My Analytics Dashboard
My Analytics, iş performans izleyicisi olarak adlandırılan, kullanıcılara çalışma düzenlerini keşfedip daha akıllı çalışma yolları sunar. My Analytics Dashboard kullanıcıların zaman yönetimleri noktasında çalışmalarına odaklanmalarını, dengeli yaşam kalitelerini arttırmalarına, ağ ve işbilirği konusunda kendilerini geliştirmelerine imkan sunan grafikler, raporlar ve öneriler sunan panodur. Bu pano kullanıcıların zamanlarını nasıl kullandıklarını özetler ve panoda verimsiz zamanları nasıl azaltarak daha akıllı çalışma yolları bulacaklarına dair öneriler yer alır. Odaklanmanın nasıl arttırılabileceği, iş-yaşam dengesinin nasıl sağlanacağı ve iş ilişkilerinin ve ekip işbirliğinin nasıl geliştirileceği hakkında kişisel bilgiler panodadır. My Analytics Dashboard’una https://myanalytics.microsoft.com/ bağlantı linkinden ya da Microsoft 365 portalından erişim sağlanır.
Portal açıldıktan sonra “Giriş”, “Odaklanma”, “Dengeli Yaşam”, “Ağ” ve “İşbirliği” bölümlerin yer aldığı My Analytics panosu açılır. “Giriş” bölümünde geçen aya dair odaklanma ve iş birliği süresi, iş ile bağlantının kesildiği sessiz saatler, iletişim ağında proaktif olarak çalışanların bilgileri, işbirliği içinde çalışılan süre gibi analitik verilere erişilir. Erişilen bu her başlığın detaylarına yandaki başlıklardan ulaşılır. Aynı zamanda “Verimlilik içgörüleri” başlığı altından ise sessiz saat belgeleri, haftalık plan ve toplantılarda geçen planlar ile ilgili bilgiler kullanıcılara sunulur. Her kart görünümlü başlık içesinde ilgili başlık ile ilgili öneriler yer alır. Kullanıcılar kart başlıklarındaki bilgilerin yararlı olup, olmadığına dair geri bildirim verirler.
“Odaklanma” bölümünde kullanıcılar kesintisiz bireysel çalışma için yeterli zamanın olup olmadığını, takvimi nasıl koruyabileceklerini ve dikkat dağıtıcı unsurları nasıl yönetecekleri konularında ipuçları, analizler ve bilgiler yer alır. “Odaklanma” başlığında kullanıcılar odaklanma planları oluşturur. Böylelikle kullanıcılar yüksek öncelikli çalışmalarını bu zaman aralığında yaparlar, sohbet bildirimleri sessize alınarak kullanıcıların belirledikleri zaman aralıklarında çalıştıkları konuya odaklanır ve hedeflerine bağlı kalmaları için raporlar alarak kendilerini değerlendirebilir ya da geliştirebilir. Odaklanma zamanı ayarlandığında 1-2 saatlik odaklanma süresi ayrılır ve zaman iki hafta önceden ayrılır mevcut toplantıların üzerine bu süreler kaydedilmez. Odaklanma zamanı ayırmak için “Şimdi odaklanma zamanı ayırın” seçeneğine tıklanır. Outlook’ta her gün odaklanma zamanı ayırmanıza yardımcı olan haftalık mail ve satır içi öneriler almak için “Yalnızca anımsatıcılar” seçeneğine tıklanır. “Keşfedin” bölümünde kesintiye uğramadan çalışma için yeterli zamana sahip olup, olunmadığı ile ilgili analizler yer alır. Haftalık ortalama ve 4 haftalık eğilimler grafiksel olarak görüntülenir. Bu grafiklerde odaklanmaya uygun zaman ve iş birliği süreleri yer alır. Haftalık planlar ve odaklanma zamanları ile ilgili genel bilgiler ve öneriler de bu bölümde yer alır.
Odaklanma planı oluşturulduğunda odaklanma zamanına ayrılan gün sayısı ve toplantı çakışmaları ya da odaklanma zamanınız için ayrılacak en az 1 saatin olmadığı gün sayıları ile ilgili bilgiler yer alır. Kullanıcıların bu zaman diliminde Teams ya da Skype Kurumsal’da durumları “Odaklandı” olarak değiştirilir.
“Dengeli Yaşam” başlığı altında kullanıcıların iş hayatları ile bağlantıları kopararak dinlenebilme zamanları ile ilgili analizler yer alır. Sessiz günler, kullanıcıların sessiz saatlerinde e-posta gönderip alma, toplantılara katılma, arama kabul etme veya sohbet iletisi gönderme durumunuza dayanır. Sessiz saatleriniz, çalışma saatleri olarak tanımlanan süreler dışındaki saatler ve haftasonlarınızdan oluşur. Bu saatlerin analizlerine bakılarak kullanıcıların çalışma saatleri dışında iş ile bağlantılarını ne kadar kestikleri anlaşılır ve kişilerin stres ve endişe düzeyleri ile ilgili bu bilgiler ışığında öngörülerde bulunulabilir. “4 haftalık eğilim” kullanıcıların 4 haftalık sessiz saatleri sırasında işbirliği yapmadığı ve sessiz gün özelliğini koruduğunu gösteren tarihleri gösterir. Haftasonları dahil olmak üzere sessiz saatler sırasında işbirliği gerçekleştirildiğinde sessiz gün özelliği kaybolur. İşten uzaklaşmak için art arda yeterli sayıda günün olup olmadığını kontrol etmek için bu seçenek kullanılabilir. Haftasonları dahil olmak üzere çalışma saatleri dışında uzun süreli işbirliği yapmak kullanıcılar için yorucu olabilir. Buradaki veriler ile kullanıcıların iş dışındaki çalışmaları ile ilgili durum bilgilerine erişilir. Böylelikle kullanıcıların iş saatleri dışında ayırdıkları zamanları ve stres ve tükenmişliği azaltmanın yolları önerilir.
“Ağ” bölümünde kullanıcılar ağında olan kişilerle ilişkileri ile ilgili bilgilere erişim sağlar. Geçen ay ve 12 ayda mail gönderilen, sohbet edilen ve toplantı yapılan kişiler ile ilgili bilgiler, Öne çıkan ortak çalışanlar etkin, dış, yeni ve önemli başlıkları altında görüntülenir. Önemli olarak işaretlenen kullanıcı ile görevler ve okunmamış mailler hakkında bildirim almak istediğiniz kişiler belirlenir ve bu kişilerle ilişkilerinizi toplan süre, okuma yüzdesi ve yanıt zamanı olarak görüntülenir.
“İşbirliği” bölümünde kullanıcılar geçen ay içinde e-posta, sohbetler, aramalar ve toplantılar gibi çalışma etkinliklerinize bağlı olarak aktif olarak işbirliği yaptığı kişileri görüntüler. Toplantıda geçirdikleri süreleri ve bu süreler ile ilgili önerilere de bu arayüzden erişir.
“Yapılandırma Ayarları” bölümünde çalış odaklanma saatleri, sessiz saatler gibi bölümlerde kullanılan çalışma saatleri belirlenir. Aynı zamanda odaklanma planı ile ilgili değişiklikler bu bölümden yapılır ya da “Plandan ayrıl” ile ilgili odaklanma planı iptal edilir. Burada yapılan değişiklikler gelecek haftaki verilere yansıtılır.
