Başarılı şekilde çalışmanın yollarından en önemlisi iş birliği içinde çalışmak olduğu va bilgi akışının iş birliği ekipler ile sağlandığı ortamdır. Ekip olarak çalışmalarda da yer,zaman fark etmeksizin sorunsuz iletişimi gerekmektedir. Tüm ekibin etkin iletişim kurması, aynı belgeler üzerinde çalışması ve merkezi depolama alanlarının olması gibi herkesin aynı anda erişim sağlayabileceği platformlar sağlanması aslında verimliliği getirmektedir. Günümüzde gerek sahada çalışan gerekse de uzaktan çalışanlar için ekip çalışması daha da önemli hale gelmiştir.
Özellikle teknik alt yapısı olgunlaşmamış ya da doğru kurgulanmamış firmalarda, firmalar ofis içeriside bireysel çalışmalardan ise ekip çalışması ve takım ruhu içerisinde çalışılacak ve beraberinde dijital iletişim içerisinde olacak alt yapılara daha çok güven duymaktadır. Buna paralel olarak da şirketlerdeki düzgün iş akışı için iş birliğinin sıkı tutulması ve dokümanlardaki sürümler en aza indirilmelidir. Burada belgeler noktası önemlidir ki günümüzde ekip çalışması içerisinde olan insanların iş hayatlarında birbirleri ile belgelerini paylaşma, belgeler üzerinde beraber çalışma gibi gereksinimleri doğmaktadır. Bu noktada insanlar belgeler/dokümanlar noktasında çeşitli deneyimler edinmiş ve zorluklarla da karşılaşmışlardır. Aşağıdaki belgeler ile yaşanabilecek örnek sorunlar anlatılmış olup, sizler de bu sorunlardan biri/birkaçını yaşıyor musunuz?
Sürüm Denetim Kontrolü
Dosya sunucularınızda ya da ortak alanlarda saklanan ortak çalışma alanlarında belgelerin/dosyaların “demodoc_v1”, “demodoc_v2”, “demodoc_final” gibi uzayıp giden isimlerde kayıt edildiği görüntülenmektedir. Beraber aynı doküman/belge üzerinde çalıştığı durumlarda ekip içerisindeki kişilerin son notlarını kaydetmektedir. Haliyle sürüm konusunda bir karmaşa oluşmaktadır. Dosya isimlendirme konusundaki bu karmaşa kişilerde de en güncel belgede çalışıp çalışmadığı konusunda da kaygıya neden olmaktadır.
Ekli Dosya Limitinin Aşımı
Firma çalışanlarının iletişim için kullandıkları ilk yöntem e-posta gönderimidir. Haliyli e-posta bir süre sonra çalışanların birbirleri ile bilgi paylaşımı haline gelmiştir. Buradaki paylaşımlarda belgelerin e-posta ile de gönderilmesi yer almaktadır. Paylaşılması gereken dosyaların e-posta ile iletilmesi durumunda çalışanlar genellikle ekli dosya limitlerine takılmaktadır. Büyük boyutlu dosyalarda çalışanlar haliyle alternative çözümler bulmaya ya da dosyayı birden fazla bölüme ayırarak birden fazla e-posta ile dosyalarını iletiyorlardır.
Dosyalar Ne Kadar Güvenli Gönderiliyor?
Çalışanların dosyaları birbirine aktarmak için alternatif yöntem bulmayı seçmeleri durumunda aslında firmalar için da potansiyel güvenlik tehditleri ile karşı karşıya kalmaktadırlar. Genellikle, büyük dosyalar ekip üyeleri ile paylaşımın çalışanlara bırakılması durumunda şirketin fikri mülkiyetini riske atarak ve çalışanların cihazları virüslere maruz bırakılması en güvenli yöntem olmadığı aşikardır.
Düşük Disk Alanı Hatası
Belge/dosyalarda yapılan her değişikliğin sürümlerin kaybolmaması için kaydedilmeme gereksiniminden dolayı çalışanlar her yeni sürümü şirket sunucularında ya da sürücülerde kaydederler. Özellikle ekibin tüm üyeleri her bir dosyanın birden fazla sürümünü indirip kaydediyorsa, disk alanı hızla tıkanabilir. Bu firmalar için pahalı veri saklama alanlarına mal olabilir.
OneDrive for Business ile Belge Yönetimindeki Sorunların Giderilmesi
Bulut teknolojisi aslında kullanıcıların karşılaştıkları sorunlarla yüzleşerek belgelerde yaşanılan hayal krıklıklarının giderilmesine yardımcı olmak için firmaların yanında olan teknolojidir. OneDrive for Business bulut teknolojisi firmaların belge yönetiminde sorunları gidermek için güvenli ve kullanışlı çözüm sağlamaktadır. Ekipler belgelerini merkezi bir yerde saklayarak, merkezi yerden güncelleştirebilir, sürü geçmişine erişim sağlanabilir, dosyalara erişim sağlayabilir, dosyaları paylaşabilirler ve haliyle kaydetme ve saklama sıkıntılarının azalmasına yardımcı olmak adına Microsoft’un OneDrive for Business bulut teknolojisinde depolayabilirler. Firma IT yöneticileri olarak çalışanların dijital dosya paylaşımın ve işbirliğinin sıkıcı yönleri ve sorunları yerine işlerine odaklanmalarına olanak sağlanmalıdır. Dijital işbirliğinin kısıtlarına ve sorunlarına harcadıkları zamanı azaltan ve boşa harcanan depolama alanine önleyen çözümler bulunması gerekmektedir ki burada ki çözüm tek kelime ile OneDrive for Business bulut teknolojisidir.
