Bilindiği üzere Shared Mailbox özelliği ortak kullanılan ya da belirlenen mailbox üzerinde mail atmak ve mail almak için kullanılan firma içerisinde daha çok info gibi generic mailler için kullanılan yöntemlerden birisidir. Kullanıcıların ilgili mail adresinden mail alabilmeleri için ise kullanıcılara send as ya da full access gibi yetkilerin verilmesi gerekmektedir. Shared Mailbox üzerinden mail gönderme yetkisine sahip kullanıcılarda mail iletirken ilettikleri mailin varsayılanda kendi gönderilmiş öğelerine düştüğünü gözlemlenecektir. Ancak bazı durumlarda firmalar shared mailbox adına iletilen maillerin yine shared mailbox’ın gönderilmiş öğesinde tutulmasını isteyebilirler. Bu noktada birden fazla yöntem olmak ile beraber ilgili PowerShell komutlarının kullanılması ile ilgili maillerin Shared Mailbox’ın kendi gönderilmiş öğelerinde yer alması sağlanabilir. Bu işlemler için öncelikle ilgili Shared Mailbox’ın oluşturulması gerekmektedir. Bunun için Office 365 Exchange Admin Center ya da PowerShell komutu kullanılmalıdır. Shared Mailbox’ın oluşturulmasının ardından kullanıcılara Send As ya da Full access gibi yetkilendirmeler yapılmalıdır. Gerekli yetkilendirmelerin yapılmasının ardından kullanıcılar Shared Mailbox’a OWA ya da Outlook’larından yetkileri doğrultusunda erişim sağlayabileceklerdir.
Gerekli Shared Mailbox’ın oluşturulması ve de yetkilerin verilmesinin ardından yetkili kullanıcıların Shared Mailbox üzerinden mail atmaları durumunda Shared Mailbox’ın gönderilmiş öğesine maillerin düşmesini sağlayacağı senaryo için PowerShell komutları ile ilerlenecektir. Aşağıda da görüldüğü üzere iki farklı komut yer almaktadır.
Aşağıdaki komutta Send As yetkisine sahip kullanıcıların ilgili mailbox adına mail atmaları durumunda shared mailbox’ın gönderilmiş öğesine mailin iletileceği durumda kullanılmalıdır.
set-mailbox Sharedemo -MessageCopyForSentAsEnabled $True
Aşağıdaki komutta ise Send On Behalf yetkisine sahip kullanıcıların ilgili mail kutusuna ait mail göndermeleri durumunda Shared Mailbox’ın gönderilmiş öğesinde mailin tutulmasını sağlamaktadır.
set-mailbox commonmailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True
Şekilde de görüldüğü üzere yetkili olan demo kullanıcısı Office 365 potalındaki Outlook arayüzünden Shared Mailbox adına mail atmaktadır.
Yapılan konfigürasyonlar sonucunda demo kullanıcısının Shared Mailbox adına attığı mailin yine Shared Mailbox’ın gönderilmiş öğesinde tutulduğu gözlemlenmiştir.
