Microsoft Teams Toplantılarında Katılımcı Raporu

Toplantılar iş dünyasının olmazsa olmazı arasında yer alır. Günümüz koşullarında verimli toplantılar organize etmek zaman yönetimi noktasında da kullanıcılara kolaylık sağlayacaktır. Bu noktada çevrimiçi toplantıların önemi ortaya çıkmaktadır. Kullanıcılar çevrimiçi toplantıları çeşitli teknolojileri kullanarak gerçek toplantı kalitesinde görüşmeler yapabilirler. Bu sayede kullanıcıların verimlilikleri artarken, iş-yaşam zaman dengesini kurmalarına da kolaylık sağlıyor.

Çevrimiçi toplantıların sunduğu avantajlar göz önünde bulundurulduğu günümüzde, Microsoft kullanıcılara Teams uygulamasını sunmaktadır. Microsoft Teams kullanıcılara sohbet etmelerini, sesli ya da görüntülü konuşmalarını, ekran paylaşmalarını, çevrimiçi toplantılar düzenlemelerini, ekip olarak iletişim kurmalarını, ekip olarak beraber çalışmalarını, merkezi noktadan uygulamalara erişmelerini, bulut depolama alanlarına erişmelerine olanak sağlayan çatı uygulamadır. Çevrimiçi toplantı özelliği sayesinde kullanıcılar Teams toplantıları organize ederek, toplantılar düzenleyebilirler. Toplantılar sırasında kullanıcılar sesli ve görüntülü görüşmeler yapabilir, sunumlarını, ekranlarını paylaşabilirler, toplantı notları alabilirler, toplantılarını kayıt edebilir, toplantıda söz hakkı almak için el kaldırabilir, arka planlarını düzenleyebilirler. Teams sunduğu birçok özellik ile kullanıcılara uçtan uca toplantı deneyimi sunar.

Microsoft, Teams toplantıları ile kullanıcılara katılımcı raporlarını indirebilecekleri yeni özelliği kullanıcılara sunar. Böylelikle kullanıcılarıyı düzenleyen kullanıcılar toplantılarına kimlerin katıldığını raporlayabilecek ve analiz edebilecektir. Başta eğitim sektörü olmak üzere kullanıcılar katılımcıların katılma ve bırakma sürelerini içeren liste görünümünde bulunan bir katılımcı raporu indirebilecektir. Katılımcı raporu, toplantı etkinken kullanılabilen bir özellik olup, Teams masaüstü (Windows ve Mac) uygulamasından ve web arayüzünde kullanılabilir.

Katılımcı rapor özelliğini kullanabilmek için PowerShell cmdlets ile özelliğin etkin olup olmadığı kontrol edilmeli, etkinleştirmek için gerekli komutlar kullanılmalıdır. Teams yönetimi için kullanılacak PowerShell komutlarını çalıştırmak için Microsoft Teams PowerShell ve Skype for Business Powershell modülleri kullanılır. Skype for Business PowerShell modülü, Teams ilkeleri, yapılandırmaları ve diğer Teams araçlarını yönetmek için gerekli olan cmdlets’leri içerir. Teams toplantı ayarları için Skype for Business PowerShell modüle kullanılmalıdır. Skype for Business modülü kurulduktan sonra aşağıdaki komut ile Teams ilkelerini ve ayarlarını yönetmek için gerekli oturum bağlantısı sağlanır. 

Import-Module SkypeOnlineConnector

$credential = Get-Credential

$Session = New-CsOnlineSession -Credential $credential

Import-PSSession $Session

Varsayılanda kullanıcılara atanan “Global” isimdeki kural ile ilgili bilgilere erişmek için aşağıdaki komut kullanılır. Burada farklı kuralın ayarı değiştirilmek istenildiğinde komuta ilgili kuralın Identity değeri girilmelidir. Şekilde de görüldüğü üzere ilgili raporun etkinleştirildiği Teams platformlarında “AllowEngagementReport” parametresinin değeri “Enabled” olarak ayarlanmıştır. 

Get-CsTeamsMeetingPolicy Global

Katılımcı raporunu etkinleştirmek için ise aşağıdaki komut kullanılır. Böylelikle devredışı katılımlı raporu özelliği etkinleştirilmiş olur. 

Set-CSTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowEngagementReport Enabled

Katılımcı rapor özelliğinin etkinleştirildiği kuralın atandığı kullanıcılar, düzenledikleri Teams toplantılarında katılımcı listelerinin yer aldığı bölümde simgesini görüntüler.

İlgili simgeye tıkladıktan sonra .csv uzantılı katılımcı raporunda kullanıcıların adlarını, eylemlerini, zamanlarını görüntüler. Böylelikle hangi kullanıcının toplantıya katıldığı, ayrıldığını, daha önce katıldığı gibi birçok bilgiye zaman damgası ile beraber erişim sağlar.