OneNote ile ortak dijital ajandaya gibi işbirliği içerisinde ortak çalışma alanlarına sahip olur. Bilindiği üzere Teams’deki ekipler de Microsoft 365 grupları ile entegre çalışırlar. Microsoft öncelikle Microsoft 365 grupları ile ortak çalışma alanları sunmuş akabinde Teams ile uçtan uca ekiplerin çalışağı platformlar sunmuştur. Kullanıcılar ekip olarak mail yolu ile işbirliği yapmak istedikleri durumlarda ve ortak takvim kullanımı söz konusu olduğunda Microsoft gruplarını kullanabilir. Microsoft Teams ekiplerini ise ekibin kalıcı sohbet ortamında işbirliği içerisinde çalışması ve Teams’deki ekip özelliklerini gerektiği durumlarda kullanırlar. Teams’deki ekipler oluşturulduğunda otomatik olarak arka planda Microsoft 365 grup türünde grup oluşur. Bu da Microsoft 365 ve Teams’deki ekiplerin entegre çalıştığının göstergesidir.
Mevcut Microsoft 365 grupları için de Teams ‘deki ekipler oluşturulabilir. Böylelikle önceden kullanılan Microsoft 365 grupları artık Teams ekiplerinde de kullanıma sunulur. Böylelikle mail yolu ile iletişim kuran Microsoft 365 grup üyeleri Teams’deki ekiplerden işbirliği içerisinde de çalışır. Zamanla mail yolu ile iletişim yerini Teams’deki iletişim kanalları (Gönderiler vb) alır.
Kullanıcılar için oluşturulan Microsoft 365 grupları zamanla kullanılmayabilir. Bu durumda önceden mail ile iletişim kurulmuş olan Microsoft 365 gruplarının kullanılmadığına dair kullanıcıların bilgilendirilmesi gerekebilir. Bu ve buna benzer senaryolar için Microsoft 365 gruplarına mail gönderildiğinde otomatik yanıt gönderilebilir. Microsoft 365 grupları yapılan ayarlara göre şirket içerisinden ya da şirket dışından mail alabilir. Otomatik yanıt özelliği her iki gönderen içinde ayrı ayrı ayarlanabilir. Örneğin şirket dışından birisi mail gönderdiğinde kullanılmadığına dair otomatik yanıt gönderilirken, şirket içerisinden birisi ilgili Microsoft 365 grubuna mail gönderdiğinde farklı otomatik yanıt gönderimi sağlanabilir. Microsoft 365 gruplarına otomatik yanıt oluşturma özelliği aynı kullanıcı mail kutularındakine benzer şekilde çalışır. Exchange Online otomatik yanıt metnini HTML formatında saklar. Haliyle otomatik yanıt iletisi oluşturulurken temel HTML komutları dahil edilebilir.
Microsoft 365 gruplarının posta kutularına otomatik yanıt PowerShell komutu ile oluşturulur. Öncelikle PowerSehll ile Exchange Online’a bağlantı sağlanır. Exchange Online’a bağlanmak için Exchange Online PowerShell modulü yüklenmelidir. Akabinde aşağıdaki komutlar ile yetkili kullanıcı ile Exchange Online’a PowerShell üzerinden bağlantı sağlanır.
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline
Gerekli komutlar ve yetkili kullanıcı ile giriş yapıldıktan sonra otomatik yanıt eklenecek olan Microsoft 365 grubu ile ilgili aşağıdaki komut çalıştırılır. Komut içerisinde ilgili gruba şirket dışından mail atıldığında “IK gruba ait mail kutusu kullanılmamaktadır.” yanıtı otomatik iletilecek iken, şirket içerisinden mail atıldığında “IK grubu ile Teams uygulaması üzerinden iletişim kurulabilir” yanıtı otomatik olarak iletilecektir. Haliyle Microsoft 365 grubuna mail atan kullanıcı/kullanıcılar bilgilendirilmiş olacaktır.
Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity “IK_Group” -ExternalMessage “IK gruba ait mail kutusu kullanılmamaktadır.” -AutoReplyState Enabled -InternalMessage “IK grubu ile Teams uygulaması üzerinden iletişim kurulabilir”
Görüldüğü üzere şirket dışından ilgili Microsoft 365 grubuna mail atan kullanıcıya şekilde yer alan otomatik yanıt iletilmiştir.
Şirket içerisinden ilgili Microsoft 365 grubuna mail atan kullanıcıya ise şekildeki yanıt otomatik olarak iletilmiştir.
