Microsoft Search, şirket, okul veya firmanızdaki (dosyalar, şirket verileri, kişi bilgileri ve siteler gibi) bilgileri ve genel web sonuçlarını güvenli bir şekilde alır ve bunları merkezi bir yerde görüntülenmesini sağlar. Microsoft’un son zamanlarda odaklandığı konulardan biri olan akıllı arama ve keşif deneyimini Microsoft 365’te de Microsoft Search özelliği ile kullanıcılara sunmaktadır. Microsoft Search yapay zeka teknolojisini kullanarak kullanıcılara firmalardan ve web’den en iyi arama sonuçları getirerek kurumsal arama deneyimi yaşatır. Böylelikle Microsoft 365 ile firmanın içindeki kaynaklara da aramalar yapabilmenin yanında firmanın dışındaki aramalarınızı da merkezi olarak erişim sağlanır. Microsoft Search ile firma içerisindeki sonuçlara erişmek için Azure Active Directory kimlik doğrulaması gerecektir. Kimliği doğrulanmış kullanıcılar yalnızca yetkileri olan içeriği görüntülerler. İlgili erişimin sağlanması ile beraber SharePoint, OneDrive İş, Ekipler, Yammer, Gruplar ve diğerleri dahil olmak üzere Office 365’teki çeşitli veri kaynaklarından gelen sonuçları bir araya getirir.
Microsoft Search, Office 365 kuruluşunuzun SharePoint dosyalarında, yer imlerine eklenmiş dahili web sitelerinde, genel adres listesindeki kişilerde ve Office 365 gruplarında arama yapmak için Bing arama motorunu kullanır. SharePoint ve OneDrive İş’ten siteleri, sayfaları, dosyaları ve belgeleri aramanın yanı sıra, kişilerin firmada ve Office 365 Gruplarında paylaştığı dosyalarda da aramalar yapılır.
Kişi araması, kuruluşunuzdaki bir kişi hakkındaki tüm bilgileri toplar, böylece kişi ile ilgili bilgilere ulaşmak için birden fazla alanda arama yapmak yerine merkezi noktadan kişi ile ilgili bilgilere erişim sağlanır. Bir kişinin kiminle çalıştığı, kişi ile ilgili bilgilere, ortak paylaştığı dosyalar, organizasyon yapısı gibi birçok bilgiye terk arayüzden erişim sağlanır. Office 365 grupları ile ilgili bilgilere de Office 365 Search arayüzünden erişim sağlanır. Grup, sahipleri, üyeleri, dosyaları ve konuşmaları gibi Office 365 grup ile ilgili birçok bilgiye erişim sağlanır. Microsoft Teams’de yapılan görüşmeler ya da Yammer’daki konuşmalar gibi birçok noktadaki konuşmalar ile ilgili aramalar yapılailir.
Kullanıcılar Microsoft 365 kaynaklarına ve dışarıya sunulan kaynaklara merkezi olarak erişim sağlayabildiği Microsoft Search, BT ekiplerine de yönetim paneli sunar. Bu yönetim panelinden kurumsal Bookmark, Q&A, lokasyon bilgisi, anahtar kelimeler, içeriklerin ayarları, Microsoft Search ile kullanılabilecek araçlar, portalda özelleştirmeler ve yetkilendirmeler gibi birçok ayar ile Microsoft Search özelleştirilebilir. Microsoft Search portalında ayrıca kullanıcılara sunulan arama özelliklerini kullanabilmeleri için Bing.com’da belge ve site aramasında, arama yapmasında, grup aramasında, Microsoft Teams, Yammer veya her ikisi için sohbet aramasında yetkiler verilir.
Microsoft Search kullanımı için Office 365 tenant’ındaki gereksinimler aşağıdaki gibidir:
- Azure Active Directory
- SharePoint Online (or hybrid)
- Exchange Online
Office 365 aboneliklerinden aşağıdaki SKU’ları olan firmalar Microsoft Search özelliğini kullanabilir:
- Business Essentials
- Business Premium
- Office 365 F1
- Office 365 E1/E2/E3/E5
- Microsoft 365 Business
- Microsoft 365 Enterprise F1/E3/E5
- Microsoft 365 Education for Faculty A3/A5
- Office 365 Education for Faculty A1/A1 Plus/A3/A5
- Office 365 Education for Faculty E1/E3
- Office 365 for Non-Profits NPBE/NPBP/NPE1/NPE3/NPE5
Microsoft Search özelliğinin kullanılması için Office 365 tenant ya da Global Administrator aşağıdaki lokasyonların birinde olmalıdır:
- Amerika Birleşik Devletleri
- Kanada
- Avustralya
- Hindistan
- Birleşik Krallık
- Fransa
- Almanya
- İspanya
- Meksika
- İtalya
- Brezilya
- Hollanda
- Rusya
- Japonya
- Çin
Microsoft Search Yönetim Paneli
Microsoft Search özelliğini kullanabilmek için Office 365 Admin panelinden Microsoft Search özelliğinin açılması gerekir. Bunun için Office 365 Admin Center arayüzündeki “Settings” başlığı altındaki “Services & add-ins” başlığına tıklanır. Buradan Microsoft Search servisine gelinerek “Activate Microsoft Search” özelliği açılır ve kaydedilir. Bir süre sonra ikinci adım olan “Quick setup wizard” başlığı aktif hale gelir ve yapılandırmaya buradaki ikinci adım ile devam edilir.
Şekilde de görüldüğü üzere “Quick setup wizard” başlığı altındaki “Get started” bölümü ile Microsoft Search yönetim paneli ile genel ayarların yapıldığı hızlı kurulum pencereleri görüntülenecektir. Microsoft Search’ün yönetim paneline erişmek için global admin, Microsoft Search admin ve Microsoft Search editor yetkisine sahip olmak gerekir.
“Microsoft Search Quick Setup” bölümünde yönetim panelindeki “Connected services”, “Content settings” ve “Import Best Bets” ile ilgili ayarların yapılandırıldığı pencereler kullanıcıları karşılar. Hızlı ancak temelde yapılması gereken bu ayarların tamamlanması ile Microsoft Search kullanımına başlanır. Buradaki ayarları yapılandırmak için “Get started” butonuna tıklanır.
“Connected services” bölümünde kullanıcıların arama sırasında erişim sağlayacakları Microsoft Servislerinin açılması ya da kapatılması ile düzenlemeler yapılır. Bing.com üzerinden arama yaparken “People”, “Groups”, “Sharepoint”, “Microsoft Teams”, “Yammer”daki kaynaklara erişim ile ilgili erişim izinleri “Connected services” bölümünden tanımlanır. Böylelikle kullanıcılar burada izin verilen Office 365 servislerinin kaynakları ile aramaları yapar.
“Content settings” bölümünde, kullanıcılar Microsoft Search ile arama yaparken arama sonuçlarını kurumsal kimlik deneyimi kazandırılması ile ilgili ayarlar yapılır. Organizasyon adı, logo, renk, geri bildirim için kullanılacak mail adresi ve her kullanıcı için sonuç getirebilecek sorgu önerileri bu bölümde belirlenir. Böylelikle kurumsal kimlik kazandırılan arama sonuçları görüntülenir. Buradaki ayarları Microsoft 365 global admin ya da Microsoft Search admin yetkisine sahip kullanıcılar değiştirebilir, Microsoft Search editor ise görüntüleyebilir, herhangi değişiklik yapamaz.
Şekildeki arayüzde SharePoint’te daha önce ayarlanmış Best Bets’ler varsa bunların Microsoft Search’e kolaylıkla aktarılması sağlanır. Best Bets ile belirli içeriğin belirli sorgulara bağlanmasına olanak tanır ve sonuçlar istenilen sırada, sayfanın en üstüne çıkarmanıza izin verilir. Kullanıcılara aradıkları kesin bilgileri bulmak için bir sayfa veya belge açmak için ek bir tıklama olmadan arama sorgusuna cevap vermenin yoludur. Microsoft Search’deki SharePoint’teki Best Bets’lerin içe aktarılması aracı noktasında sharepoint.com ve sharepoint.com/search site koleksiyonlarını desteklemektedir.
Genel ayarların yapılmasının ardından “Success! Set up is complete” arayüzü ile işlemin başarılı şekilde tamamlandığı gözlemlenir. İstenilirse kullanıcı izinleri, Q&A veya bookmarks’larda bu bölümden ayarlanır. Bu ve buna benzer ayarlar Microsoft Search yönetici portalından da yapılmaktadır. “All done” seçeneği ile devam edilir.
Şekilde de görüldüğü üzere “Microsoft Search” admin panelinden birçok ayar yapılandırılmaktadır. “Dashboard” bölümünde “Bookmarks”, “Top search queries”, “Q&A” ile ilgili panolar yer alır. Buradaki panolara bakılarak yayınlanan, zamanlanan ya da önerilen Bookmarks ve Q&A’lere erişim sağlanırken en çok önerilen query’lere dair bilgilere de erişilir. Bu arayüzde yeni Bookmarks’ları ya da Q&A’leri oluşturmak için ya da içeri hızlıca aktarma işlemleri için butonlar yer alır. Aynı zamanda belirli zaman aralıklarındaki Microsoft search özelliklerinin durumlarına dair bilgileri içeren görsel tablolarda bu arayüzde görüntülenecektir.
Bookmarks’lar kullanıcıların önemli kaynakları, siteleri ve araçları hızla bulmalarına yardımcı olur. Her bookmarks bir başlık, bir URL ve onu tetikleyen bir anahtar kelime kümesi içerir. Şekildeki arayüzde Microsoft Search ile ilgili Bookmarks ayarları yapılır. Varsayılan bookmarsk’ların yanında BT yöneticileri kendi Bookmarks’larını da ekleyebilir. Burada Bookmarks ile ilgili isim, URL, anahtar sözcüklerin haricinde açıklama, oluşturulan bookmarks ile ilgili tarih, ülke/bölge, erişim sağlayacak cihaz ya da erişim sağlayan cihaza göre Bookmarks içeriğinin değiştirilmesi gibi birçok ayar yapılabilir. Aynı zamanda Bookmarks’ların PowerApps ile entegrasyonu vardır. Entegre PowerApp’ler, bir Bookmarks sonucu içinde görünür ve farklı bir siteye gitme ya da zaman ve emek tasarrufu sağlayan ayrı bir araç açma gereksinimini ortadan kaldırır.Bookmarks’lar “Published”, “Draft”, “Scheduled”, “Suggested” başlıklarında yer alır. Bu arayüzdeki “Import” seçeneği ile daha önce oluşturulan Bookmarks’lar içeri aktarılabilirken, “Export” seçeneği ile de oluşturulan Bookmarks’lar dışa csv formatında aktarılır.
Q&As ‘ler kullanıcılara sıkça sorulan sorular ile ilgili bağlantı içeren bir cevap ya da bilgi sağlar. İdeal olarak, bir Q&A, kullanıcılarınızın aradığı tüm ayrıntıları içerir, böylece kaynağa gitmeden kullanıcılar kolayca cevaplara erişirler. Q&A oluştururken başlık, URL, anahtar sözcük gibi içerikler biçimlendirebilir ve resimler, listeler ve tablolar eklenebilir. Aynı zamanda yeni Q&A ile ilgili tarih, ülke/bölge, grup, cihaz ayarları ve erişim sağlayan cihaza göre içeriklerde değişiklikler de yapılarak Q&A’lere dair nereden ne zaman erişileceğine dair ayarlar yapılır.
“Location” kullanıcıların adresleri bulmalarına ve firmaların binalarını, ofislerini ve diğer çalışma alanlarını bir harita üzerinde bulmalarına yardımcı olur. Yol tarifleri almak, yakınlarda neler olduğunu ve daha fazlasını görmek için Bing Haritalar’ı da kullanabilirler.
“Users & permissions” bölümünde ise yetkilendirmeler yapılır. Microsoft Search ile ilgili Admin, Editors ve Preview users başlıkları yer alır. Varsayılanda tüm kullanıcılar Microsoft Search kullanabilirler. “Add admin and editor” ile de Microsoft Search ile ilgili yönetimsel yetkilendirmeler yapılır.
“Connected services” bölümünde ilk başta yapılandırılan ayarlar görüntülenmektedir. Burada Microsoft Search’un bağlantı sağladığı Microsoft 365 servisleri görüntülenmektedir ve bu servislerden hangilerindeki kaynaklara erişim sağlayacağı ile ilgili izinler buradaki arayüzde tanımlanır.
“Content settings” bölümünde ise Microsoft Search arayüzünde özelleştirmeler yapılır. Böylelikle kullanıcılar arama sonuçlarını görüntülerken buradaki özelleştirmelere göre görüntüler.
Microsoft Search yönetici portalındaki “Tools” bölümünde yöneticiler, editörler ve kullanıcılar için tasarlanmış araçlar ve kaynaklar bulunur. “Content creator browser extension” yöneticiler ve editörler tarafından kullanılan, kolayca bir yer veya sayfaya giderek Bookmarks ve Q&A oluşturmak için Chrome veya Edge eklentisidir. “Microsoft Search in Bing search extension” yetkili kullanıcılar tarafından kullanılan Chrome veya Edge eklentisidir. Bulunulan sayfa veya siteden çıkmadan Microsoft Search kurumsal aramalara hızlıca erişmek için kullanılır. “Windows 10 and AAD sign-in extension for Chrome” Office 365 ve Bing dahil olmak üzere desteklenen sitelere giriş yaparken Azure Active Directory ile kolayca kimlik doğrulaması yapmak için kullanılan Chrome eklentisidir. “Import top SharePoint queries as bookmarks” SharePoint en çok yapılan sorguları taslak Bookmarks’ları almak için bu PowerShell betiğinin kullanılmasını sağlar. “Import SharePoint Promoted Result Query Rules as bookmarks” önerilen bookmarks’ları, en iyi sorguları ve Best Bets’lerin içe aktarılmasında kullanılır. Buradaki her araç temelde Microsoft Search özelliklerinin yönetimini kolaylaştırmak için tasarlanmıştır.
