Microsoft OneDrive Sync Admin Reports
Belgeler iş hayatının olmazsa olmazlarındandır. Dijital dönüşüm yolculuğunda belge yöntemi önemli konulardan biridir. Teknoloji liderleri bu yolculukta firmalara iş verimliliğini ve iş birliğini arttıracak fonksiyonları ve özellikleri olan teknolojiler sunar.
Microsoft 365 servisleri içerisinde yer alan OneDrive’da kullanıcılara iş amaçlı kullanacakları bireysel depolama alanı sunar. Yüksek depolama alanı, iş birliği içerisinde çalışma, cihaz fark etmeksizin her yerden erişim, Teams gibi farklı Microsoft 365 hizmetleri ile entegre çalışma imkânı, güveni platform gibi birçok özellik yer alır. Günden güne gelişen ve kullanıcılara uçtan uca belge yönetimi sunan OneDrive kullanıcıların iş hayatında yerini almıştır.
Bilgi Teknolojileri (BT) ise Microsoft 365 servisleri içerisinde yer alan OneDrive İş’in firma kültürüne uygun kullanımından, kullanıcı adaptasyonundan, OneDrive Sync aracı gibi çıkabilecek sorunların giderilmesinden, güvenliğinden, monitorlenmesinden, raporlanmasından kısaca hem kullanıcı deneyiminden hem de OneDrive ile ilgili firmaya uygun yönetimsel fonksiyonlarından sorumludur. Bu noktada Microsof 365 BT yöneticilerine, yönetim merkezinde yönetimsel işlerini yürütebilecekleri özellikler sunar.
OneDrive Sync, firmadaki kullanıcılardan kimlerin OneDrive Sync uygulamasının çalıştırdığını varsa karşılaştıkları hataları, Windows’taki belgeler, resimler, masaüstü dosyalarının yer aldığı bilinen klasörlerin OneDrive Sync uygulaması ile senkronizasyonu ile ilgili durumu, OneDrive Sync uygulaması ile ilgili versiyon durumu gibi bilgilerle beslenen görsel raporların yer aldığı yeni özelliktir. OneDrive Sync yönetim raporlarına Microsoft 365 Apps Admin Center’dan erişim sağlanır. BT çalışanları buradaki raporlarla OneDrive eşitleme uygulamasının kullanımı ile ilgili öngörülere sahip olup, kullanıcı sorunlarını çözerek, kullanıcıları eğitimleri konusunda da destekler ve OneDrive adaptasyonunu arttırmaya da yardımcı olur. BT yöneticileri bu sayede proaktif aksiyonlar alırlar.
OneDrive Sync, yönetici raporlarını kullanmak için gereksinimler vardır. OneDrive senkronizasyon uygulaması Insider veya Production güncelleme halkasında olmalıdır. Deferred güncelleme halkasında olan OneDrive senkronizasyon uygulaması preview özelliğe uygun değildir. OneDrive senkronizasyon uygulamasının güncelleme halkaları ile ilgili bilgilere ilgili linkten erişim sağlanır. Diğer bir gereksinim ise Windows için OneDrive Sync uygulamasının versiyonu 21.078 ve sonrası olmalıdır. Mac cihazları desteklememektedir. Global Administrator veya Office apps admin rolüne sahip kullanıcılar tarafından pano ayarları yapılır, kurulumdan sonra panoyu görüntüleyecek kullanıcılar Global reader rolüne sahip olmalıdır. Cihazların https://config.office.com adresine erişmelidir.
OneDrive Sync özelliği ile ilgili global administrator ya da Office apps admin yetkisine sahip kullanıcıların pano ayarları yapılmalıdır. Microsoft 365 Apps admin center arayüzüne erişim sağlandıktan sağlanır.
OneDrive Sync aracı ile ilgili panoya verilerin akışı için ayarlar yapılması gerekir. Öncelikle Microsoft 365 Apps admin center’daki “Settings” bölümüne tıklanır ve “Tenant Association Key” kopyalanır. “Tenant Association Key” boş gelmiş ile yeni anahtar üretilmesi için “Generate new key”e tıklanır. Yeni anahtar yaklaşık 30 saniye sonra görüntülenir.
“Tenant Association Key”deki anahtarın kayıt defterinde ayarlanması gerekir. Bunun için GPO ya da Enterprise Deployment Tool’lar kullanılabilir. Bu noktada Microsoft öncelikle az sayıda cihazla testlerin yapılmasını sonra günde en fazla 100 cihaza kadar arttırılmasını yani kademeli olarak en fazla 10000 cihaza kadar dağıtılmasını önermektedir. Kayıt defterine yapılması gereken ayarlar aşağıdaki gibidir:
- Kayıt defterinde HKLM\SOFTWARE\Policies\Microsoft\OneDrive ‘a gidilir
- Yeni bir dize değeri oluşturulur.
- Dize değerinin adı “SyncAdminReports”, verisi “Tenant Association Key”deki bilgi olmalıdır.
Kayıt defterindeki ayar için yöneticisi yetkisi ile aşağıdaki komut da çalıştırılabilir. Aynı zamanda bu ayar için GPO gibi konfigürasyonları da yaygınlaştırılabilir.
reg.exe add HKLM\Software\Policies\Microsoft\OneDrive /v SyncAdminReports /t REG_SZ /d <your Tenant Association Key> /f
Cihazlarda da SyncAdminReports ayarı etkinleştirildikten üç gün sonra raporlarda veriler görüntülenir.
OneDrive Sync yönetim raporlarının panosunda OneDrive Sync aracı ile ilgili BT yöneticileri öngörülere sahip olur. Microsoft 365 Apps admin center arayüzündeki OneDrive Sync health arayüzündeki “Overview”arayüzünde üç ana başlık yer alır. “Sync errors” raporunda kaç cihazda eşitleme hatası olduğu ile ilgili bilgiler yer alır. “Known folders” raporunda cihazların Windows bilinen klasörlerle (Masaüstü, Belgeler ve Resimler) ilgili bilgilerine erişim sağlanır. Yüzde kaçının üç klasöre, yalnızca bir veya iki klasöre veya bu klasörlerin hiçbiri ile eşitleme sağlamadığı gibi bilgiler görüntülenir. “Sync app version” raporlarında ise OneDrive’ın geçerli sürümünden kaç cihazın çalıştığı ile ilgili bilgilere erişilir. Release notunda görülen Microsoft’un en son ve en büyük düzletmelerinin ve özelliklerinin tümüne sahip olduğu anlamına da gelmektedir.
“Details” sekmesinde BT yöneticileri OneDrive eşitleme hataları ile ilgili detaylara erişir. Böylelikle hatalar keşfedilerek BT yöneticileri hataları hızlıca giderir. OneDrive dosyalarını eşitlerken karşılaşılan hataların ilgili ekiplere iletilmesi gibi süreçlerden zaman tasarrufu ve operayonel kolaylıklar da sağlanmış olur. BT yöneticileri OneDrive Sync raporlarından detaylı bilgilere erişir. ”Details” arayüzünde OneDrive Sync çalıştıran kullanıcılarla ilgili tüm bilgiler görüntülenir. Böylelikle BT yöneticileri kimlerin ne hatası aldığı ile ilgili tüm hata ayrıntılarına da sahip olur. Aynı zamanda Windows biline klasörleri ve OneDrive sürümleri gibi detaylar da yer alır. Raporlarda kullanıcı adı, e-posta, bilgisayar adı, hata mesajları ile ilgili ayrıntılar, Windows bilinen klasörleri etkinleştirilen durumunu içeren ayrıntılar, OneDrive uygulama sürümü, işletim sistemi sürümü, son senkronize edilen zaman, OneDrive senkronizasyon uygulamasının teşhis verilerini panoya en son bildirdiği zaman bilgileri yer alır. “Issues” sekmesi, senkronizasyon hataları olan cihazlar hakkında bilgi sağlar.
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-onedrive-blog/announcing-public-preview-of-onedrive-sync-admin-reports/ba-p/2303407
