Microsoft Teams’de “Sorun Raporlayın” Özelliği ile İletişim Uyumluluğu
Günümüz koşullarında iş hayatında teknolojinin yeri yadsınamaz. Firmalar dijital dönüşümlerinde teknolojilerle çözümler sağlar. Dijitalleşme ile iş hayatında bilginin önemi ve bilgilerin teknolojilerle entegre edilerek iş süreçlerine yansıtılması konuları gündeme gelmiştir. Böylelikle firmalar dijitalleşen dünyaya uyum sağlayarak çalışma kültürlerini geliştirmekte ve değiştirmektedir. Dijitalleşme firmalar açısından yolculuk olarak düşünülebilir. Teknoloji ile iş hayatının iç içe girdiği bu süreçte gereksinimleri anlamak, gereksinimler doğrultusunda teknolojinin getirdiği özellikleri kullanmak ve iş süreçlerine, akışlarına entegre edebilmek, güvenlik perspektifinden değerlendirmek, nihai sonucu kullanıcı deneyimine sunmak gibi her firmaya ve her gereksinime özgü adım adım yol alınan bir yolculuktur. Günümüz koşullarında bilgi akışının ve bilginin önem kazanması ile güvenlik konusunda firmaların önemli başlıkları arasında yerini almıştır. Son yollarda birçok noktada güvenlik ve siber saldırılarla ilgili haberler duyulmakta ve firmalar teknolojilerle güvenlik alt yapılarını güçlendirmelidir.
Microsoft 365, sunduğu hizmetlerle ve akıllı bulut çözümleri ile verimliliği ve üretkenliği arttıran güvenli bulut platformudur. Temelde kullanıcılara iş hayatında üretken çözümler sağlarken, firmalara dijital dönüşüm yolculuğunda yardımcı olur. Aynı zamanda sunduğu güvenlik çözümleri ile kullanıcıların ve verilerin siber tehditlerden korunmasına yardımcı olur.
Microsoft Purview’deki İletişim Uyumluluğu, mailerdeki ve Microsoft Teams iletişimlerindeki hassas bilgilerin korunmasında, iç politikalara ve standartlara uygun şekilde algılanmasına, yakalanmasına ve düzeltilmesine yardımcı olarak risklerin en aza indirilmesine yardımcı olan teknolojidir. Firma kültürüne uygun olmayan iletişimlerin önüne geçer. Firma içindeki veri güvenliği ve uyumluluğu noktasında uygunsuz iletişimlerin algılanmasına ve yakalanmasına ve değerlendirmeler sonucunda işlemler yapılmasına olanak sağlayan risk çözümüdür. Temeldeki kurumsal iletişim kanallarında kullanıcıların güvenli ve uyumlu iletişim sağlamasıdır.
Microsoft Teams kurumsal iletişimde önemli rol oynar ve Microsoft Purview’deki İletişim Uyumluluğu ile de entegre çalışır. Teams’de iletişimde güvenli ve uyumlu iletişimi sağlamak adına tehdit edici dil, uygunsuz içerik paylaşımı, gizli ve hassas verilerin paylaşılması gibi iç ve grup sohbetlerinde kullanıcıların bildirim yapabilecekleri platform sağlar. Teams yönetim merkezinde varsayılanda açık olan bu özellik sayesinde kullanıcılar iletilerde firma kültürüne uygun olmayan iletişimleri sorun olarak bildirebilirler. Kullanıcı tarafından bildirilen bu iletiler arka planda İletişim Uyumluluğu ilkeleri ile beraber çalışır ve riskin azalması noktasında birbirini tamamlarlar.
Teams yönetim merkezindeki “İleti ilkeleri” bölümündeki ilkedeki “Report inappropriate content” özelliği varsayılanda açık olarak gelmekte olup, kullanıcılar bu sayede Teams iletilerindeki uygunsuz iletişimlerinde bildirimde bulunabilir.
Teams uygulamasında hassas ve gizli veri olduğu ya da firma kültürüne uygun olamayan iletilerde kullanıcılar ilgili iletinin yanındaki “…” bölümündeki “Sorun raporlayın”a tıklayarak gerekli bildirimde bulunur. Böylelikle ilgili iletinin gözden geçirilmesini ve gerekli değerlendirilmeler yapılmasına ve raporlanmasına gerekirse ilgili ileti ile ilgili aksiyon alınmasına olanak sağlar. Bu da firmalarda hem hassas verilerin güvenliğini hem de kurumsal iletişimin sağlıklı yürütülmesine yardımcı olur.
“Sorun raporlayın”a tıkladıktan sonra “Sorun bildirin” arayüzünde bu iletinin ve bu iletiden sonraki ve önceki 5 iletiyle birlikte firmadaki bu süreçleri inceleyecek olan iç denetimciler ile paylaşılacaktır. “Bildir” seçeneği ile ilerlenir.
Kullanıcı gerekli bilgilendirmeyi sağladıktan sonra yetkili kullanıcı tarafından Microsoft Purview arayüzündeki İletişim Uyumluluğu arayüzündeki “User-reported message” ilkesinden incelemeler gerçekleştirilir. “User-reported message” ilkesi Microsoft tarafından otomatik olarak oluşturulmuştur. Firmaya uygun ilkede düzenlemeler yapılabilir. İlkenin “İncelemeyi bekleyen öğeler” bölümünde incelenmeyi bekleyen iletilerin sayısı görüntülenir.
“User-reported message” ilkesine tıklandığında incelemede bekleyen ileti “Beklemede” bölümünde görüntülenir. Bekleyen iletiye tıklandığında Teams’de bildirimde bulunulan ileti ve öncesindeki ve sonrasındaki konuşmalar listelenir. Yetkili kullanıcı tarafından gerekli incelemeler yapılır. İletilerin altında yer alan bölümdeki seçenekler sayesinde gerekli aksiyonlar alınır.
“Çözümle” seçeneği ile ilerlendiğinde bu iletinin nasıl düzeltildiği ile ilgili isteğe bağlı doldurulacak açıklama bilgisi girileceği arayüz görüntülenir. Gerekli girdiler sağlanmasının ardından “Çözümle” ile ilerlenir.
“Bildir” seçeneği ile iletileri gönderenlere mail göndermek için bildirim şablonu seçilir. Daha önce şablon oluşturulmadıysa yeni bildirim şablonu oluşturulur. Akabinde seçilen bildirim şablonu ilgili kullanıcılara iletilir.
Gerekli incelemeler sonucunda iletiye farklı etiket uygulanmak istenebilir. Bu durumda “Farklı etiketle” ile ilerlenir. Bu arayüzde 3 farklı etiket sunulur. İnceleyen yetkili kullanıcı ilgili etiketi seçtikten sonra seçilen etiket ile ilgili yorum bölümüne gerekçeleri girer.
“Eskale et” seçeneği ise inceleyen kullanıcıların ilgili iletiyi farklı kullanıcılara gözden geçirmeleri için iletmelerini sağlar. Seçilen kullanıcıya mail iletilir. Aktarılan kullanıcıya iletilen mail bildiriminde yer alacak aktarma gerekçesi “Aktarma nedeni” bölümüne girilir.
eKeşif yöneticileri tarafından incelenmesi gerektiği durumlarda “Araştırma için aktar” seçeneği ile ilerlenir. Böylelikle eKeşif dava dosyası oluşturulur.
Söz konusu iletinin hassas veri içerdiği durumlarda istenirse “Teams’de iletiyi kaldır” ile Teams’den kaldırılması sağlanır.
Teams’den bir ileti kaldırıldığında bu iletinin kuruluş ilkesi nedeniyle engellendiğine dair blgilendirme yapılır.
İncelenmesi beklenen iletide “Otomatikleştir” seçeneği ile ilerlendiğinde Power Automate ile akış oluşturulabilir. Yöneticiye bildirim gönderme gibi birçok akış ile süreç otomatikleştirilebilir.
