Günümüz iş hayatında bilgi akışının takım çalışmasından geçtiği ve iş birliği ile çalışmanın verimliliği arttırdığı yapılan analizlerde görülmektedir. Haliyle teknolojilerde firmaların bu çalışma alt yapılarına göre gelişmektedir. Bu noktada Microsoft gerek Office 365 ile gerekse de Office 365 içerisinde yer alan teknolojileri güncelleyerek IT alt yapısında bu ve buna benzer ihtiyaçları karşılamaktadır. Office 365 Groups özelliği de Office 365 tarafından sunulan ve kullanıcıların gruplar oluşturmasına, tanımlanan gruba üyelerin eklenmesine, üyelerin beraber yazışabilmesine, dökümanlarını paylaşabilmesine, ortak takvimleri ve ajandaları olan, aynı zamanda connector’ler ile de diğer partner’lardan bildirimler almaya yarayan teknolojidir. Temelde takım çalışmasına dayanan bu özellik çıktığı güncen bu yana Office 365 kullanıcıları tarafından interaktif olarak kullanılmaktadır. Birçok kullanıcı tarafından kullanılan bu özellik Microsoft tarafından yeni özellikler ve güncelleştirmeler ile geliştirilmektedir. Yakın zamanda Microsoft’un Office 365 Groups ile ilgili anons ettiği dış bağlantıların da gruba üye edilip mail yolu ile işbirliği yeteneklerini deneyimleme özelliği ve Outlook Groups iPad uygulamasıdır. Bu makalede bu özelliklerin yanında yeni gelen birkaç özelliklerden bahsedilecek olup, kullanıcıların web platformundaki Outlook uygulamasındaki dosya deneyimlerinin arttıracak yenilikler anlatılacaktır.
Bilindiği üzere Office 365 Groups özelliğinin biri de grup üyelerinin beraber yazışabildiği alan sunmakta olup, insanların sık sık düzenledikleri ve takımları ile paylaştıkları belgelerini artık Outlook Web üzerinden kolay yol ile belgeleri düzenleyip mail ile de paylaşabileceklerdir. Haliyle kullanıcılara web üzerindeki Outlook üzerinden yeni dosya deneyimi sunulmaktadır.
Yeni gelen özelliklerde bazıları aşağıdaki gibidir:
Tüm Grup Belgelerine Erişim: Yeni dosya görünümü ile grup ile paylaşılan belgelere, mail eklerinde paylaşılan dokümanlara, SharepPoint dokümanlarına ve OneDrive ya da SharePoint’te paylaşılan dokümanlara erişimi tek arayüzden sağlayabilmektedir.
Aşağıda da görüldüğü üzere yeni dosya görünümüne Outlook Web üzerinden erişim sağlanacaktır. Yeni görünüm sayesinde yeni Office dokümanları(Word, Excel ve PowerPoint gibi) oluşturulabilir, değişiklik yapabilir, indirebilirler. Aynı zamanda kimin doküman üzerinde güncelleştirme yaptığı takip edilebilir durumdadır.
Ortak Yazarlar ve İletişimde Hızlıca Güncelleştirme: Artık belgeler üzerinde değişiklik ve aynı anda maile cevap verme özelliği Office 365 Groups’da yer almaktadır. Belgeleri güncelleştirip sonrasında konuşmalara eklemek yerine direk belgeler üzerinde güncelleştirme yapılıp aynı zamanda da direk maile cevap verme özelliği yer almaktadır.
Şekilde de görüldüğü üzere eki olan maillerin ekindeki belgeler direkt düzenlenebilmekte olup, aynı zamanda grup içerisindeki üyelere direkt yanıtlanarak geri dönülebilir. Aynı zamanda bu belgeler Sharepoint’te saklanabilir ve otomatik SharePoint document library’de “Email attachments” adında klasör oluşacaktır. Böylelikle doküman üzerindeki değişiklikler de takip edilebilecektir.
Yukarda bahsedilen özellikler bu hafta itibari ile firmalarda First Release olarak sunulacak olup, kullanıcılardan geri bildirimler beklenmektedir.
