Microsoft 365, BT yöneticilerine sunduğu servis bazındaki yönetim panelleri ile ekiplerin iş yüklerini kolaylaştırmaktadır. BT ekipleri yönetim panelinde ayarlar ile güvenlik, iş geliştirme ve buna benzer birçok yapıyı kurgulayabilirken, günlük gerçekleştirmeleri gereken görev ve süreçlerine dair konfigürasyonları da yaparlar. Haliyle BT çalışanlarının ortak yaptıkları ve yinelenen iş yüklerinin kolaylaştırılması daha performanslı çalışmalarına da olanak sağlayacaktır. Bu noktada kullanıcı silme işleminin BT ekiplerinin en yaygın görevlerinden biri olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır. Kullanıcının silinmesinin yanında, silinen kullanıcıya ait veriler ile ilgili operasyonel sürecin yapılması da bu işin ayrı bir boyutudur.
Microsoft 365, kullanıcı silme işlemi ile ilgili yapılacak adımları merkezi iş akışı haline getirerek BT ekiplerinin birkaç adımda operasyonel süreçlerini tamamlamasını sağladı. Burada temelde BT ekiplerini silinen kullanıcı ve verilerinin nasıl saklanacağına dair adımlar ile yönlendirmeler yapılır. Kullanıcıların mail kutuları paylaşılan posta kutusuna çevirirken, silinen kullanıcıya ait maillere kimin erişeceği ya da otomatik yanıtların nasıl iletileceğine dair birçok ayar buradaki arayüzlerde tanımlanır. Burada dikkat edilmesi gereken durumlardan birisi kullanıcının sahip olduğu lisans tipinden dolayı gelen ayarların, paylaşılan posta kutusunda olup olmadığının kontrol edilmesidir. Mail kutusunun yanı sıra silinen kullanıcının OneDrive’daki kurumsal belgelerine ihtiyaç olması durumunda kimin erişim sağlayacağı ile ilgili ayarlarda yapılır.
Firmadan ayrılan ya da hesabının kapatılması gereken kişi ile öncelikle Microsoft 365 aboneliğine erişimi engellenebilir. Böylelikle kullanıcıyı silmeden önce veriler ile ilgili ve kullanıcıya gelen maillerde alınacak aksiyonların belirlenmesinin ardından kullanıcının silme işlemi gerçekleştirilir. Microsoft 365 yönetim merkezinden silme işleminin gerçekleştirilmesinde BT ekiplerine alınacak aksiyonlar ile ilgili yönlendirmelerde bulunur.
Microsoft 365’de kullanıcı silme işlemi için “Etkin kullanıcılar” bölümüne gelinir ve silinecek kullanıcı tıklanarak “Kullanıcıyı sil” seçeneği ile devam edilir. “Kullanıcıyı sil” ile devam edildiğinde şekilde de görüldüğü üzere kullanıcıya atanan lisansların görüntülendiği “Ürün lisansları” başlığı yer alır. Burada seçeneğin, bu kullanıcının lisanslarıyla ile ilgili yapılacak işleme dair bilgi yer alır. Lisanslar bir ortaktan veya toplu lisans sözleşmesi yoluyla satın alınması durumunda, buradaki lisanslar başka kullanıcılar tarafından kullanılacak şekilde yönetim panelinde yer alır. Lisansların doğrudan bir abonelik ile satin alınması durumunda ilgili lisans diğer kullanıcılarda kullanılabilir ya da kaldırılarak aylık harcamalarda tasarruf edilmesi sağlanır. Aynı arayüzde isteğe bağlı olarak OneDrive ve E-posta ayarları ile ilgili ayarlamalar da bu arayüzden yapılandırılabilir. Burada herhangi bir ayar yapılmaması durumunda “Kullanıcıyı sil” seçeneği ile devam edilir.
“OneDrive (isteğe bağlı)” bölümü ise silinecek kullanıcının OneDrive dosyalarına başka kullanıcının erişmesi gerektiği senaryolarda kullanılır. Örneğin kullanıcı belgelerine yöneticisinin ya da aynı işi yapacak olan iş arkadaşının erişmesi gerektiği durumlarda buradan ilgili kullanıcı seçilir ve gerekli yetkilendirme tanımlanır. Bunun için “Kullanıcı seçin”a tıklanır ve ilgili kullanıcıya tıklanır. Böylelikle silinecek kullanıcının OneDrive’ındaki dosyaları daha sonra kullanılmak üzere belirtilen kullanıcı tarafından erişim sağlanır.
“OneDrive erişimi için bir kullanıcı seçin” bölümünde ise OneDrive erişimine izin verilerek kullanıcı seçilir ve “Bitti” butonuna tıklanır.
Silinen bir kullanıcının mail kutusuna erişim de sağlanmak istenebilir. Bir kişi firmadan ayrıldığında mail kutusu paylaşılan posta kutusuna dönüştürülebilir ve kuruluştaki belirli kişilere erişim yetkileri atanabilir. “E-posta (isteğe bağlı)” bölümünde silinecek kullanıcının mail kutusuna erişim izni başka bir kullanıcıya verilebilir. “Kullanıcı seçin ve e-posta seçeneklerini ayarlayın” ile ilgili kullanıcının seçilmesi ile devam edilir.
“Yeni posta kutusu sahibi” bölümünde ilgili silinecek mail kutusunun paylaşılan posta kutusuna dönüştürülmesi ile erişim sağlayacak olan kullanıcı seçilir. Burada yetki atanan kullanıcının Exchange içeren lisansa sahip olması gerekir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta mail kutusunun paylaşılan posta kutusuna çevrilmesi ile kaybedecek özelliklerinin olup olmayacağının kontrol edilmesidir.
Yeni posta kutusunun sahibinin seçilmesinin ardından “Sonraki” butonu ile devam edilir.
“Görünen adı değiştir” bölümünde paylaşılan posta kutusuna dönüştürülecek olan mail kutusunun adının ne olacağı belirlenir. Bu noktada ilgili paylaşılan posta kutusu var olan ismi kullanabilirken, yeni ad da eklenebilir. Belirli format kullanarak isminin değiştirilmesi kullanım kolaylığı sağlayacaktır. Yetkisi olan kullanıcı, paylaşılan posta kutusundan mail atarken kimden bölümünde burada belirlenen isim görüntülenecektir. İlgili görünen adın belirlenmesinin ardından “Sonraki” seçeneği ile devam edilir.
“Otomatik yanıtları etkinleştir” bölümünde ise silinecek olan mail kutusuna mail iletilmesi durumunda, kullanıcıları bilgilendirmek ve konu ile ilgili kiminle iletişime geçebilecekleri ile ilgili detaylar yazılarak kullanıcılara otomatik yanıtlar iletilir. Burada otomatik yanıta girilmek istenilen metin girilir ve bu ilgili otomatik mailin firma içerisindeki kullanıcılara ya da firma içerisindeki ve dışarısındaki kişilere iletilmesi ile ilgili ayarlar yapılandırılır.
“Otomatik yanıtları etkinleştir” başlığı altında yer alan “Kuruluşunuzun dışındaki kişilere farklı bir iletiyle yanıt verin” bölümünde istenilirse firma dışındaki kişilere gönderilecek otomatik yanıt şablonu hazırlanabilir. Böylelikle firma içerisindeki kullanıcılara farklı otomatik yanıt iletilirken, firma dışındaki kullanıcılara farklı mail şablonu iletilir. “Sonraki” seçeneği ile devam edilir.
“Diğer adları temizle” bölümünde ise silinecek mail kutusuna ait diğer adların paylaşılan posta kutusunda da kullanılması ya da kaldırılması sağlanır. Burada yer alan diğer adlar kaldırılana kadar buralara iletilen mailller paylaşılan posta kutusuna düşecektir. Böylelikle kullanıcıya ait diğer adlara dair mailer de paylaşılan posta kutusundan takip edilir. İstenildiği durumda buradaki diğer adlar paylaşılan posta kutusu özelliklerinden kaldırılır. “Son” ile devam edilir.
“E-posta (isteğe bağlı)” bölümündeki ayarlar şekildeki arayüzde görüntülenir. Ayarlara dair değişiklikler yapılabilir. İlgili ayarların tamamlanmasının ardından “Erişim izni ata ve kullanıcıyı dönüştür” ile paylaşılan posta kutusuna dönüştürülme işlemine başlanır.
Tüm işlemlerin tamamlanmasının ardından değişikler onaylanarak yapılan ayarlara göre işlemler tamamlanır.
Tüm işlemlerin başarılı tamamlanmasının ardından şekilde de görüldüğü üzere ilgili mail kutusu paylaşılan posta kutusuna dönüşür ve ilgili posta kutusu Exchange Online arayüzündeki “alıcılar” bölümündeki “paylaşılan” başlığı altından yönetilir. Aynı zamanda OneDrive belgeler yapılan işlemler sonucunda ilgili kişinin OneDrive’ında görüntülenir.
