Microsoft 365 hizmetleri içerisinde yer alan Office 365 ProPlus ile kullanıcılar birden fazla cihazlarından Office uygulamalarını kullanırken, Office 365 ProPlus’ın sunduğu ek özellikleri deneyimler. Office uygulamalarına erişim sağladıkları cihazlar MDM ürünleri ile yönetilebilindiği gibi, kişisel cihazlarında da bu uygulamaları kullanabilirler. Bu noktada verilerin güvenliği noktası hassas konulardan biri haline gelir. Microsoft, BT yöneticilerine Office 365 ProPlus ile politikalar belirleyebilecekleri web tabanlı çalışan bir portal sunmaktadır. BT ekipleri bu portaldan Office 365 ProPlus ürünlerinin kullanımına dair politikalar yazabildikleri gibi Office Customization Tool ile Office uygulamalarının dağıtımları ile ilgili ayarlarda yapılandırabilirler. Böylelikle Office uygulamalarının dağıtımları ve yönetimleri ile ilgili merkezi platform sağlanır. Şu anda Public Preview olarak kullanıcılara sunulan bu portala Global Admin, Security Admin, Desktop Analytics Admin (private preview) yetkisine sahip kullanıcılar erişim sağlar. Burada tanımlanan ilkeler, güvenlik gruplarına atanır. Bu gruplar Azure Active Directory’de tanımalanan güvenlik gruplarıdır. Tanımlanan ilkeler için herhangi MDM ürünü olmadan çalışır. Portaldan ilgili ilkeler tanımlanır, tanımlandıktan sonra kullanıcılar Office uygulamalarında oturumlarını açtıklarında politikalar otomatik olarak uygulanır.
Office 365 ProPlus ile ilgili politikaların belirlendiği web portalına giriş yapmak için ilgili linke tıklanır. Yetkili kullanıcı oturumu ile açılır. Şekilde de görüldüğü üzere Office Customization (Preview) bölümündeki Microsoft Software Licence Terms onaylanır.
“Office Customization (Preview)” arayüzünde Office 365 ProPlus ile ilgili kuralların tanımlandığı bult tabanlı yönetim paneli ile ilgili “Getting started” başlığı yer alır. İster bu arayüzden istenirse de yan panelde yer alan seçenekler ile ilke tanımlama arayüzüne erişim sağlanır.
“Policy Management” başlığı altındaki “Policy configuration” bölümünden kural oluşturmak için “Create” butonuna tıklanır. “Create policy configuration” başlığında ise tanımlanacak ilke ile ilgili ayarlar yapılandırılır. “Name” bölümünde ilke ile ilgili isim tanımlanır. “Description” bölümünde açıklama yazılır. “Select Group” bölümünde ise tanılanacak ilkenin uygulanacağı grup belirlenir. Burada Azure Active Directory güvenlik grupları listenelir ve ilgili güvenlik grubu seçilir.
İlgili grubun seçilmesinin ardından “Configure Policies” başlığında ilke tanımlanacağı arayüz görüntülenir. Bu arayüzde politikalara dair başlıklar, ilgili politikanın uygulama bilgisi, kategori ve durum bilgisi görüntülenir. “Configure policies” bölümünde ilgili politika seçilir, politika ile ilgili açıklamanın yer aldığı pencere görüntülenir ve politikaya göre ilgili ayarlar tanımlanır. Bazı ayarlar etkinleştirilirken, bazı ayarlarda daha detaylı konfigurasyonlar yapılandırılır. Politikadan politikaya buradaki ayarlar farklılıklar gösterir.
Office 365 ProPlus politikalarının tanımlandığı web portalında aynı zamanda Office uygulamalarının dağıtımı ile ilgili yapılandırmalarda yapılabilir. Office Customization Tool ile Office 365 ProPlus uygulamasının nasıl dağıtılacağı, hangi ayarlar ile dağıtılacağına dair uçtan uca ayarlar yapılır.
