Otomatik Etiketleme
Etiketlerin oluşturulmasının ardından verilerde etiketlerin kullanılması için etiketler yayımlanır ki burada kullanıcılar manuel olarak verilerini yayımlanan etiketlerle etiketler ya da belirli koşullar doğrultusunda veriler otomatik etiketlenir. Otomatik etiketleme kullanıcı bağımsız belirlenen koşul dahilinde etiketin uygulanmasını sağlar. Böylelikle kullanıcıların etiketlemelerinin kontrol edilmesi ya da kullanıcıların etiketleme işlemi için bilgilendirilmesi eğitilmesi gerekmez. Merkezi olarak koşullar belirlenir ve koşula uygun veriler etiketlenir.
Etiketlerin otomatik uygulanması ile ilgili ayarlar için “Güvenlik ve Uyumluluk” arayüzündeki “Sınıflandırma” başlığında yer alan “Etiketler” ya da “Etiket ilkeleri” bölümüne gelinir. “Etiketi otomatik olarak uygula” seçeneğine tıklanır ve otomatik etiketleme için gerekli ayarlar yapılmaya başlanır.
“Otomatik olarak uygulanacak bir etiket seçin” bölümünde ise önceden oluşturulan etiketi seçer. “Otomatik olarak uygulanacak bir etiket seçin” ile ilgili etiketin seçileceği arayüze gelinir.
“Otomatik olarak uygulanacak bir etiket seçin” başlığında uygulanacak etiket seçilir. “Etiketler” bölümünde oluşturulan etiketler görüntülenir. İlgili etiket bu bölümde seçilir. Kullanıcıların arama yapabilecekleri “Ara” bölümü de bu arayüzde yer alır. İstenilen etiketin yer almaması durumunda yeni etiket oluşturulmalıdır. İlgili etiketin seçilmesi ile devam edilir.
“Bu etiketi uygulamak istediğiniz içerik türünü seçin” bölümünde otomatik uygulanacak etiketin koşulu belirlenir. İki farklı seçenek vardır. “Hassas bilgiler barındıran içeriklere etiket ekleyin” seçeneğinde önceden tanımlanmış ya da özel olarak tanımlanan hassas bilgi türü koşul olarak belirlenebilir. Böylelikle burada belirlenen kredi kartı, kimlik numarası, pasaport ya da firmaların özel tanımladıkları hassas bilgi türü içeren mail ya da belgelere ilgili etiket uygulanır. “Belirli sözcükleri veya ifadeleri barındıran içeriklere etiket ekleyin” seçeneği ile devam edildiğinde ise tanımlanan sözcüklerin ya da ifadelerin yer aldığı veriler belirtilen etiketle etiketlenir. “Belirli sözcükleri veya ifadeleri barındıran içeriklere etiket ekleyin” seçeneği ile devam edilerek belirli sözcük koşulları konulacaktır.
“Bu sorguyla eşleşen içerikleri algıla” bölümünde aranan sözcükler veya ifadeler belirlenir. Burada belirlenen sözcük ya da ifadeler yer alan verilere ilgili etiket uygulanacaktır. VE, VEYA, DEĞİL gibi parametrelerle detaylı aramalar yapılır. Gerekli koşulların belirlenmesinin ardından devam edilir.
“İlkenizi adlandırın” bölümünde ise otomatik etiketleme için uygulanacak kuralın ismi ve açıklaması girilir. Buradaki bilgiler herkes tarafından anlaşılacak şekilde girilmelidir. “İleri” seçeneği ile devam edilir.
“Konumları seçin” bölümünde etiketin uygulanacağı konum belirlenir. Seçilebilecek konumlar Exchange mailleri, Office 365 Group’ları, OneDrive ve SharePoint belgeleridir. Tüm konumlardaki veriler için kullanılması için “Tüm konumlar” seçilirken, belirli konumlar için de kullanılması “Seçtiğim konumlar” bölümünde sağlanır. Kullanıcılar isterlerse “Seçili konumlar” seçeneği ile devam eder, Exchange, Office 365 Group, OneDrive ya da SharePoint’teki belirli kullanıcıları, siteleri, hesapları, grupları seçer ya da hariç tutar. Gerekli konum bilgilerinin seçilmesinin ardından “İleri” seçeneği ile devam edilir.
“Ayarlarınızı gözden geçirin” bölümünde ise yapılan ayarlar görüntülenir. Değiştirilmek istenilen herhangi bir ayar varsa ilgili ayara gelinir ve “Düzenle” seçeneği ile devam edilir. Etiketin belirlenen koşullar ile eşleşen öğelere otomatik uygulanması 7 güne kadar sürebileceği ile ilgili uyarı da yer almaktadır. Otomatik etiketleme belirlenen koşula uygun olan verilerin uygulanması için 7 gün kadar sürer.
