Microsoft Teams’de Tartışma Odaları

Microsoft Teams’de Tartışma Odaları

 

Günümüz koşullarında firmalar dijital dönüşümlerini tamamlamak için yeni teknolojileri firma altyapılarına tanımlamakta olup, yapılandırılan bu teknolojileri de kullanıcılara sunar. Sunulan bu teknolojiler ile kullanıcıların iş hayatındaki verimlilikleri artar ve dijital dönüşüme adaptasyonlarını sağlar. İş hayatındaki bu dönüşüm ile kullanıcılar ekip olarak birlikte çalışacak platformlara da ihtiyaç duymaktadır. Microsoft bu noktada Microsoft Teams ile kullanıcılara ekip arkadaşları ile sohbet edebilecekleri, toplantılar yapabilecekleri, ekip olarak kullandıkları uygulamalara ve belgelere merkezi olarak erişebilecekleri ve ekip olarak çalışabilecekleri platform sunar. Sunduğu bu ve buna benzer özellikler sayesinde Microsoft Teams kullanıcılar tarafından aktif kullanılmakta, kullanıldıkça da iş hayatlarının vazgeçilmez araçlarından biri haline gelmektedir.

Microsoft, Microsoft Teams ile kullanıcılara ve IT yöneticilerine her geçen gün yenilikler sunmakta ve yeni özellikler ile kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılamaktadır. Toplantılar günlük iş hayatın önemli bir parçası haline gelmiş olup, Microsoft Teams kullanıcılara toplantıda kullanacakları sunum paylaşımı, kaydetme, beyaz tahta, belge paylaşımı gibi birçok özellik ile uçtan uca toplantı deneyimi yaşatır. Toplantılara gelen özelliklerden biri de Tartışma odalarıdır. Kullanıcılar tartışma odaları sayesinde toplantılar sırasında hızlıca küçük grupların beyin fırtınası yapacağı ve konuyu tartışabileceği platform sağlar. Örneğin bir toplantı sırasında toplantıya katılan birkaç kullanıcının hızlıca bir konuyu tartışıp diğer kullanıcılar ile almış oldukları kararı paylaşmaları gerektiği durumlarda ya da okullarda öğretmenlerin sınıftaki öğrencileri belirli gruplara ayırıp onlara projeler vererek her grubun kendi içerisinde çalışmasını istediği durumlarda tartışma odaları kullanılabilir. Tartışma odaları ana toplantıya bağlı çalışan bir özelliktir. Bir nevi kullanıcılara küçük, bağımsız tartışabilecekleri platform sunar. Gerekli çalışmaları tamamladıklarında ana toplantılara dönebilirler.

Tartışma odaları toplantıyı düzenleyen kişi tarafından tanımlanır. Toplantıyı düzenleyen kişiler toplantıda en fazla 50 adet tartışma odası oluşturabilir. Oluşturulan bu tartışma odalarına kullanıcılar otomatik olarak atanabileceği gibi el ile belirli kullanıcılar belirli tartışma odalarına atanabilir. Odalar tanımlandıktan sonra isimleri değiştirilebilir, odalar açılıp kapatılabilir, yeni odalar sonradan eklenebilir. Aynı zamanda oluşturulan odalara toplantı düzenleyen kullanıcılar duyuru gönderebilir. Tartışma odaları oluşturan toplantı düzenleyicilerinin Teams masaüstü uygulamasını kullanması gerekir. İlerleyen günlerde Teams mobil ve web arayüzünde de aynı destek sağlanması beklenmektedir. Tartışma odalarına katılım sağlayacak kullanıcılar ise Teams mobile, web arayüzünden katılım sağlayabilir. Toplantı düzenleyicileri planlanan toplantılara katılım sağlayarak tartışma odaları oluşturan yöneten tek kişidir. Gerekli toplantı odalarını oluşturduktan sonra katılımcı atamalarını otomatik ya da el ile gerçekleştirir ve odayı açar. Akabinde kullanıcılar tartışma odalarında toplantı deneyiminde kullandıkları araçları kullanarak uçtan uca toplantı deneyimi yaşarlar.

Toplantı düzenleyici rolüne sahip kullanıcı en son sürüm ve yeni toplantı deneyimine sahip Teams masaüstü uygulamasından “Tartışma odaları” oluşturabilir. Bunun için toplantıya katılım sağlar ve sağ üst bölümde yer alan “Tartışma Odaları” simgesine tıklar.

 

 

“Tartışma Odaları Oluştur” arayüzünde oda ayarları ve katılımcılar belirlenir. Toplantı düzenleyici kaç tane tartışma odası açacağını ve katılımcıların atamaları ile ilgili ayarları yapılandırır. Katılımcılar tartışma odasına otomatik olarak 2 kişi 1 odada olacak şekilde otomatik olarak ya da el ile toplantı yöneticisi tarafından atanabilir. Gerekli ayarlar yapıldıktan sonra “Oda oluştur” seçeneği ile devam edilir. Buradaki örnekte odaya kullanıcılar el ile atanacaktır.

 

 

Oluşturulan odalar Teams uygulamasında “Tartışma odaları” bölümündeki “Odaları yönet” başlığı altında görüntülenir. Toplantı yöneticisi isterse toplantının isim bilgisini değiştirebilir, tartışma odasını silebilir. Oluşturulan tartışma odası varsayılanda kapalı olarak gelir. Gerekli ayarların yapılmasının ardından toplantı düzenleyicisi tarafından açılır yani başlatılır.

 

 

Tartışma odası ile ilgili ayarlar için tartışma odasının yanındaki “…”ya tıklanır. Burada “Odayı yeniden adlandır” ve “Odayı sil” özellikleri aktif gelmektedir. “Odaya katıl” ve “Odayı kapat” özelliği oda açıldığında kullanılabilir. Odaya kullanıcılar atandıktan sonra oda açılır.

 

 

“Odayı yeniden adlandır” seçeneği ile devam edildiğinde ilgili tartışma odasının ismi yeniden adlandırılır. Burada ilgili tartışma odası girilir ve “Odayı yeniden adlandır” seçilir.

 

 

Tartışma odasına kullanıcı atamasını el ile yapmak için “Katılımcı ata” bölümüne gelinir ve atanacak kullanıcılar işaretlenir. Ardından “Ata” butonuna tıklanır ve atanacak tartışma odası seçilir. Atanan kullanıcılar tartışma odasının altında görüntülenir. İstenirse atanan kullanıcılar kaldırılabilir ya da yeni kullanıcılar atanabilir.

 

 

Atanan kullanıcılar tartışma odasının altında şekildeki gibi görüntülenir. Kullanıcının tartışma odasından kaldırılması gerektiği durumlarda ilgili kullanıcı tartışma odasının altından seçilir ve “Ata” butonuna tıklanarak “Atanmamış” seçilir.

 

 

Kullanıcı atamalarının tamamlanmasının ardından oda açılır yani başlatılır. Açılacak tartışma odası için tartışma odasının yanındaki “…” noktaya tıklanır ve “Oda aç” seçilir. Aynı zamanda toplantı düzenleyicileri “Oda ekle” ile yeni tartışma odaları oluşturulabilir. “Odaları başlat” seçeneği ile oluşturulan tüm tartışma odaları açılacaktır.

 

 

Tartışma odaları başlatıldıktan sonra atanan kullanıcılar tartışma odasına katılır ve toplantı araçlarından sunum, görüntülü konuşma, ekran paylaşımı, beyaz tahta, sohbet, el kaldırma gibi özellikleri kullanır ve uçtan uca toplantı deneyimine sahip olur. Gerekli çalışmasının tamamlanmasından sonra ise “Geri dön” seçeneği ile ana toplantıya dönerler. Böylelikle odalar açık olduğu sürece kullanıcılar tartışma odalarına katılım sağlar ve istekleri zamanda ana toplantılarına geri dönebilirler.

 

 

Oluşturulan tartışma odaları ile ilgili bilgilere “Sohbet” bölümünden erişir. Tartışma odasındaki sohbet, dosyalar, toplantı notları, beyaz tahta gibi toplantı kaynaklarına erişim sağlar. Toplantı tamamlandığında da kullanıcılar buradaki bilgilere erişim sağlayarak gerekli çalışmalarına devam edebilirler.

 

 

Tartışma toplantısına katılım sağlayanlar kullanıcıları toplantı düzenleyicisi “Tartışma odaları” bölümündeki tartışma odasının adının altında görüntüleyebilirler. Burada atanan kullanıcıların tartışma odalarına katılımlarına dair bilgi yer alır.

 

 

Toplantıdaki düzenleyici rolüne sahip kullanıcılar tartışma odalarına katılım sağlayabilirler. Tüm odalara katılım sağlama hakkında sadece toplantı düzenleyicileri sahiptir. İlgili tartışma odasına katılım sağlamak için tartışma odasının adının yanındaki “…”ya tıklanır ve “Odaya katıl” seçeneği seçilir.

 

 

Kimi zaman toplantı düzenleyicileri tanımladıkları tartışma odalarına duyuru bilgisi iletmek isteyebilirler. Örneğin proje üzerinde çalışan alt gruptaki ekiplere proje bilgileri ile ilgili güncel bilgi paylaşımı veya öğretmenin sınıftaki öğrencileri gruplandırarak belirli sürede tamamlamaları için projeler atadıkları durumlarda ne kadar zamanlarının kaldığına dair bilgileri göndermek için duyuruları kullanabilirler. Bu ve buna benzer birçok senaryoda toplantı düzenleyicisi “Tartışma odaları” başlığındaki “…”ya tıklar ve “Duyuru yap” seçeneğini kullanır.

 

 

“Duyuru” bölümünde toplantı düzenleyicisi iletmek istediği duyuruyu yazar ve “Gönder” seçeneği ile tartışma odalarına duyuruyu iletir.

 

 

Toplantı düzenleyicisinin ilettiği duyuruyu tartışma odasındaki kullanıcılar toplantı sohbeti bölümünde önemli olarak işaretlenmiş bir ileti olarak görüntüler.

 

 

Tartışma toplantılarında gerekli çalışma yapıldıktan sonra odalar kapatılabilir. Kapatılan odalar ihtiyaç durumunda yeniden açılabilir. Örneğin belli grup gerekli çalışmasını tamamlamıştır ancak toplantı sırasında yeniden çalışabilir ya da öğretmen alt gruplara ayırdığı sınıfta öğrencilerin projelerini fazlara bölmüş ve her fazdan sonra tüm sınıfa sunum yapmalarını istemiş akabinde alt grupların diğer fazı çalışması için yeniden tartışma odasına gitmesi gerektiği durumlarda odalar kapatılabilir. Burada yapılan işlem bir nevi geçici olarak odada çalışmayı durdurma işlemidir. Odaları kapatmak için  ilgili tartışma odasının adının yanına gelinir ve “…”ya tıklanarak “Odayı kapat” seçilir.

 

 

Tartışma odası kapatıldığında içerisinde aktif çalışan kullanıcılara şekilde de görüntülendiği üzere tartışma odasının kapatıldığına dair bilgilendirme ekranı görüntülenir. “Ana odaya katıl” seçeneği ile kullanıcılar ana toplantıya katılım sağlar.

 

 

Artık kullanılmayacak olan odalar toplantı düzenleyicisi tarafından silinir. Tartışma toplantılarını silmek için ilgili tartışma odasının adının yanındaki “…”ya tıklanır ve “Odayı sil” seçeneği seçilir.

 

 

Toplantı düzenleyicileri tartışma odaları ile ilgili genel ayarları yapılandırabilir. Aynı zamanda tüm odaları silerek yeniden odalar oluşturabilirler. Bu gibi genel ayarlar için “Tartışma odaları” başlığının yanındaki “…”ya tıklanır ve burada “Oda ayarları” ve “Odaları yeniden oluşturun” seçenekleri yer alır.

 

 

“Oda ayarları” seçeneğine tıklandığında “Ayarlar” bölümü görüntülenir. Burada kişilerin otomatik olarak açık odalara taşınması ve kişilerin ana toplantıya yeniden gitmesine izin verme ayarları yer alır. Firma standartlarına ve kullanım ihtiyaçları doğrultusunda buradaki ayarlar yapılandırılır.

 

 

 

“Odaları yeniden oluşturun” seçeneğine tıklandığında ise mevcut odalar silinerek yeniden tartışma odaları oluşturma adımları gerçekleştirilir.

 

 

Microsoft Teams’deki toplantı odaları ile ilgili detaylı bilgiye ilgili linkten erişim sağlanır.