Office 365, Exchange Online ile kullanıcılara yüksek boyutlu posta kutuları sunmasının yanı sıra Online Arşiv özelliği ile de kullanıcılara yüksek boyutlu arşiv kutuları sunmaktadır. Böylelikle gerek lokalde gerekse de 3rd party ürünlerde bulunan arşiv maillerinin de Office 365’e taşınması ile her yerden erişim de sağlanacaktır. Böylelikle kullanıcılar tek noktadan hem posta kutularına hem de online arşivlerindeki maillerine erişim sağlar. Office 365 planlarına göre posta kutuları ve online arşiv boyutları değişkenlik gösterirken ilgili linkten Exchange Online ile limitleri ile ilgili detaylara erişilir.
Online arşivde yer alan maillerine kullanıcılar Outlook web uygulaması ya da Outlook uygulamasından çevrimiçi iken erişim sağlarlar. Online arşiv özelliğini destekleyen Outlook versiyonları ile ilgili detaylara ilgili linkten erişim sağlanır.
Varsayılan da Online arşiv özelliği kullanıcı posta kutularında varsayılanda aktif değildir. Exchange Yönetim Merkezi’nden ya da Güvenlik ve Uyumluluk Merkezi’nden aktif edilir.
Exchange Yönetim Merkezi’nden ilgili kullanıcının posta kutusuna gidilir ve arşiv özelliği açık olan posta kutuları şekilde de görüntülenmektedir. İlgili posta kutusuna tıklanır ve “Yerinde Arşiv” özelliği etkinleştirilir.
Merkezi olarak kullanıcıların arşiv özellikleri ile ilgili detaylara Güvenlik ve Uyumluluk arayüzünden de erişim sağlanır. Bunun için Güvenlik ve Uyumluluk Merkezi’ndeki, “Veri Yönetimi” başlığı altında “Arşivle”ye tıklanır. Arşivle arayüzünde arşivlemenin ek depolama özelliği sağladığına dair bilgilendirme ve kullanıcı bazlı arşiv durumları görüntülenir. Şekildeki arayüzde kullanıcıların arşiv durumları görüntülenir. Arşiv özelliği etkin olan kullanıcıların arşiv kutularının kullanım durumları şekildeki gibidir. Arşiv özelliği etkin olmayan kullanıcıların ise arşivleri yine bu arayüzden etkinleştirilebilir. Bunun için ilgili kullanıcıya tıklanır, “Enable”a tıklanır.
Arşiv özelliği etkinleştirmek istenilen kullanıcıda şekildeki uyarı yer alır. Varsayılanda kullanıcı posta kutularındaki iki yıllık mailler online arşiv kutularına taşınır. Bu özellik istenilirse ilgili bekletme ilkesi ile değiştirilebilir. “Evet” ile devam edilir.
Kullanıcıların arşiv özelliğinin aktif edilmesinin ardından “Arşivle” başlığında kullanıcı bazlı posta kutusu kullanımı ve arşiv kutularının kullanımı ile ilgili bilgiler yer alır. Posta kutusu ve arşiv kutusu ile ilgili uyarı düzeyleri de şekildeki arayüzde görüntülenir.
Online arşiv özelliği aktif edilen kullanıcılar arşiv kutularını Outlook web ve Outlook arayüzünde görüntüler. Şekilde de Outlook web arayüzünde kullanıcıların Online arşiv kutularına erişimleri görüntülenir.
PowerShell komutları ile de arşiv özelliği aktifleştirilebilir. Bunun için öncelikle Exchange Online’a bağlantı sağlanması gerekmektedir. Bunun için aşağıdaki komutlar kullanılmalıdır.
$UserCredential = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session
PowerShell ile Exchange Online’a bağlantısının doğrulama işlemi için Exchange Online komutlarından biri denenebilir. Örnek olarak posta kutularının listesini çekmek için aşağıdaki komut kullanılacaktır.
Get-Mailbox
Exchange Online’a bağlantı sağlanmasının ardından ilgili kullanıcının arşiv özelliğinin aktif edilmesi için aşağıdaki komut kullanılır.
Enable-Mailbox “demo5” -Archive
Office 365 tenantındaki posta kutularının tamamında arşiv özelliğinin etkinleştirilmesi için ise aşağıdaki komut kullanılır:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -Eq “None” -AND RecipientTypeDetails -eq “UserMailbox”} | Enable-Mailbox -Archive
Teşekkürler