Microsoft 365 İletişim Uyumluluğunu Yapılandırma
İletişim uyumluluğu ile ilgili ön hazırlıkların tamamlanmasının ardından İletişim uyumluluğu ile firma kültürüne uygun ilkeler tanımlanır. İlkeler oluşturulurken hazır akıllı şablonlar kullanılabileceği gibi özel ilkeler de tanımlanabilir. İlke tanımlamak için Microsoft Uyumluluk portalındaki “İletişim uyumluluğu” bölümündeki “İlkeler” başlığına tıklanır. “İlke oluştur” seçeneği ile hazır akıllı şablonlar ve özel ilke seçenekleri listelenir. “Saldırgan dil kullanımını izleyin” seçeneği, taciz edici ve saldırgan olarak değerlendirilebilecek içerikleri otomatik algılar. “Hassas bilgileri izleyin” seçeneği, tanımlanan hassas bilgi türleri veya anahtar sözcükler kullanılarak önemli verilerin yetkisi olmayan kullanıcılarla paylaşılıp paylaşılmadığını belirlenmesinde kullanılır. “Mevzuat uyumluluğuna yönelik izleme” seçeneği, mali mevzuata uygunluk ile ilgili iletişim bilgilerinin izlenmesinde kullanılır. Aynı zamanda “Özel ilke” seçeneği ile belirli iletişim kanallarını, bireysel algılama koşullarını ve firmada gözden geçirilecek içerik miktarının özel olarak firmaya kültürüne uygun tanımlandığı ilke türüdür. Özel ilke ile kullanıcılar uçtan uca kendileri ilke ayarlarını tanımlayabilir.
İlke oluşturulurken akıllı şablonlardan “Hassas bilgileri izleyin” seçeneği ile devam edildiğinde şablon hakkında açıklama bilgisinin yer aldığı, ilke adının belirlendiği, denetlenecek kullanıcılar veya grupların tanımlandığı, inceleyenlerin belirlendiği seçenekler yer alır. Aynı zamanda firma için önemli olan izlenecek hassas bilgiler bu arayüzde seçilir. Şablon içerisinde hali hazırda yapılan ayarlar da “Sizin için doldurduğumuz ayarlar” bölümünde yer alır. Burada izlenen konumlar, iletişim yönü, gözden geçirilecek yüzde bilgileri otomatik olarak şablonda tanımlanmıştır. Kullanıcılar gerekli bilgileri girdikten sonra “İlke oluştur” seçeneği ile şablondan ilke oluşturabilecekleri gibi, “İlkeyi özelleştir” seçeneği ile de hali hazırda şablonda tanımlanan ayarları da özelleştirebilirler.
“İzlenecek hassas bilgiler” bölümündeki “Hassas bilgi ekle” seçeneği ile devam edildiğinde tanımlanan hassas bilgi türleri listelenir. Burada ilgili hassas bilgi türü seçilir ya da anahtar sözcük sözlüğü karşıya yükle ile de yeni anahtar sözcüklerle hassas veriler tanımlanabilir.
Ayarları firma kültürüne uygun tanımlayarak oluşturulacak özelleştirilmiş ilkeler için “İlke Oluştur” bölümündeki “Özel ilke” seçeneği ile devam edilir.
Özel ilke için “Ad” bölümünde ilkenin adlandırılması ve açıklama bilgisi girilir. Anlaşılır isim ve açıklamanın yazılması uyumluluğu yönetecek kullanıcılar için yönetim kolaylığı sağlayacaktır. Gerekli bilgiler girildikten sonra “Sonraki” seçeneği ile devam edilir.
“Kullanıcılar ve inceleyenler” bölümünde denetlenecek ve denetlenmeyecek kullanıcılar ve gruplar, gözden geçirecek ve inceleyecek kullanıcılar tanımlanır. “Denetlenen kullanıcılar ve gruplar” bölümünde tüm kullanıcılar seçilebileceği gibi belirli kullanıcılar ya da destelenen grupların tanımlanması yapılabilir. Aynı zamanda denetlenmek istenilmeyen kullanıcılar ya da desteklenen gruplar da “Hariç tutulan kullanıcılar ve gruplar” bölümünde tanımlanır. “İnceleyenler” bölümünde ise ilkede tanımlanan koşullara uygun iletişimleri gözden geçirecek inceleyecek kullanıcılar belirlenir. Gerekli ayarların yapılmasının ardından “Sonraki” seçeneği ile devam edilir.
“Konumlar” bölümünde izlenecek Microsoft konumları seçilir. Exchange posta kutuları tarafından gönderilen veya alının e-postalar ve ekler, Teams kanallarında, bireysel sohbetlerde ve grup sohbetlerindeki iletiler, Skype Kurumsal ile yapılan bireysel ve grup konuşmalarındaki iletiler, Yammer’daki özel iletiler ve topluluk konuşmalar iletinin izleneceği Microsoft 365 konumlarıdır. 3. party kaynaklardan da Microsoft 365 posta kutusunda aktarılan veriler içinde iletişimler taranabilir. Varsayılanda Exchange, Teams, Skype Kurumsal ve Yammer seçili olarak gelecektir. Kullanıcılar istedikleri konumları seçebilirler. Gerekli konumların seçilmesinin ardından “Sonraki” seçeneği ile devam edilir.
“Koşullar ve yüzde” bölümünde ise iletişim yönü, koşullar ve inceleme yüzdesi belirlenir. İletişim yönünde gelen, giden ve iç seçenekleri yer alır. “Gelen” seçeneği şirket içi ve dışı kullanıcılar tarafından denetlenen kullanıcılara gönderilen iletişimleri kapsar. “Giden” seçeneği denetlenen kullanıcılar tarafından şirket içi ya da dışı kullanıcılara gönderilen iletişimleri kapsar. “İç” seçeneği ilkede tanımlanan denetlenen kullanıcı veya grupları arasındaki iletişimi kapsar. Varsayılan da belirlenen kullanıcı ve gruplardan gelen tüm iletişimler izlenir. “Koşullar” bölümünde ölçütler belirlenir ve bu ölçütlere uygun ilke sonuçları raporlanır. “İnceleme yüzdesi” bölümünde incelenecek içerik miktarını azaltmak için yüzde belirtilir. Denetlenen kullanıcıların iletişimlerinin tüm öğelerinin incelenmesi isteniyorsa inceleme ilkesi %100 olarak yapılandırılır.
“Koşullar” bölümünde yer alan “Koşul ekle” seçeneğine tıklandığında kullanıcılara ölçütler belirlenmesi için bazı seçenekler sunulur. Kullanıcılar buradaki seçenekleri kullanarak koşullara uygun iletişim içeriklerini belirler. Örneğin anahtar kelimeler kullanılarak iletişim verilerinden analiz edilmek istenen bilgilere erişim kolayca sağlanabilir. Koşul ayarları ve ilke ayarları ile ilgili detaylı bilgilere ilgili linkten erişim sağlanır.
“Son” bölümündeki “İncele ve bitir” bölümünde yapılan ayarlar görüntülenir. Gerekli ayarlar yapıldıktan sonra “İlke oluştur” seçeneği ile iletişim uyumluluğu ile ilgili özel ilke oluşturulur.
İlke oluşturulduktan sonra ilkenin etkinleştirilmesinin 1 saati, yapılan ayarlar doğrultusunda iletişimlerin belirlenmeye başlaması 24 saati bulabileceğine göre açıklama gözlemlenir. Aynı zamanda inceleme bekleyen eşleşmeler ve öğeler için izleme ilkesi sonraki adım bölümünde yer alır. Bu arayüzde İletişim uyumluluğu ile ilgili detaylı bilgilere ulaşılacak linkte kullanıcılarla paylaşılır. “Bitti” seçeneği ile özel ilke oluşturulur.
İlke oluşturulduktan ve aktif edildikten sonra iletişim verilerini gözden geçirecek inceleyicilere inceleyici olarak eklendiğine dair e-posta iletilir.
“İlkeler” bölümünde oluşturulan ilkeler listelenir. Buradaki ilkelerin gözden geçiren bilgisi, incelemeyi bekleyen öğeler, eskale edilen öğeler, çözümlenmiş öğeler, durum ve son değiştirilme tarihi görüntülenir. İstenirse ilkelerin ayarları düzenlenebilir ya da silinebilir. Bunun için ilgili ilkeye tıklanır ve “Düzenle” seçeneği seçilir.
İletişim uyumluluğu ile ilgili genel ayarlar İletişim uyumluluğu sayfasının sağ üstte yer alan “İletişim uyumluluğu ayarları” bölümünden yapılandırılır.
“Gizlilik” bölümünde iletişim uyumluluk ilkeleri ile eşleşen etkinlikleri gerçekleştiren kullanıcıların adlarının nasıl görüntüleneceği belirlenir. Kullanıcı adları gerçek isimlerle gösterilebileceği gibi kimliklerinin gizlendiği anonim biçimde de kullanılabilir. Kullanıcı kimliklerinin gösterimi ile ilgili seçenekler, açıklamalar ve örnekler yer alır. Kullanıcılar gerekli seçimi yaptıktan sonra “Kaydet” seçeneğine tıklar.
“Bildirim şablonları” bölümünde ise ilişkili kullanıcıya hatırlatma bildirimi göndererek bir ilke uyarısına yanıt verme seçeneğine sahip olmak isteniyorsa bildirim şablonu oluşturulur. Bildirim şablonu oluşturmak için “Bildirim şablonu oluştur” seçeneğine tıklanır. Şablon adı, gönderen bilgisi, bilgi, gizli, konu ve iletisi gövdesi bilgileri girildikten sonra “Oluştur” seçeneği ile şablon oluşturulur.
Microsoft 365 İletişim Uyumluluğu ile ilgili diğer yazılara aşağıdaki linkten erişebilirsiniz:
Microsoft 365 İletişim Uyumluluğu
Microsoft 365 İletişim Uyumluluğunu İnceleme
Microsoft 365 İletişim Uyumluluğundaki Uyarıları İyileştirme
Microsoft 365 İletişim Uyumluluğunda Raporlama
