2015 Eylül ayında adını duymaya başladığımız Microsoft Planner Haziran ayının başında GA (General Availability) olarak piyasada yerini almıştır. Office 365’in Enterprise E1-E5, Business Essentials, Premium ve Education planlarında gelen bu özellik ile takım içerisinde görevler organize edilebilir, ilgili kişilere atamalar yapılabilir ve bu görevlerin raporlanması dashboard’lar ile sağlanabilir. Office 365’in ana odaklarından olan ekip çalışma mantığındaki görevlerin yönetilmesi sürecinde kullanılacak teknolojidir. Ürün aynı zamanda Outlook’daki bazı özellikleri de destekleyici niteliktedir. Microsoft Planner, Project ya da Proect Online gibi proje yönetimlerinden çok, günlük hayattaki ekip çalışma mimarisindeki görevlerin şemasının oluşturulmasında yer almaktadır.
Office 365 App Launcher bölümüne gelen Microsoft Planner’ın arayüzü aşağıdaki gibidir. Sağ bölümde de görüldüğü üzere temelde 4 ana başlık yer almaktadır. Bunlar “Planner Hub”, “My tasks”, “Favorite plans”, “All plans”tır.
“New plan” ile yeni plan oluşturularak ayarlar yapılandırılır. Planın adı , mail adresi, public olup olmayacağı, ve açıklaması bilgileri doldurularak kullanıcılar planlar oluşturabilirler. Buradaki planlar temelde Office 365 Groups özelliği ile bütünleşikçalışmaktadır. Burada oluşturulan planlar kullanıcıların Outlook’larında Office 365 Groups’larının altında yer alacaktır. Aynı şekilde kullanıcıların Office 365 grupları da “All plans” bölümünde gözlemlenecektir. Buradan da anlaşıldığı üzere ekip çalışmasına yönelik iki teknoloji beraber çalışmaktadır.
Yeni oluşturulan planın temelde 3 ana başlığı gözlemlenmektedir ancak “…” olan bölüme tıklaıdığında diğer özelliklerde gözlemlenecektir. Bu bölümde Office 365 Groups özellikleri ve ayarları da gözlenmektedir. 3 ana başlık ise “Board”, “Charts” ve “Notebook”tur.
“Board” bölümünde “To Do” blümündeki “+” işaretine basarak görev tanımlamaları yapılacaktır. “+” ya tıklanması ile beraber görevin adı, tarihi, ve ilgili göörevin atamasının yapılacağı kişi seçilmelidir. Burada ilgili Office 365 Groups’un üyesi olan kullanıcılardan birisinin ataması yapılabilir.
İlgili göreve tıklanması ile göreve ait birçok ayarın yapılacağı arayüz görüntülenecektir. Burada yapılacak görevin adı, açıklaması, dosya ya da link ekleme işlemleri gibi birçok ayar yapılabilmektedir. Yönetimsel anlamda kolaylık sağlaması adına göreve sol bölümde görülen renklerin ataması gibi işlemler yapılabilir.
Gerekli ayarların yapılmasından sonra ataması yapılan kullanıcıya mail ile bildirimler iletilecektir. Kullanıcı üzerindeki görevi tamamladıktan sonra şekilde de görüldüğü üzere “Mark Complete” işlemini gerçekleştirecektir. Böylelikle monitor edilen dashboardlar da ilgili görev tamamlanmış olarak gözlemlenecektir.
“Add new bucket” ile Board bölümü kategorize edilebilmektedir. Arayüzde de görüldüğü üzere “Projeler” adında ek bir bölüm daha eklenmiştir. Buna benzer başlıklar belirlemek için “Add new bucket”e tıklanmalı ve başlığın adı yazılmalıdır. Akabinde ilgili görevler ilgili başlıklar sürükle bırak method ile eklenebilir. Örnekte de görüldüğü üzere “Projeler” başlığının altına “Office 365 Çalışması” adlı görev sürükle bırak method ile eklenmiştir.
“Charts” bölümünde ise atanan görevler ve bu görevlerin durumuna ait bilgiler monitorlenecektir. Şekilde de görüldüğü üzere ilgili görevlerin durumları ve ilgili kişilere ait detaylar gözlemlenir. Sol bölümde ilgili görevler ve tamamlanan görevler gibi bilgiler gözlemlenir.
Bilindiği üzere temelde Office 365 Groups özelliği ile beraber çalışan Microsoft Planner’da Office 365 Groups’un özellikleri de gözlemlenecektir. “Notebooks”, “Conversations”, “Calendar”,”Members”, “Files” gibi özellikler aslında Office 365 Groups ayarlarına yönlendirecektir. Yine bu arayüzden oluşturulan plan düzenlenebilir, plandan çıkılabilir, ilgili plan favori olarak eklenebilir.
Sağ paneldeki özelliklerden “Planner Hub” bölümü kullanıcıların favori olarak ekledikleri planların ve tüm planlarını gözlemledikleri bölümdür. Buradaki favori olarak eklenen planlar ile ilgili görevlerin durumlarına ait dashboard’lar yer almaktadır.
“My tasks” bölümünde ilgili kullanıcının üzerindeki görevler ve bunlar ile ilgili durumlar gözlemlenmektedir.
“Favorite plans” bölümünde ise kullanıcının belirlemiş olduğu favori planlar gözlemlenir. “All plans” bölümünde ise kullanıcının dahil olduğu planlar gözlemlenecektir.
