Microsoft Teams’de Power Virtual Agents ile Örnek Bot Senaryosu – Part I
Dijitalleşen dünyada botlar, yapay zekaları kullanan bilgisayar programları olup, insan gereksinimi olmadan kullanıcılara ihtiyaç duydukları noktalarda gerekli yönlendirmeleri yapan metin görüşmeleridir. Arka planda yapay zeka kullanarak temel soru-cevap ile karşılıklı konuşma yapabilme özelliğine sahip sanal yardımcılar olan botlar günümüzde bankalar, yardım masaları, müşteri temsilcileri gibi birçok alanda kullanılır. Haliyle her sektörde insanların hayatında yer almaya başlayan botlar, firmalarında gündeminde olan konulardan biridir.
Microsoft bu noktada Power Virtual Agents ile herhangi kod geliştirmeden, yazılımcı geliştirici ya da AI uzmanlığı gereksinimi kalmadan genel sorulara cevap vererek kullanıcıların ana karmaşık sorunlara odaklanmasına olanak sunan yapay zeka destekli botlar geliştirilmesine olanak sağlar. Böylelikle veri bilimi ya da geliştiricilere gereksinim duymadan kullanıcılar hızlıca ve kolay olarak botlar oluşturabilirler. Power Virtual Agents tek başına web uygulaması olarak kullanılabildiği gibi Microsoft Teams’de ayrı bir uygulama olarak da kullanıcılara sunulur. Microsoft 365 servislerinin en önemli özelliklerinden biri olan birbiri ile entegre ve beraber çalışma özelliğini Microsoft Teams ve Power Virtual Agents’ta da görülmektedir. Böylelikle Microsoft Teams uygulamasında Power Virtual Agents bir uygulama olarak kullanılabilir. Kullanıcılar açısından kullanım kolaylığı olan Power Virtual Agents ile Microsoft Teams uygulamasından diğer kullanıcıların kullanabileceği soru setlerine yanıtlar veren sohbet botları oluşturulabilir, yazabilir, test edebilir ve yayınlayarak paylaşılabilir. Akabinde bot kullanımı ile ilgili bilgiler analiz edilebilir. Microsoft Teams’de Power Virtual Agents lisans gereksinimleri ile ilgili detaylı bilgiye ilgili linkten erişilir.
IT Botu Senaryosu
Microsoft Teams’de Power Virtual Agents’ın özelliklerini anlatabilmek adına örnek IT bot senaryosu ile devam edilecektir. Senaryoda BT ekiplerine standard sorulan sorulara Power Virtual Agents ile geliştirilen bot ile cevap verilecektir. Kullanıcılar geliştirilen IT botu sayesinde Teams uygulaması üzerinden sorularını bota sorabilecek, sık sorulan sorular havuzundan ilgili bilgilere ulaşabilecektir. BT ekiplerine gelen talepler bu sayesede azalacaktır ve BT ekipleri daha karmaşık sorunlara odaklanabilecek, zamanlarını verimli kullanabilecektir. Power Virtual Agents sayesinde görüldüğü üzere BT ekiplerine gerek duymadan her departmanın gereksinimlerine göre kolayca botlar geliştirerek iş verimliliği sağlar.
Bot Oluşturma
IT bot senaryosunda gerekli lisanların sağlanmasının ardından Microsoft Teams uygulamasına Power Virtual Agents uygulaması eklenerek ilerlenir. Bunun için bot geliştirecek kullanıcı, Microsoft Teams uygulamasındaki “Uygulamalar” bölümünden “Power Virtual Agents” uygulamasına seçer.
Şekildeki arayüzde de görüldüğü üzere “Ekle” seçeneği ile Power Virtual Agents uygulaması Microsoft Teams uygulamasına eklenir.
Power Virtual Agents uygulaması, Microsoft Teams uygulamasına eklendikten sonra istenirse Teams uygulamasının sol bölümünde yer alan bölüme Power Virtual Agents uygulaması sabitlenebilir. Böylelikle hızlıca uygulamaya erişim sağlanır. Power Virtual Agents uygulamasının eklenmesinin ardından yukarıda da görüldüğü üzere botlar ile ilgili “Giriş Sayfası”, “Sohbet botları”, “Hakkında” bölümleri yer alır. Giriş sayfasında botlar ile ilgili detaylı bilgiler yer alır. “Sohbet botu başlat” ile kod gerektirmeden bot oluşturma işlemine başlanır.
İlgili botun Teams’deki hangi ekip tarafından yönetilmesi gerektiği ilgili arayüzünden seçilir. Bir bot oluşturulduğunda bir ekip seçilir ve gerekli ayarlar yapıldıktan sonra bu ekipteki kullanıcılar botu görebilir ve kullanabilir. İstenirse bot gerekli ayarlar yapıldıktan sonra diğer kullanıcılar ile paylaşılabilir. Buradaki bot IT ekibi tarafından yönetileceği için ilgili IT ekibinin yer aldığı ekip seçilir. İhtiyaç durumunda bot oluşturulmadan önce ilgili Teams ekibi oluşturulmalıdır.
Seçilen Teams ekibinde ilk defa bot oluşturulan kişi ise bazı ayarların yapılması adına bir süre altyapının hazırlanması gerekir. Gerekli hazırlıklar tamamlandığında kullanıcı e-posta ile bilgilendirilir.
Gerekli hazırlıklar tamamlandıktan sonra sohbet botunun adının ve dil bilgisinin seçileceği arayüz görüntülenir. İlgili bilgiler girildikten sonra “Oluştur” seçeneği ile devam edilir.
Bir süre sonra bot geliştirmek için gerekli olan araçların yer aldığı arayüz görüntülenir. Şekilde de görüldüğü üzere Microsoft Teams uygulaması içerisinda Power Virtual Agents içerisindeki “Sohbet botları” başlığı altında “Demo IT Chatbot” için gerekli olan özelliklerin, ayarların yer aldığı arayüz görüntülenir. Yan tarafta yer alan seçeneklerde bot oluştururken, düzenlerken kullanılacak ayarlar yer alır. Kullanıcıların soracağı her soruya ait konu oluşturulur. IT bot örneğinde IT’ye sorulacak her soruya ait bir konu oluşturulur. Böylelikle ilgili soruya verilecek yanıta ait iş akışı oluşturulur ve bot bu iş akışına göre kullanıcıları yönlendirir. “Genel bakış” arayüzünde bot için gerekli olan ana adımlara ait çözümler yer alır. “Çözümü Görüntüle” arayüzünde botun konuları, botun testi ve botun yayımlanması ile ilgili çözümler yer alır. Aynı zamanda daha fazla bilgi edinilebilecek ve düşüncelerle ilgili geri bildirimler bulundurulabilecek seçenekler bu bölümde yer alır.
Kullanıcılardan gelecek sorulara verilecek yanıtların iş akışlarının oluşturulması için konular arayüzüne gelinir ve yeni konu oluşturmak için “Yeni konu” ile ilerlenir.
Şekildeki arayüzde botun tetikleme tümlecikleri belirlenir. Buradaki tümlecikler botun tetiklenmesi için kullanılır. Bot tetiklendikten sonra kullanıcıyı yönlendirecek yanıtların iş akışları oluşturulur. Bu örnekteki konu Microsoft 365 portalına erişimi ile ilgili kullanıcıyı yönlendirmekte için oluşturulacaktır. Tetikleme tümlecikleri ona göre belirlendikten sonra tetiklemeden sonra kullanıcıya iletilecek bir metin belirleniyor. Hemen akabinde sorulan soru ile ilgili yönlendirme adına soru sorulabilir, koşul eklenebilir, bir eylem çağırılabilir, bir ileti gösterilebilir, başka bir konuya yönlendirilebilir ya da anket ile sonlandırılabilir.
Konun akışına göre soru ile devam edildiğinde ilgili soru eklenir ve kullanıcılar için ilgili sorunun seçenekleri belirlenir. Seçenekler soruya göre düzenlenir.
Girilen seçeneklere göre konunun akışına koşul eklenir. Buradaki örnekte sorulan soruya “evet” ve “hayır” yanıtlarına göre sunulacak adımlar belirlenir. Evet seçeneğini işaretlemesi durumunda kullanıcıya bir ileti gösterecektir. Bu iletide Microsoft 365 portalının linki paylaşılacaktır. Hayır demesi durumunda ise kullanıcıyı bilgilendiren bir ileti sunulur. Her iki seçenek sonrasına “Bitir” akışı ile konuşma sonlandırılır ve kullanıcıya anket sunulur. İhtiyaçlara göre konu akışları tasarlanmalıdır. Böylelikle kullanıcılara doğru yönlendirmeler ile hızlı çözümler sunulacaktır.
Bota ait konu oluşturulduktan sonra ilgili konu kaydedilir. “Test botu” seçeneği ile botu kullanıcılara sunmadan önce test etme imkanı sunar. Böylelikle olası yanlış süreçlerinde önüne geçilir.
“Test botu” ile ilerlendiğinde şekilde de görüldüğü üzere bir arayüzde bot örnek bot üzerinde adımlar test edilebilir. Gerekli tetikleme tümleciklerinden biri girilir ve akıştaki adımlar kontrol edilir. Şekilde örnek bota girilen tetikleme sözcüklerinden biri giriş yapılır. Hemen ardından akışta yer alan ileti ve soru görüntülenir. Kullanıcı evet seçeneği ile devam ettiğinde ise Microsoft 365 portal linki kullanıcı ile paylaşılır ve kullanıcı sonuca ulaşır. Akabinde bot akıştaki bitiş süreçlerindeki yanıtı alınıp alınmadığını teyit eder ve kullanıcıya anket yönlendirir. Yan tarafta ise gerçekleşen akışlar yeşil renk ile işaretlenir.
Şekilde konuda oluşturulan akışın diğer süreci test botunda test edilmiştir. Tetikleme tümleciklerinden herhangi biri girildikten sona akıştaki ileti ve soru görüntülenir. Kullanıcı soruya hayır dedikten sonra kullanıcıya konu ile ilgili bilgilendirme yapılmış ve kullanıcı farklı tetikleme tümleci ile ifade etmesi şeklinde yönlendirilmiştir. Test sırasında yan ekranda ise gerçekleşen akışlar yeşil tik ile işaretlenmiştir.
“Konular” bölümündeki “Ayrıntılar” bölümünde konunun adı , görünen adı, açıklaması, durumu, oluşturulma ve değiştirilme adımları belirlenir.
“Konular” bölümünde oluşturulmuş konular görüntülenir. Bir bot içerisinde farklı farklı sorulara çözümler sunan konular oluşturulur. Gerekirse konular arasında yönlendirmeler de yapılabilir. Konuların içerisinde ise akışlar oluşturulur.
“Ayrıntılar” bölümünde ise bot ile ilgili ad, simge, bot bildirimleri gibi ayrıntılı ayarları düzenlenir.
Microsoft Teams’de Power Virtual Agents ile Örnek Bot Senaryosu – Part II
Microsoft Teams’de Power Virtual Agents ile Örnek Bot Senaryosu – Part III
