Güvenlik, KVKK, GDPR gibi konuların hızla önem kazandığı şu günlerde, Office 365 kullanıcılara çeşitli teknolojiler sunar. Güvenlik ve Uyumluluk yönetici portalında yer alan bu teknolojiler İzinler, Sınıflandırma, Veri Kaybı Önleme, Veri Yönetimi, Tehdit Yönetimi, Arama ve araştırma, Raporlar, Uyarılar gibi başlıklar altında toplanmıştır. Firmalar şirket politikalarına göre veri güvenliğini, yönetimini ve izlenmesini sağlar.
Veri sınıflandırması, firmaların verileri tanımlamasını yani etiketlenmesi, bu tanımlar doğrultusunda bekletme politikaları yapılandırılır. Böylelikle etiketlemenin yanında verinin ne kadar süre tutulacağı da belirlenir. Belirlenen bu sürenin sonunda da alınacak aksiyon belirlenir. Firmalar kendi politikalarına göre etiketler oluşturup bu etiketler ile bekletme kuralları oluşturur.
BT çalışanları öncelikle Office 365 portalından etiketleri oluşturur ve yayımlar. Kullanıcılar oluşturulan etiketleri manuel olarak Outloouk web arayüzünden, Outlook 2010 ve üzerinden, OneDrive, SharePoint ve Office 356 Group’larında yer alan verilerde kullanırlar. Kullanıcılar çalıştıkları verilerin türlerine göre manuel etiketleyebilir ve etiketlenen verilere göre politikalar uygulanır. Verilerde etiketlemeler kullanıcılar tarafından manuel yapılabildiği gibi, yazılan belirli koşullar doğrultusunda veriler otomatik de etiketlenir. Otomatik veri etiketlemesinde Exchange, SharePoint, OneDrive ve Office 365 groups verilerinde belirli kelimeler sorgulanarak yapılabilir. Diğer bir kullanımı ise DLP ile kullanılarak OneDrive ve SharePoint’teki bilgilerde sınıflandırmadır. Böylelikle kullanıcılar belirli etiketlemelerin yanında DLP ile verilerin güvenliğini de sağlar. Otomatik etiketleme sayesinde merkezi yerden tanımlanan kural doğrultusunda etiketleme yapılır. Haliyle etiketleme kullanıcılara bırakılmaz. Böylelikle kullanıcıların etiketleme konusunda eğitilmesi de gerekmez. Kullanıcı bazlı yapılmadığı için doğru etiketlemenin yapılıp yapılmadığının da kontrol edilmesi gerekmez. Haliyle firma kuralları doğrultusunda veri sınıflandırması belirlenen koşullar doğrultusunda merkezi noktadan otomatik yapılandırılmış olacaktır. Otomatik etiketleme BT yöneticileri için de sunduğu özellikleri sayesinde yönetim kolaylığı sağlar. Otomatik etiketleme için Office 365 Enterprise E5 lisansı gerekir.
SharePoint ve Office 365 Group site’leri için varsayılan etiket belirlenebilir. Böylelikle SharePoint ya da Office 365 site’ları içerisinde yer alan dokümanlar varsayılan etiket ile sınıflandırılır.
Temel olarak veri sınıflandırması çalışma mantığı şu şekildedir:
- BT yöneticileri etiketleri oluşturur ve yayımlarlar.
- Kullanıcılar dokümanlar ya da mailler üzerinde yayımlanan etiketleri kullanabilir ya da otomatik etiketleme özelliği ile verilerin etiketlenmesi sağlanır. Böylelikle verileri sınıflandırılır.
- Office 365, etiketlenen verilere, etiket oluşturulurken tanımlanan bekletme kurallarını uygular.
Etiket Oluşturma
Verilerin sınıflandırılması öncelikle etiket tanımlamaları yapılandırılır. Böylelikle mailler ve belgelerin tanımlanan bu etiketler ile sınıflandırılması yapılır. Kullanıcılar tanımlanan etiketleri kullanabilir veya otomatik etiketlemeler yapılabilir. Bir etiket birden fazla kural için kullanılabilir.
Etiket oluşturmak için Office 365 portalından Güvenlik ve Uyumluluk bölümüne gelinir. “Sınıflandırma” başlığı altında “Etiketler” başlığına gelinir. Bu arayüzde “Etiket oluştur”, “Etiketleri yayımla”, “Etiketleri otomatik olarak uygula”, “Yenile” başlıkları yar alır. Aynı zaman da etiketlerde arama yapılabilir. “Etiket oluştur” seçeneği ile devam edilir.
“Etiket oluştur” seçeneği ile devam edildiğinde etiketin adını, yöneticiler ve kullanıcılar için girilebilecek açıklama bölümleri yer alır. Girilecek olan açıklamalar, herkesin anlayabileceği şekilde girilmelidir. Etiket adı ve açıklamaların girilmesinin ardından “İleri” seçeneği ile devam edilir.
“Etiket ayarları” bölümünde ise bekletme kuralı yazılır. Bu arayüzdeki bekletme kuralına göre etiketlenen verilerin korunma süresi, koruma süresi sonunda alınacak aksiyon, silinecek sürenin belirlenmesi ve koruma veya silme koşullarının ne zaman uygulanacağı bilgileri tanımlanır. “İçeriği koru” seçeneği temelde etiketlenen içeriğin bulunduğu konumda kalmasını sağlar. Maillerin mail kutusunda, belgelerinde SharePoint ya da OneDrive depolama alanlarında kalmalarını sağlar. Veride değişiklik olması ya da silinmesi durumunda içeriğin bir kopyası arka planda tutulur ve veriye erişim sağlanır. Koruma süresi dolduğunda etiketlenen veriler otomatik silinebilir. “Silme amaçlı inceleme tetikle” seçeneği ise bekletme süresi sona eren etiketli verilerin silinmeden önce yönetici tarafından incelenmesini sağlar. Yöneticiye mail ile uyarı gelir ve silme işlemleri sayfasına giderek gerekli incelemeyi yapar. Bu özellik SharePoint, OneDrive ve Office 365 Groups siteleri içerisindeki veriler için geçerlidir. “Hiçbir şey yapma. İçeriği olduğu gibi bırak” seçeneği ise bekletme süresi dolan içeriği olduğu gibi bırakır. Verinin silinmesi için manuel işlem yapılır. “İçeriği koruma. Şu süreden eskiyse sil” ile devam edildiğinde ise veriler korunmayacak ve kullanıcılar isterlerse maillerini ya da belgelerini kalıcı olarak silebilecektir. Aynı zamanda burada belirlenen süre dolduğunda ise veriler otomatik silinecektir. Verinin korunma ya da silme koşulu oluşturulduğunda, son değiştirildiğinde ya da etiketlendiğinde uygulanması ile ilgili ayar yine bu arayüzde yapılır. Böylelikle belirlenen koruma ya da silme ayarları burada tanımlanan zamana göre veriler oluşturulacaktır. “Etiketi kullanarak içeriğe “Kayıt” olarak sınıflandır” seçeneği işaretlendiğinde veriler kayıt olarak sınıflandırılır ve kullanıcılar içeriği düzenleyemez, silemez veya etiketi değiştiremez ya da kaldıramaz.
Gerekli ayarların yapılmasından sonra “Ayarları gözden geçirin” başlığına gelinir. Yapılan ayarlar bu arayüzde gözlemlenir. Değiştirilecek herhangi ayar varsa ilgili ayarın yanında “Düzenle” seçeneği ile değişiklik yapılacak ayara dair ayarlar görüntülenir. “Bu etiketi oluştur” ile devam edilerek yapılan ayarlar doğrultusunda etiket oluşturulur. İstenilirse “Geri” ya da “İptal” seçeneği ile de devam edilebilir.
Gerekli etiketin oluşturulmasının ardından kullanıcıların ilgili etiketi kullanması için etiketin yayımlanması ya da etiket ile ilgili otomatik etiketleme kuralı oluşturulacaktır.
