Microsoft Forms’da Formları Belirli Kullanıcılar ile Paylaşma Özelliği
Microsoft Forms, kullanıcıların kolayca anketler, testler, geri bildirim gibi formlar oluşturulmasını sağlayan Microsoft 365 hizmetidir. Sunduğu özelliklerle kullanıcılar hızlıca formlar hazırlayabilmekte, hazırlanana formlara girilen yanıtları görüntüleyebilmekte ve ölçümleyebilmektedir. Haliyle aslında kullanıcılara görsel ve kullanım kolaylığı ile uçtan uca form deneyimi yaşatır.
Microsoft Forms’un önemli özelliklerinden biri de paylaşmadır. Kullanıcılar hazırladıkları formları yanıtlanması için ilgili kullanıcılarla paylaşarak diğer kullanıcıların form ile ilgili geri dönüşlerini değerlendirebilir. Microsoft Forms içerisinde paylaşma ile ilgili “Herkes yanıt verebilir” ve “Yalnızca kuruluşumdaki kişiler yanıtlayabilir” seçeneklerini kullanıcılar hali hazırda kullanırken, geri dönüşler sonucunda paylaşma özelliklerine “Kuruluşumdaki belirli kişiler yanıtlayabilir” seçeneği eklendi. Kuruluş içerisinde ya da dışarısındaki kullanıcıların yanıtlayabileceği “Herkes yanıt verebilir” seçeneği ve sadece kuruluş içerisinde yer alan kullanıcıların yanıtlayabileceği “Yalnızca kuruluşumdaki kişiler yanıtlayabilir” seçenekleri genel ve birçok kullanıcıyı kapsayan haliyle kimi zaman belirli kullanıcıların sadece formu yanıtlanması istenildiğinde fazla kullanıcıya yetki tanımlamaları yapılmasına neden oluyordur. “Kuruluşumdaki belirli kişiler yanıtlayabilir” seçeneği ile kullanıcılar, Microsoft Forms’da hazırladıkları formalarını kuruluş içerisinde seçtikleri belirli kullanıcıların yanıtlayabileceği şekilde paylaşabilir. Böylelikle formu hazırlayan kullanıcılar kendilerinin belirlemiş olduğu sınırlı sayıdaki kullanıcıya paylaşma yetkisi tanımlamış olur. Hassas içeriğe sahip olan formlar için de bu özellik idealdir. Tanımlanan yetkili kullanıcılar dışında kimsenin formu yanıtlayamayacağı bir paylaşma platformu sunar.
“Kuruluşumdaki belirli kişiler yanıtlayabilir” seçeneği ile paylaşma özelliğini kullanmak için Microsoft Forms’ içerisindeki “Paylaş” bölümüne gelinerek “Kuruluşumdaki belirli kişiler yanıtlayabilir” tıklanır.
Formu yanıtlanması istenilen kuruluş içerisinde kullanıcıların ad ya da e-posta bilgileri girilir. Böylece burada belirlenen kullanıcılara yanıtlama yetkisi verilir.
“Yanıt verebilecek kişileri yönetme” bölümünde ise yetki tanımlanan kullanıcılar listelenir. Kullanıcının yanındaki çöp kutusu simgesine tıklanarak yanıtlamam yetkisi ilgili formdan kaldırılabilir.
