Microsoft Teams kullanıcıların iş hayatlarında kullandıkları uygulamaları merkezi olarak erişim sağladıkları platformdur. Bunun yanı sıra kullanıcılara yazışma, konuşma, görüntülü konuşma özellikleri ile iletişim kanallarını güçlendirmektedir.
Microsoft Teams kullanıcı deneyimleriyle beraber günden güne özelliklerine özellik katan uygulamalardan biridir. Microsoft bu noktada Teams ürününe yatırımlar yapmakta ve yeni özellikler sunmaktadır.
Microsoft StaffHub bilindiği üzere vardiya düzenlenmesi, zamanlanması, oluşturulması, güncelleştirilmesi ve yönetilmesini kolaylaştıran araçlardan biridir. Microsoft Ignite 2018’de StaffHub uygulamasının yerini Shifts uygulamasının alacağını duyurdu ve günümüzde Teams uygulamasının içerisine Shifts uygulamasını getirdi. Teams ve Shifts uygulamasının entegrasyonu ile yöneticiler Microsoft Teams arayüzündeki Shifts çalışanların vardiya planmasını yapabilir ve iş gücü yönetimini sağlayabilir. Shift uygulamasına erişmek için Microsoft Teams arayüzünden “…” noktaya tıklanır ve “Shifts” uygulamasına tıklanır.
Şekilde de görüldüğü üzere Microsoft Teams üzerinde sahip yetkisine sahip olunan ekipler listelenir. Hangi ekibe ait vardiya düzenlemesi yapılacaksa ilgili ekibin yanındaki “Create” butonuna tıklanır.
Bir süre bekledikten sonra ilgili ekiple ilgili “Shifts” uygulamasına erişim sağlanır. Şekilde de görüldüğü üzere ilgili ekibin adı, haftalık, günlük ya da aylık vardiya takvimi, görünümü ile ayarların olduğu ekran gibi birçok ayarın yer aldığı arayüz görüntülenir.
Shift uygulamasında gruplar oluşturulup grup bazlı vardiyalar düzenlenir. Gruplara isimler atanır ve grup üyeleri eklenir. Grup toplamının yanındaki arayüze Grup adı girilir. Şekildeki örnekte “IT Shift” adında bir grup oluşturulmuştur. Ok ile gösterilen simgeye tıklanarak grup ekleme işlemine başlanır.
İlgili simgeye tıklanması ile “Add to group” arayüzü açılır. Gruba eklenecek kullanıcının adı ya da mail adresi yazılarak kullanıcı eklenir. “Owner” başlığında ise kullanıcıya Shift uygulamasında kullanıcıya verilecek yetki belirlenir. Owner başlığı altında ilgili kullanıcının zamanlama oluşturmasına veya değiştirmesine izin verilebilir. Bu özelliğin aktif edilmesi ile aslında kişiye sahiplik yetkisi verilir.
İlgili kişilerin eklenmesi ile takvimde kullanıcılara vardiya ekleme, izin ekleme ya da var olan vardiyalardan ilgili kullanıcıya atanması ya da kopyalanması gibi işlemler gerçekleştirilir. Bunun için ilgili kullanıcının takvimde ataması yapılacak gününün üzerine gelinir ve “…” tıklanır. Şekilde de görüldüğü üzere ilgili ayarların yer aldığı bölüm görüntülenir. Vardiya eklemek için “Add Shift” seçeneğine tıklanır.
“Add Shift” başlığı altında oluşturulacak vardiya ile ilgili ayarlar yer alır. Vardiyaya isim verilir, vardiyanın hangi saat aralıklarında olacağı belirlenir, vardiyaları görsel olarak farklı renklerle gösterilebileceği temalar belirlenir ya da özel etiket verilebilir. Aynı zamanda “Activities” bölümünde Vardiya saatinde kullanılacak Mola, Lunch ya da Öğle Yemeği ile ilgili zamanlar ya da ücretli olup olmadığı ile ilgili detaylı ayarlar yapılabilir. İlgili ayarların yapılması ile takvime ilgili vardiya kaydedilir ya da paylaştırılır. Vardiya bu bölümde kullanıcılarla paylaştırılabildiği gibi daha sonra tüm düzenlemelerden sonra ekiple de paylaşılabilir. Buradaki senaryoda kaydetmek için “Save” seçeneği ile devam edilir.
Çalışanlara ait vardiyalar dışında izinlerde belirlenebilir. Böylelikle tek takvim üzerinde kullanıcılar ilgili vardiya planlarını ve izinleri görüntüleyebilirler. Ekibin vardiya takviminde izin alacak kullanıcının ilgili tarihine gelinir ve “…” tıklanır. Burada “Add time off” seçeneği ile devam edilir.
“Assign time off” başlığında izin atama işlemi yapılır. İlgili iznin tüm gün olması için “All day” tıklanır ve tüm gün olmaması durumunda başlangıç tarihi, saati, bitiş tarihi ve saati belirlenirken, tüm gün olan izinlerde başlangıç ve bitiş tarihleri belirlenir. İzinin ne için kullanılacağı “Reason” başlığında belirlenir. İzin ile ilgili renk belirlenerek takvimde belirli renklerin izin olduğu görsel olarak da belirlenir. İzin ile ilgili not da girilir. İlgili ayarların yapılması ile “Save” butonuna tıklanır. “Share” ile ilgili izin paylaştırılabilir.
“Shift” uygulaması ile ilgili birçok ayar yine “…” noktaya tıklanarak yapılabilir. Paylaşılan zamanlama gösterilebilir, zamanlama dışa aktarılabilir. Bunun dışında izin,vardiya değişimi ya da vardiya teklif isteğinde bulunabilir. Bunun için şekildeki simgeye tıklanır.
“Request” başlığı altında “Time off”, “Swap”, “Offer” olmak üzere 3 ana başlık bulunur. “Time off” başlığı altında izin talebinde bulunulur. İzin ile ilgili zaman, neden ve not bilgileri girilerek izin isteği gönderilir.
“Swap” bölümünde vardiya değişimi ile ilgili istek oluşturulur. Kullanıcı değiştirmek istediği vardiyayı ve yerine girilecek vardiya bilgisini girer. İsterse neden vardiya değişim talebinde bulunulduğu bilgisi girilir ve istek gönderilir.
“Offer” bölümünde ise vardiya ile ilgili hangi vardiyayı kim için talep ettiği ve istenirse nedeni bu arayüzde belirtilir. İlgili ayarların girilmesinin ardından istek gönderilir.
İlgili ayarların yapılmasının ardından vardiya ekiple ya da etkilenen kullanıcılarla paylaşılabilir. Vardiya takviminin bulunduğu arayüzde “Share with team” butonuna tıklanır ve şekilde arayüz kullanıcıları karşılar. “Share with your team” başlığında hangi tarih aralıklarının paylaşılacağı, tüm ekip ya da ilgili tarihlerde vardiyası bulunan etkilenen ekip üyeleri ile vardiyalar paylaştırılabilir. Kullanıcılar böylelikle ilgili vardiyaları gözlemler. İlgili tarihlerin ve ayarların yapılmasının ardından “Share” ile ilgili paylaşım gerçekleşir.
İlgili ekibe dair vardiyaların ayarlanması ya da düzenlenmesi ile ilgili ayarlar yapılabilir. Şekilde de görüldüğü üzere kip isminin üzerine gelinerek “Settings” seçeneğine tıklanır. Burada vardiya takviminin saat dilimi, yakın şehir bilgisi, hafta başlangıç bilgisi, açık vardiyalarla ilgili ekip üyelerinin yetkileri, izin alırken gösterilen nedenlerin neler olabileceğine göre maddelerin belirlenmesi ya da özel seçeneklerin eklenmesi gibi birçok ayar bu arayüzden yapılır.
Teams uygulaması üzerinde uçtan uca vardiya yönetimi sağlayan Shifts uygulaması ile kullanıcılar zaman yönetimlerini yaparak verimli çalışma platformuna sahip olurlar.
