MyAnalytics, Office 365 hizmetlerinden biri olup, kullanıcıların çalışma arkadaşları ile yapmış olduğu işbirliklerinin ve işte geçirilen zamanın nasıl kullanıldığının anlamlandırılmasını sağlar. Bilindiği üzere insanlar için zaman yönetimi önemli konulardan biridir. Bu noktada MyAnalytics kullanıcılara işte geçirdikleri zamanı nasıl kullanıldığını göstererek, kullanıcıların zaman yönetimlerini ve verimliliklerini arttırmaları noktasında da yol gösterir. Mail trafikleri, yapılan toplantılar, odaklanılan saatler gibi birçok noktada analizler yaparak zamanın verimli kullanılması yönünde önerilerde bulunur. Kısaca MyAnalytics, işteki zamanın nasıl harcadığınızı özetler, daha sonra verimsiz toplantı zamanını kesmekten daha iyi iş / yaşam dengesi elde etmeye kadar akıllıca çalışmanın yolları önerir.
MyAnalytics kullanıcılara işteki zaman kullanımına dair grafiksel panolar sunar. Bu panolar kullanıcı bazlı olup, her kullanıcı sadece kendi panosuna erişim sağlar. MyAnalytics panolarına kullanıcıdan başka kimse erişim sağlayamaz. Kullanıcılar MyAnalytics arayüzüne erişmek için Office 365 portallarından giriş yaparak AppLauncher bölümünden MyAnalytics’i seçerler.
“MyAnalytics”e tıklanması ile en son haftaya ait ölçümlerin olduğu grafikler ve sonuçlar görüntülenir. “Zaman özetiniz” bölümünde kullanıcıların nasıl bir hafta geçirdiğine dair özet veriler yer alır. Toplantı saatleri, e-posta saatleri, odaklanma saatleri, iş dışı saatler gibi başlıklara ait özet veriler yer alır. Her başlığa ait detaylı raporlar almak mümkündür.
“İçgörüleriniz”, çalışma alışkanlıklarından türetilmiş bir istatistik sunan ve bu alışkanlığı daha iyi hale getirmenin bir yolunu öneren bir karttır. MyAnalytics kimi zaman birden fazla içgörüde bulunabilir. Bu durumda oklarla ilerlenerek içgörülerde gezinebilirler. Böylelikle kullanıcılar buradaki önerileri dikkate alarak zamanlarını daha verimli kullanabilirler.
“Ağınız” bölümünde kullanıcıların toplantılarda veya e-postalarda etkileşim kurduğunu kişiler ve gruplarla geçirdiği zamanı gösterir. Varsayılan olarak, bu grafik tüm ortak çalışma arkadaşlarını gösterken, bir kişinin yanındaki mavi yıldız, bu kişinin Önemli kişiler listenizde olduğunu gösterir. Kişilerle geçirilen zamanlara dair bilgiler içerisinde toplam süre, toplantı saati, okuma yüzdeniz, yanıt süreniz, birebir toplantılar ile ilgili detaylar görüntülenir. Toplam süre, toplantılar ve e-postalara dayalı olarak geçen haftaki kişiyle geçirdiğiniz toplam süreyi gösterir. Toplantı saati, geçen haftaki kişiyle görüşmelerde geçirdiğiniz zamanı gösterir. Okuma yüzdeniz, ilgili kişiden gelen e-postaların okunma yüzdesini gösterir. Yanıt süreniz, kişinin e-postasına yanıt verilmesi için geçen ortalama süreyi gösterir. Birebir toplantılar ise ilgili kişiyle birebir toplantılar yaparak geçirilen süreyi gösterir. Ağ verileri harita görünümü ya da liste görünümü olarak görüntülenebilir. Görünümler arasında geçiş yapmak için Harita ya da Liste seçenekleri seçilir. Her iki görünümde de “Önemli” veya “Gruplar”ı seçerek kişiler filtrelenebilir.
“Toplantılarınız” bölümü ise organize edilen veya kabul edilen en az bir kişinin katıldığı toplantılardan oluşur. Toplantı saatleri, çalışma saatlerinde ya da çalışma saatleri dışında gerçekleşen toplantıları içerir. Mesai sonrası toplantı zamanı ayrıca mesai sonrası toplamınızı da dikkate alır. Toplantı saati hesaplanırken sekiz ya da daha fazla saat süren toplantılar, özel olarak işaretlenmiş toplantılar, sadece kullanıcının kendisinin olduğu toplantılar ve farklı göster kısmında free, working elsewhere ya da out of office olarak belirlenen toplantılar dahil edilmez. Toplantı alışkanlıkları bölümü, Kabul edilen toplantıları sınıflandırır ve her toplantı türünden ne kadar zaman geçirildiğini gösterir. Çakışan toplantılar, Kabul edilen ve diğer toplantılarla çakışan ve meşgül olarak ayarlanan toplantıları gösterir. Uzun toplantılar, bir saatten uzun süren toplantıları gösterir. Yinelenen toplantılar tekrarlanan toplantıları gösterir. Geç başlayan toplantılar, online toplantı olması ve organize eden kişinin 30 dakika ya da daha az süren toplantıya 5 dakikadan fazla gecikerek katılması ya da organize eden kişinin 30 dakikadan uzun süren toplantıya 10 dakikadan fazla gecikerek katılmasını gösteren değerlerdir. Toplantıda birden çok işle ilgilenme, toplantıda e-posta gönderilen ya da okunan veya Teams ya da Skype for Business ile ileti gönderilen toplantıları gösterir.
“E-postalarınız” bölümünde haftalık olarak mail gönderme alışkanlıklarınızın grafiksel olarak görüntülendiği bölümdür. Kullanıcıların haftalık olarak e-postalar ile harcadıkları zamanları göstermenin yanı sıra saat bazlı okunan ya da gönderilen e-posta sayıları da e-posta etkinliği bölümünde görüntülenir.
“Odaklanma durumunuz” bölümünde ise takvimde toplantı yapmadan arka arkaya iki ya da daha fazla süren planlanmamış zaman, randevular, yalnızca kullanıcının kendisinin olduğu toplantıların birleşiminden oluşur. Buradaki değerleri analiz ederek bireysel olarak odaklanılan zamanlama hesapları yapılabilir. Farklı iş yükleri burada odaklanılan zaman içerisinde tamamlanabilir.
“Mesai sonrası saatleriniz” mesai saatleri dışında e-posta okunduğu ya da yazıldığı, kabul edilen toplantılara katılındığı ya da Teams ya da Skype for Business’da sohbetlere ya da çağrılara katılım gösterildiği toplam süredir. Buradaki grafiklerde haftalık mesai sonrası çalışma süreleri dışında günlük harcanan mesai sonrası zamanlar ve ne için kullanıldığına dair bilgiler yer alır.
“Eğilimler” bölümünde ise ay ya da haftalık duruma göre 4 ana başlık tek grafikte incelenir. E-posta saatleri, toplantı saatleri, odaklanma saatleri ve iş dışı saatler başlıkları aylık ya da haftalık olarak raporlanır.
