Office 365 Groups ekip çalışmasına yönelik araçları bir arada içeren önemli özelliklerden biridir. Microsoft Teams’de arka planda ekip oluşturulduğunda Office 365 Groups’ları kullanmaktadır. İletişim ve ekip çalışmasına yönelik araçları içeren Office 365 Groups kullanımı günden güne artmaktadır. Zaman içerisinde bazı gruplar kullanılmamaya başlar ve burada kullanıcıların ya da BT ekiplerinin bu grupları tespit edip temizleme ihtiyacı duyar. Bunu yetkili kullanıcılar belirli zamanlarda elle ya da komutlarla yapabilirler. Ancak burada yetkili kullanıcıların takip etmeleri ve gerekli aksiyonları almaları gerekir.
Microsoft “Süre sonu” ilkesi ile beraber Office 365 Groups’larının belirlenen zamanda temizlenmesine olanak sağlar. Böylelikle BT ekipleri ister tüm Office 365 Groups’ları için isterse de belirli gruplar için bir süre belirler ve bu süre dolduğunda ilgili grup bilgileri silinir. Heliyle geçici süre kullanılacak Office 365 Groups’larının temizleme işlemi otomatik hale gelir. Silinen bir grup 30 güne kadar kurtarılabilir. BT ekipleri Office 365 Groups’larının silinme süresini belirler. Süre sonu ilkesi grup oluşturulduğunda veya en son yenilendiği tarihte başlar. Süre sonu politikasını değiştirildiğinde ise, her grup için son kullanma tarihini yeniden hesaplanır. Her zaman grubun oluşturulduğu tarihten itibaren saymaya başlar ve ardından yeni sona erme politikasını uygular.
Varsayılanda Office 365 Groups’larının süre sonu politikası kapalıdır. BT ekiplerinin Azure Active Directory portalından etkinleştirmeleri gerekir. Süre sonu ilkesi için önemli diğer nokta ise Azure Active Directory Premium lisansına sahip olunması gerekir. Ayarları yapılandıran yönetici ve etkilenen grupların üyeleri Azure Active Directory Premium lisansına sahip olmalıdır. Office 365 global admin ve user administrator yetkilerine sahip olan kullanıcılar Office 365 Groups’ süre sonu etkinliği oluşturabilir, okuyabilir, güncelleyebilir ya da silebilir. Kullanıcılar ise sahibi oldukları Office 365 gruplarını yenileme ve geri yükleme işlemlerini gerçekleştirir.
Office 365 Groups’larının süre sonu ilkesi için yetkili kullanıcı Azure Active Directory arayüzünden “Gruplar” bölümündeki “Süre Sonu” bölümüne tıklar. Burada süre sonu ilkesi ile ilgili ayarlar yer alır. Office 365 Groups için grup ömrü 180, 365 ya da özel diyerek BT ekipleri tarafından belirli bir süre tanımlanabilir. Grup ömrü için özel değer 30 günden fazla olmalıdır. Grubun herhangi sahibi yoksa ve grubun süresinin bitmesi ile ilgili e-postaların iletileceği mail adresi “Sahibi olmayan gruplar için e-posta ilgili kişisi” bölümüne girilir. Aynı zamanda bu arayüzde politika ilgili tüm gruplara, yalnızca seçili gruplara uygulanabileceği gibi, varsayılandaki gibi süre sonu ilkesi kapatılabilir. İlgili ayarların yapılmasının ardından “Kaydet” butonu ile ilgili politika kaydedilir.
İlgili politikanın aktif edilmesinin ardından grup sahiplerine e-posta yolu ile bildirimler gider.Bu grup Planner, SharePoint, Teams veya başka uygulama aracılığıyla oluşturulmuş olsa bile tüm bildirimler grup sahiplerine ya da sahibi olmayan ancak ilke yapılandırılması sırasında girilen e-postaya iletilir. Grup sahibinin geçerli mail adresi yoksa bu özelliğin kullanılması önerilmez. Grup sahipleri bildirim aldıklarında grubun yenilenmesine ya da sona ermesine karar verir. Bir grubu yenilemek için mail bildirimindeki “Renew” seçeneğine tıklanır ve Azure Active Directory portalına yönlendirerek işlem tamamlanır. Yenileme işleminde grup hala mevcutta kullanılıyorsa ve süresi dolmamış ise Office 365 grubu yenilenir ve işlem başarılı şekilde tamamlanır. Grup için soft delete işlemi gerçekleşmiş ise, Office 365 geri yükler ve yeni bir son kullanma tarihi belirlenir. Grup kalıcı olarak silinmiş ise yenileme işleminde hata mesajı görüntülenir ve grup artık kurtulamaz.
Süre sonu ilkesinde süre sonunun değerinin 365 gün belirlendiği durumda mail bildirimleri ile ilgili durum aşağıdaki gibi olacaktır:
Birinci gün grup oluşturulduğu ya da yenilendiği durumda 335. gün grup sahiplerine ilk sona erme mail bildirimi gönderilir. 350. gün de ise grup sahiplerine ikinci sona erme mail bildirimi gönderilir. 364. gün ise grup sahiplerine son uyarı maili iletilir. 365. gün sona erme süresine ulaşılır ve Office 365 Groups için soft delete işlemi gerçekleştirilir. 30 günlük soft delete süresi geçtikten sonra ise Office 365 Groups kalıcı olarak silinir.
Süre sonu ilkesi etkinleştirildikten birkaç dakika sonra süresi dolan grup sahiplerine ya da sahibi olmayan gruplar için girilen mail adresine bildirimler gelmeye başlar. Grup süresi ile ilgili ilkeyi etkinleştirdikten sonra bazı grupların hemen sonra ermesi mümkündür. Çünkü oluşturulma tarihleri sona erme sürelerinin izin verdiğinden daha eski olabilir. Örneğin 365 olarak ayarlanan sona erme ilkesine göre 365 günden eski oluşturulma tarihlerine sahip olan grupların süresi dolar. Grupların sona erme ilkesi etkinleştirildiğinde gruplar sona ererse özel işlem gerçekleşir. Office 365, bu durumda özel bir bildirim gönderir ve bu bildirimleri ikinci hatırlatıcılar olarak kabul eder. Bu nedenle grupların sona erme ilkesi dolmuş olsa da, sahiplerin bu süresi dolmuş grupları yenilemek için 15 günleri vardır.
Office 365 grupları soft delete ile silindiğinde 30 gün içerisinde geri yüklenebilir. Grup sahiplerine grubun silindiğini onaylayan mail bildirimi gönderilir. İlgili mail bildiriminde “Restore” butonu da yer alır. Böylelikle soft delete işlemi gerçekleştirilen gruplar geri yüklenebilir. Yine PowerShell komutları ile de geri yükleme işlemi gerçekleştirilebilir.
