Lync online şirketler içi veya şirketler arası iletişim sağlan bir tür sesli,görüntülü veya yazarak kullanıcıların birbiriyle iletişime geçmeyi sağlayan anlık mesajlaşma yazılımıdır. Aynı zamanda bu program Skype ve Outlook ile senkronize bir şekilde çalışabilmektedir. Verimlli ve etkin bağlantılar kurmak için, uygunluk durumu, konum bilgisi, gelişmiş anlık mesajlaşma teknolojileri ile birçok avantajı da beraberinde getirmektedir. Bunların yanı sıra görüntülü konuşma, ekran paylaşımları gibi özellikleri ile de birçok kurumun dikkatini çekmektedir. Lync Online, Office 365’in bazı paketlerinde diğer Office 365 servisleri ile beraber sunulabilmekte iken sadece Lync Online olarak da ayrı bir servis şeklinde sunulmaktadır. Böylelikle Office 365 kullanıcılarının birçoğu Lync Online hizmetinden yararlanmaktadır. Haliyle Microsoft veri merkezlerinde bulunan Lync sunucuları geniş cihaz entegrasyonu sağlamaktadır. Lync uygulaması cep elefonu, tablet, masaüstü bilgisayar, dizüstü bilgisayar gibi bir çok sisteme kurulabilmekte ve internet bağlantısı olan her yerden kullanım imkanı sağlamaktadır. Bu yazılımın belirli ayarlar ve son kullanıcı izinlerine dair ayarlar (Sadece sesli görüşme,sadece yazarak konuşma vs) için Office 365 portalından mümkündür.
Şekildeki arayüzde Office 365’deki Lync Admin Center arayüzü görülmektedir. Bu arayüzün sol bölümünde Lync Online’a ait başlıklar yer almaktadır. Her başlığın altında kendine özel konfigğrasyon ayarlarının yapılacağı bölümler vardır. “Users” başlığı altında Lync kullanan kullanıcılara ait liste yer almaktadır. Ayrıca ekranın sağ bölümünde yine Lync özelliklerinin ilgili kullanıcıya ait ayarları yer almaktadır. Bu ayarlar istenildiği takdir de değiştirilebilir. Örneğin istenilen kullanıcıların audio/video görüşmesi istenildiği takdirde kapatılabilir.
Şekildeki işaretli bölümde kullanıca ait ayarlar görünmektedir. Buradaki özet ekranında Lync Online kullanıcısının genel ayarları, dış network ile konuşup konuşamayacağı bilgisi gibi değerler yer almaktadır. Kalem ikonuna tıklanılması ile kullanıcıya ait bu ayarlar değiştirilebilir.
“Options” başlığı altında kullanıcının audio ve HD video görüşmelerinden hangi y da hangilerinin açık ya da kapalı olacağına dair bilginin girildiği bölümdür. Burada “Audio ve HD video”, “None”, “Audio” ve “Audio and video” seçenekleri yer almaktadır. Böylelikle kullanıcı bazlı sesli ve görüntülü görüşmelere dair yetkiler verilir. Ayrıca yapılan görüşmelerin ya da toplantıların kayıt altında tutulup tutulmayacağına dair kararın verildiği “Record conversation and meetings” başlığı bulunmaktadır. Bu özellik Lync Basic 2013 Basic ile kullanılamaz. “allow anonymous attendees to dial-out” ile toplantı da yetkisi olmayan kullanıcıların, konferans hizmeti tarafından aranıp konferansa sesli olarak bağlanmalarını sağlar. Bu şeçeneğin işareti olmaması durumunda katılımcıların direkt konferans hizmetini aramaları gerekmektedir. “For compliance, turn off non-archieved features” özelliği ile Exchange Admin Center bölümünden konfigüre edilen yerinde saklama ile yakalanamayan anlık ileti, paylaşılan OneNote ve PowerPoint ekleri özellikleri Lync Online tarafında kapatılır. Böylelikle yasal olarak saklanması gereken tüm belgeler saklanmış olur. Ekstra yakalanamayan özelliklerin de kapatılması sağlanır. O yüzden yerinde saklama özelliğinin açık olması durumunda buradaki seçeneğinde işaretlenmiş olması önemlidir.
“external communication” başlığı altında ise Lync Online uygulaması kullanan bu kullanıcının dış networkteki Lync kullanıcıları ile iletişim kurabileceklerdir. Buradaki iletişim kurulabilecek dış kullancılardan kasıt diğer firmalardaki Lync Online kullanıcılarından dış iletişime açık olanlar ve Skype IM kullanan kullanıcılardır.
Şekildeki arayüzde, ilgili kullanıcı için arayarak bağlanılan konferans ayarlarının yapılması sağlanır. Arayarak bağlanılan konferans ayarları şunlardır: Provider name, tool number(zorunlu) veya tool free number ve Passcode. Provider name, sesli konferans sağlayıcının seçildiği bölümdür. Tool number sesli konferans sırasında kullanılacak olan sağlayıcıdan alınan telefon numaralarıdır. Sağlayıcının bu numarayı kullanıcılara temin edecek ve kullanıcılar istedikleri durumda numaralarının toplnatıdaki görünümünü değiştirebilirler. Passcode ise kullanıcıların toplantılara katılım sırasında kullandıkları konferans kodudur.
