Office 365 Admin Center’da yer alan “Reports” bölümü IT çalışanlarının firmadaki Office 365 kullanımına dair raporları gözlemlenmesini sağlar. Burada Office 365 servislerinin kullanımına ait başlıklar vardır. Bunlar “mail”, “usage”, “Lync”, “SharePoint”, “Onedrive for Business”, “auditing”, “protection”, “rules” ve “DLP” başlıklarıdır. Herbir başlığın altında da o başlığı ilgilendiren farklı farklı raporlar yer alır. Örneğin “mail” başlığı altından kullanıcıların mailbox boyutlarının ne kadarının kullanıldığına dair raporun alınması için “mailbox usage” linki yer almaktadır. Ya da Lync Online kullanan kullanıcı cihazlarının raporu “Lync” başlığı altındaki “Client devices” linkinden erişeceklerdir. İşte bunun gibi Office 365 hizmetlerinin kullanımına dair raporlar “Reports” bölümünden alınacaktır. Herbir rapor linlinde o rapora ait parametreler yer alacaktır. Örneğin “mailbox usage” raporunda mailbox boyutlarını aşan ya da mailbox boyutlarının %25 altında kullanan kullanıcı sayısı bilgisi alınırken, “usage” başlığı altında yer alan “Browser used” linkinden kullanıcıların Office 365 portalına giriş yaparken kullandıkları browser bilgileri ve o browserı kullanan kullanıcı sayılarının yer aldığı rapor elde edilecektir.
Herhangi bir rapor linkine tıklandığı takdirde aşağıdaki arayüze benzer grafikler gözlemlenecektir. Burada değişen şey rapordaki parametreler olacaktır. Şekilde “Mailbox usage” raporunun ilgili Office 365 firmasına ait raporu yer almaktadır. Bu raporun “Last day” ile son güne aiit rapor olduğu gözlemlenmektedir. Burada haftalık ve aylık raporun alınması da mümkündür. Raporda görsel grafikler ve o grafiklere ait değerler yer almaktadır. “Related reports” bölümünde ise bu rapora benzer rapor linkleri yer almaktadır. Herbir raporda da genel olrak bu başlıklar yer almaktadır. Daha öncede belirtildiği gibi her raporun kendisine özel parametreleri vardır.
“Reports” bölümünde ilgili linklerin dışında şekilde de görüldüğü üzere “Mail protection reports (Excel)”da kullanılabilir. Burada DLP, Spam, Malware, Spam Detail gibi mail güvenliğini ilgilendiren Excel sayfaları ve grafikler yer almaktadır. Ancak bunun kullanılması için öncelikle Mail Protection Reports for Office 365’in kurulacak cihazdaki Excel’e göre (64 bit ya da 32 bit olma durumuna göre) indirilip kurulması gerekmektedir.
Kurulumun yapılmasından sonra ise “Mail Protection Reports for Office 365”e tıklanır ve şekildeki arayüz gelir. Bu arayüzde görüldüğü üzere mail güvenliği ile ilgili sheetler bulunur. Her bir sheette ayrı ayrı raporlar ve datalar yer alacaktır. Ancak “Mail Protection Reports for Office 365”e tıklandıktan sonra hangi Office 365 platformuna bağlanacağı bilgisi verilmelidir. Bunun içinde yetkili bir kullanıcının hesap bilgisi girilmelidir. Excel’deki sheet’lerde bulunan “Query” ile ilgili kullanıcı hesap bilgisinin girilir.
Bağlantının sağlanmasının ardından alınacak raporun son kaç güne ait olması gerektiği bilgisi girilecektir. Burada hazır zaman aralıkları kullanılabileceği gibi, kullanıcı tarafından belirlenen tarih aralığı da kullanılabilir. “Relative Time İnterval” başlığı altından hazır şablonların kullanılması, “Custom Time İnterval” başlığı altından ise kullanıcı tarafından girilen tarih aralıklarındaki değerler rapor olarak sunulacaktır.
Tarih aralığının belirlenmesinden sonra, excelde bulunan tüm sheetlere aid verinin çekilmesi için işlem başlatılmış olunacaktır. İşlemin bitmesinden sonra, şekilde de görüldüğü üzere her sheete ait veriler ve grafikler gelmiş olucaktır. Her sheet’in kendine özel grafikleri vardır. “Traffic” bölümünde enço mail alan ya da gönderen kullanıcı hesap bilgisi yer alırken, ”Spam”bölümünde spam olarak gelen giden maillere ait grafikler yer almaktadır. Böylelikle mail güvenliği ile ilgili detaylı tüm bilgilere ulaşılmış olunacaktır.
