Microsoft Planner’da Bir Kullanıcının Başka Kullanıcılar Tarafından Oluşturulan Görevleri Silmesini Engelleme
İş dünyasında kullanıcıların ekip olarak işbirliği içerisinde çalışması gerekir. Proje bazlı, departman bazlı vb. birçok noktada çalışanlar ekip olarak çalışma platformlarına ihtiyaç duyar. Microsoft 365 uygulamaları bu noktada kullanıcılara ekip olarak çalışma olanağı sağlamanın yanı sıra entegre çalışan uygulamalardır.
Microsoft Planner, ekip olarak görev yönetimi sunan, görevler oluşturup ilgili görevlerin kullanıcılara atanmasını, görevlerin başladığı ve biteceği tarihlerin belirlendiği gerektiğinde denetim listeleri oluşturulan, yorumlar girilen ve görevlerin takibini, raporlamasını sağlayan Microsoft 365 uygulamasıdır. Ekip olarak görev takibi yapılmasına olanak sağlayan Planner ile kullanıcılar tamamlanan görevlerin durumunu değiştirebilir. Sunduğu bu ve buna benzer birçok özellik ile kullanıcılar Planner ile uçtan uca görev yönetimi deneyimi yaşar.
Microsoft Planner uygulamasında her kullanıcı görev için gerekli olan değerleri girerek görev oluşturabilirler. Oluşturulan görevler atanan kullanıcılar tarafından tamamlandıktan sonra görevin durumunu tamamlandı olarak ayarlayabilirler. Sunulan görsel grafiklerle görevleri takip edebilir ve raporlayabilirler. Aynı zamanda iptal edilen ya da yanlış girilen görevleri de kullanıcılar silebilirler. Kullanıcıların herhangi bir görevi silebilmesi bilmeden ya da bilerek hatalara neden olabilir. Bu nedenle kullanıcıların görevi silme özelliği kontrol edilmesi gerekebilir. Bu durumda Microsoft 365 yöneticileri çalıştırdıkları Powershell komutları ile bir kullanıcıların kendisi tarafından oluşturulmayan görevleri silmesini engelleyebilir. Böylelikle kullanıcılar sadece kendi oluşturdukları görevleri silebilecektir. Bunun için tenant admin yetkisine sahip kullanıcılar Planner Tenant Admin Powershell komutlarını indirerek ilgili modülü yükler.
Planner Tenant Admin PowerShell dosyası ilgili linkten indirilmelidir. Buradaki Powershell komutlarını çalıştırmak için global admin yetkisine sahip olunması gerekir. Bu paketin indirilmesi ile paketin içerisinde yer alan lisans ve koşullar kabul edilmiş olunur. Bu paketin indirilmesinden sonra varsayılanda internetten indirilen komut dosyalarının yürütülmesine izin verilmemesinden kaynaklı bu paketin içerisindeki iki dosyada bu engelin kaldırılması gerekir. Aşağıda komutun yürütülmesi için gerekli olan olan engelin kaldırılacağı dosyaların isimleri yer alır. Dosyalardan engeli kaldırmak için ilgili dosyada sağa tıklanarak “Özellikler” seçeneğine tıklanır. “Genel” sekmesinden “Engellemeyi Kaldır” seçilir.
Dosya engellemesi kaldırıldıktan sonra Planner Tenant Admin Powershell modülünü yüklemek için aşağıdaki komutlar çalıştırmalıdır. İlk komutta yalnızca bu oturum için internetten indirilen komut dosyaları için etkinleştirilmesi için “Y” yazarak onay istenir.
Set-ExecutionPolicy -ExecutionPolicy Unrestricted -Scope Process
Aşağıdaki komut ile ilgili Planner Tenant Admin Powershell modülü yüklenir. Import-Module komutundan sonra plannertenantadmin.psm1 dosyasının konumu yazılır ve çalıştırılır.
Import-Module “C:\PlannerTenantAdmin\plannertenantadmin.psm1”
Bir kullanıcının kendi oluşturmadığı Planner’daki görevleri silmesini engellemek için Set-PlannerUserPolicy komutu çalıştırılır. “UserAadIdOrPrincipalName” parametresinde başka kullanıcıların oluşturduğu görevleri silmesi engellenecek kullanıcının Azure Active Directory kimliği ya da UPN bilgisi belirlenir. “BlockDeleteTasksNotCreatedBySelf” parametresi True olarak ayarlandığında ise kullanıcının kendi oluşturmadığı görevleri silmesi engellenir. Bu komutu kullanırken kimlik doğrulaması istenildiğinde genel yönetici yetkisine sahip kullanıcı bilgisi girilmelidir.
Set-PlannerUserPolicy -UserAadIdOrPrincipalName user1@ecan01.onmicrosoft.com -BlockDeleteTasksNotCreatedBySelf $true
Get-PlannerUserPolicy komutu ile kullanıcının mevcutta geçerli olan ilkesi kontrol edilir. “UserAadIdOrPrincipalName” parametresine ilkesi kontrol edilecek kullanıcının Azure Active Directory kimliği ya da UPN bilgisi kullanılır.
Get-PlannerUserPolicy -UserAadIdOrPrincipalName user1@ecan01.onmicrosoft.com
Şekilde de görüldüğü üzere farklı bir kullanıcı tarafından oluşturulan bir göreve tıklandığında “Sil” seçeneği görüntülenmemektedir ve kullanıcı başkasının oluşturduğu görevleri silememektedir. Kendi oluşturduğu görevleri ise kullanıcı silebilir.
Bir kullanıcının kendi oluşturmadığı Planner’daki görevleri silmesi ile ilgili engeli kaldırmak için Set-PlannerUserPolicy komutu çalıştırılır. “UserAadIdOrPrincipalName” parametresinde başka kullanıcıların oluşturduğu görevleri silmesi engellenmiş kullanıcının Azure Active Directory kimliği ya da UPN bilgisi girilir. “BlockDeleteTasksNotCreatedBySelf” parametresi False olarak ayarlandığında ise kullanıcının kendi oluşturmadığı görevleri silmesi ile engel kaldırılır. Bu komutu kullanırken kimlik doğrulaması istenildiğinde genel yönetici yetkisine sahip kullanıcı bilgisi girilmelidir.
Set-PlannerUserPolicy -UserAadIdOrPrincipalName user1@ecan01.onmicrosoft.com -BlockDeleteTasksNotCreatedBySelf $false
Başka kullanıcıların oluşturduğu görevleri silme engelinin kaldırılması ile şekilde de görüldüğü üzere “Sil” seçeneği görüntülenir. Kullanıcı artık diğer kullanıcıların oluşturduğu görevleri silebilir.
