Modern iş hayatında çalışanlar iş süreçlerini başkaları ile iletişim kurarak ve işbirliği içerisinde beraber çalışarak sürdürmektedirler. Office 365 bu vizyonda gerek takım çalışmasına gerekse de işbirliğinin interaktif kullanıldğı iş hayatına uygun servisler ile kullanıcılara hizmet vermektedir. Office 365’in sunduğu hizmetler ile kullanıcılar e-mail atabilir, sohbet edilebilir, sesli ve görüntülü aramalar ve toplantılar yapılabilir, belgeler üzerinde beraber çalışmabilir, haliyle kullanıcılar modern çalışma hayatlarında da verimliliği yakalayacaklardır. Bu perspektifte çıkan servislerden biri de Delve Analytics’tir.
Delve Analytics çalışanların çalışma modellerini ve çalışma zamanlarını nasıl geçtiğine dair analizleri yapan ve grafikler ile görselleştiren hizmetlerdendir. Buradan edinilen analizler sonucunda çalışanlar zamanlarını fefektif nasıl kullanacaklarını ve işlerini nasıl önceliklerine dair çıkarımlarda bulunabilirler. Haftalık çalışmaları için hedefler koyarak, bu hedeflerine uyup uymadıklarını ölçümleyebilirler. Böylelikle çalışmalarındaki verimliliği arttırabilirler. Çalışanların sadece kendilerinin gözlemleyeceği bu analizleri Delve Analytics, Office 365 posta kutularından, takvimlerinden, gönderilen ve alınan posta sayıları ve sürelerinden toplamaktadır. Posta içerisindeki ve takvimdeki gövde kısmında yer alan verileri analiz etmez.
E5 planlarının içerisinde yer alan veya add-on olarak alınan Delve Analytics hizmetine Office 365 panellerindeki Delve hizmetinden erişilmesi mümkündür. Şekilde de görüldüğü Delve başlığının altındaki yer alan panelde “Analytics” başlığı yer almaktadır. Şekilde arayüzde de görüldüğü üzere Delve Analytics aslında pano olmak ile beraber alt başlıklar bulumakta ve bu alt başlıklara ait de analizler yer almaktadır. Her alt başlığın kendisi ile ilgili analizler yer almaktadır.
“Your time this week” başlığı altında çalışanlar haftalık zamanlarını nasıl geçirdiğine dair bilgi edinmektedir. Toplantılar, mailler, odaklanama saatleri, çalışma saatleri dışındaki zaman verilerine bu başlık altından erişebilmektedir. “Time settings” bölümünden zaman ayarları yapabilmekte olup, kategorilerde yer alan “Edit goal” bölümlerinde de hedefler konulmaktadır. Burada çalışanlar hedefler koyabildikleri gibi koydukları hedefleri de değiştirebilmektedir. Buradaki analiz raporları Office 365 posta kutularından ve takviminden toplanır.
“Your collaboration this week” başlığından haftalık işbirliği içerisinde çalışılan çalışma arkadaşlarına dair analizler elde edilir. Enok kimin ile işbirliği içerisinde çalışılmış ya da iletişim kesilen kullanıcılara dair bilgilere bu başlık altında elde edilir. Office 365 panelindeki yönetici bilgisinden edindiği bilgi doğrutusunda çalışanların yöneticiler ile olan işbirliğini de yine bu arayüzden gözlemlemek mümkündür. Buradaki verilerde kişilerden gelen maillerin okunma oranına ya da cevap verme sürelerine ulaşılabilir. Bu veriler posta kutusundan ve takvimden toplanmaktadır. Buradaki analizler sonucunda iletişim halinde olunan çalışma arkadaşları ile geçen sürelerin analizlerine, işbiriliği kaybedilen çalışma arkadaşlarına dair bilgilere ve yönetici ile olan işbirliğine ait detaylar gözlemlenmektdir.
“Email” bölümünde çalışanaların posta gönderirken ya da alırken harcadıkları ortalama zamanları gözlemledikler analizler yer almaktadır. Analizlerde yer alan sürelerin hesaplamalarında şirket ortalamasıyla kişisel süreler değerlendirilmektedir. Posta yazarken okurken harcanan zamana, şirketin ortalama posta ile ilgili ortalamaları, kullanıcıların posta alışkanlıklarına dair bilgilere bu analizler sonucunda erişilmektedir. “View details” ile iş saatleri arasında ve dışında gönderilen postaların sayıları saat dilimleri bazlı gözlemlenmektedir. E-posta alışkanlıkları bölümünde atılan maillerin alıcılar tarafından okunma istatiklerini ve kullanıcıların okudukları e-postalarına ait istatikler yer almaktadır. Buradaki verilerde gruplara atılan ya da gruplardan alınan e-postalarda bulunmaktadır. Buradaki analizlerin kaynağı Office 365 posta kutularıdır.
“Focus hours” temelde toplantı yapılmadan geçen aralıksız en az iki saati ifade etmektedir. Hedef ve odaklanan saat analizleri, odaklanan sürenin şirket ortalamasında ve kişilerde ne kadar olduğunu gösteren grafikler olduğu gibi toplantılara ve odaklanan sürelere dair süre bilgilerine ulaşılmaktadır. Buradaki veriler kullanıcıların takvimlerinden toplanmaktadır. Bu hesaplamalar yapılırken takvimde çalışma saatleri içerisinde toplantı olmadan odaklanan sürelere göre yapılmaktadır. Bu analizler posta kutularını ve takvimlerdeki verilerden toplanarak yapılmaktadır.
“After hours” bölümünde tanımlı iş saatleri dışında e-postaya ya da toplantılara ayrılan süreler gösterilmektedir. Buradaki sürelere haftasonu ya da hafta içi çalışma saatleri dışındaki saatler dahil edilmektedir. Şirket ortalamaların ve kişilerin kendi ortalamalarının yanında çalışma saatleri dışında toplantı ya da e-postalara harcanan sürelere dair istatiklere erişmek mümkündür. Kişilerin hedefleri ile gerçekleştirdikleri sürelere ait analizlerde bulunmaktadır.
“Meetings” başlığında kişilerin ve şirket çalışanların toplantılara harcadıkları zamanların ortalama süreleri gösterilmektedir. Hedeflenen ve gerçekleştirilen toplantı sürelerine ait istatikler bu arayüzde gözlemlenmektedir. “View details” bölümünden toplantılara ait detaylara erişmek mümkündür. Buradaki veriler takvim bilgilerinden toplanmakta olup, takvimde yer alan her toplantı bilgisi analizlere dahil edilmemektedir. Kişilerin kabul ettikleri ya da meşgul olarak ayarlanan toplantılar temel alınır. Sadece kişilerin kendilerine anımsatıcı olarak koydukları ve sadece kişilerin katılımcı olarak koydukları toplantılar, tam günlük toplantılar, özel olarak ayarlanan toplantılar ve 500’den fazla katılımcısı olan toplantılar buradaki analizlere dahil edilmemektedir.
Delve Analytics’deki istatiklere portal dışında Outlook Add-On’u olarak erişmek mümkündür.
Referans: https://blogs.office.com/2016/04/06/take-back-your-time-with-delve-analytics/
