Microsoft Teams’de Sanal Randevular
Hibrit çalışma modeli ile firmaların dijital dönüşüm yolculuğundaki randevuları yönetimi ve müşterilerle etkileşimleri nasıl sağlayacakları bu noktada teknolojileri nasıl kullanacakları gibi konular gündemde yer alır. Müşteri memnuniyeti, iletişimi ve güveni noktasında sanal randevu deneyimi önemli konulardandır.
Microsoft Teams firmaların müşterilerle sanal olarak bağlantı bağlantı kurması, planlaması, yürütmesi ve yönetmesi noktasında sanal randevu toplantılarını sunar. Kullanıcılar bu özellik ile Teams takvimlerinden sanal randevular planlayabilir ve Sanal Randevu uygulaması ile tüm sanal randevuları merkezi olarak yönetilmesine olanak sağlar. Uygulama Booking ile entegre çalışmakta olup analitik yetenekleri ile kullanıcılara uçtan uca sanal randevu deneyimi sunar. Sanal randevular planlanabilir, görüntülenebilir, sıra görünümünde gerçek zamanlı güncelleştirmelere erişim sağlanabilir, randevu hatırlatıcıları gönderilebilir, sanal randevularla ilgili bilgi edinmek adına analizler ve raporlar incelenebilir ve takvim, personel ve rezervasyon sayfası ile ilgili ayarlar yapılabilir. Bu özelliklerden bazıları Teams Premium lisansı ile kullanılır. Planlanmış ya da isteğe bağlı randevuların görünümü, SMS metin bildirimi, özel bekleme odaları, analizler, randevu sonrası anketler, özelleştirilen özel bekleme odaları Teams Premium lisansının özelliklerindendir.
Microsoft 365 A3,A5,E3,E5,F1,F3, Business Basic, Business Standart ve Business Premium lisanslarında firmalar arası sanal randevu organize etme, düzenlenen toplantılara katılım sağlama, cep telefonlarından Teams uygulamasını indirmeden toplantıya katılım sağlama, Microsoft Forms ile entegre çalışma, bekleme odası, rezervasyon takvimi gibi özelliklerin yer aldığı temel sanal randevu yetenekleri yer alır.
Teams takvimi ile entegre çalışan sanal randevu özelliği sayesinde kullanıcılar kolayca sanal randevular oluşturabilir. Microsoft Teams arayüzündeki Takvim bölümündeki “Yeni toplantı”nın altında yer alan “Sanal randevu” seçeneği ile toplantılar organize edilir.
Sanal randevu arayüzünde randevunun adı, katılım sağlayacak dış kullanıcılar, randevu zamanı, yinelenme ayarı, katılımcı ayarları gibi kullanıcıların aşina oldukları toplantı isterlerini girer. İsterse ilgili toplantı seçeneklerini de düzenleyebilir. Gerekli ayarlar yapılmasının ardından “Gönder” seçeneği ile ilgili sanal toplantı katılımcılara iletilir.
Sanal randevu organize edildikten sonra ilgili sanal randevuda, randevu detaylarının yer aldığı şablon görüntülenir. Kullanıcılar kurumsal sanal randevu daveti deneyimi sağlar.
İlgili sanal randevuya Teams uygulaması olmadan katılım sağlamak için “Join appointment as a guest” seçeneğine tıklanır. Katılımcı bilgisini girdikten sonra kamera, mikrofon ayarları yapılır. Akabinde “Lobiye gir” seçeneği ile ilerlenir.
Kullanıcı lobiye girip, toplantıya kabul edildikten sonra şekildeki arayüzde de görüldüğü üzere ilgili toplantıya katılım sağlanır. Aşağıda yer alan özellikleri kullanabilir.
Sanal randevu oluşturulduktan sonra katılımcılara aşağıdaki gibi mail iletilir. Mail içerisinde sanal randevu detayları yer alır. Katılım sağlayacak kullanıcılar ilgili randevu ile ilgili katılım durumunu iletiiir.
Microsoft Teams arayüzünde aynı zamanda Sanal Randevu uygulaması yer alır. Bu uygulama sayesinde merkezi olarak randevularına erişim sağlar. Booking ile entegre çalışması sayesinde takvim görünümünde tek arayüzde randevular görüntülenebilir. Teams Premium’un özelliği olan sıra görünümü ile toplantıların gerçek zamanlı durumunu ve gelişmiş yetenekler ile izlenmesini , çalışanların planlanmış ve isteğe bağlı sanal randevularını tek noktadan yönetilmesini sağlar. Analiz özelliği ile katılımcıların gelmeme, bekleme süresi ve takvim düzeyinde analitik ölçümlere erişim sağlanır. Analizler sayesinde sanal randevularla ilgili verilere erişim sağlanarak iyileştirmeler yapılır.
Sanal Randevu uygulaması Teams uygulamasındaki “Uygulamalar” içerisinden eklenir.
Sanal Randevu uygulamasının Giriş bölümünde Booking zamanlaması, analizler, sıra bilgileri ve yönet ile ilgili genel bilgiler yer alır.
Sanal randevular, uygunluk durumu, randevu çakışmalarını engellemek ve tek noktadan randevulara erişimi göstermek adına Outlook takvimi ve Microsoft Booking ile bütünleşik çalışır. Booking zamanlaması bölümünde takvim görünümünde sanal randevular görüntülenir. Aynı zamanda yeni rezervasyonlar bu bölümden organize edilebilir.
“Yönet” bölümünde ise ilgili takvime ait iş ayrıntılarının, randevu türlerinin, personel ve rezervasyon sayfasına ait ayarlar düzenlenir. Buradaki ayarlar Bookings uygulamasında rezervasyon takvimine ait ayarlardır.
