PowerShell ile Office 365 Groups ve Teams Aktivite Durum Raporu

172

Microsoft Teams arka planda Office 365 Groups özelliği ile entegre çalışan, iletişim, ekip olarak çalışmanın yanı sıra takvim ve depolama hizmetlerinin de beraber kullanıldığı firmaların merkezi dijital uygulaması olarak düşünülebilir. Merkezi olarak düşünülmesinin nedenlerinden biri de ekip olarak ya da kişiler arasında ortak kullanılan uygulamaların da bağlanabilmesidir. Sunduğu özelliklerin yanında arka planda BT ekiplerinin de yönetim ve güvenlik anlamında belirli takip etmeleri gereken durumları oluşturmaktadır. Varsayılanda kullanıcıların Office 365 Groups ve Microsoft Teams üzerinde ekip açma özelliklerinin olmasından kontrolsüz grupların açılması ya da açılan Office 365 Groups’ların kullanılmadığı durumlar da oluşabilir. Buun için BT ekiplerinin belirli zamanlarda bu grupların kullanım durumlarını takip etmeli ve gerekirse kullanılmayan gruplar üzerinde kontrollü olarak işlemler yapmalıdırlar.

Office 365 Groups ve Microsoft Teams’de ekip oluşturma yetkisinin belirli kişilere tanımlanması ile detaylı bilgiye linkten erişim sağlanabilir.

Office 365 Groups ve Microsoft Teams özelliğinin aktif kullanıldığı Microsoft 365 ve/veya Office 365 platformlarında BT ekiplerinin Office 365 hizmetleri ile ilgili kullanım durumları raporlarına aşağıdaki arayüzde de görüldüğü üzere Office 365 Admin Center’dan erişim sağlar.

 

TeamsActivityReports_1

 

Office 365 Admin Center dışında Office 365 Groups’ların aktif kullanım durumlarını analiz etmek için Technet Gallery’de yer alan script kullanılabilir. Bu scriptten önce ilgili tenant’daki Exchange Online, SharePoint Online ve Microsoft Teams’e bağlantı sağlanır ve ilgili tenant’taki Office 365 Groups adı, üye sayısı, eklenen misafir hesaplarının sayısı, Teams aktif olup olmadığı, son chat zamanı, chat sayısı, son konuşma, konuşma sayısı, SharePoint Online aktiviteleri gibi birçok detaya erişim sağlanır.

İlgili script öncelikle Exchange Online, SharePoint Online ve Microsoft Teams ile bağlantıyı kontrol eder. Bunun için öncelikle Exchange Online, SharePoint Online ve Microsoft Teams ile bağlantı sağlanmalıdır.

 

TeamsActivityReports_2

 

Exchange Online’a bağlantı sağlamak için aşağıdaki komutlar çalıştırılmalıdır:

Set-ExecutionPolicy RemoteSigned

$UserCredential = Get-Credential

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection

Import-PSSession $Session -DisableNameChecking

 

TeamsActivityReports_3

 

SharePoint Online’a bağlantı sağlamak için aşağıdaki komutlar tenant bazlı düzenlenerek çalıştırılmalıdır:

Get-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -ListAvailable | Select Name,Version

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

$adminUPN=”SharePoint Online yöneticisinin e-mail adresi

$orgName=”Office 365 organizasyonun adı, örneğin: testcompany

$userCredential = Get-Credential -UserName $adminUPN -Message “Type the password.”

Connect-SPOService -Url https://$orgName-admin.sharepoint.com -Credential $userCredential

 

 TeamsActivityReports_4

 

Microsoft Teams’e bağlantı sağlamak için öncelikle Microsoft Teams PowerShell module yüklenmeli ve aşağıdaki komut çalıştırılmalıdır:

Connect-MicrosoftTeams

 

TeamsActivityReports_5

 

Aynı zamanda script içerisinde raporların kaydedileceği yer bilgisi script içerisinde yer almaktadır. Dizin bilgisi değiştirilebilir ya da scriptte yer alan dizin için ilgili klasör oluşturulur.

 

TeamsActivityReports_5_2

 

İlgili bağlantıların sağlanmasının ve raporların kaydedileceği dizin ayarlarının ardından TechNet Gallery’den indirilen script aşağıdaki yetkili kullanıcı hesabı ile çalıştırılır.

 

TeamsActivityReports_6

 

İlgili scriptin çalıştırılmasının Office 365 Groups’ları kontrol edilir ve ilgili veriler çekilir.

Office 365 kullanımlarına dair verilerin çekilmesinin ardından ve scriptin başarılı çalıştırılmasının ardından içerisinde yer alan dizin içerisine raporların kaydedildiği ile ilgili bilgilendirme görüntülenecektir. Ayrıca genel durum bilgisi de aşağıdaki gibi özet halinde sunulacaktır.

 

TeamsActivityReports_8

 

Rapor hem .csv hem de html formatında kaydedilir. Rapor içerisinde Group adı, Office 365 grubun kimler tarafından yönetildiği, üye sayısı, misafir hesap sayısı, açıklamalar, Teams aktiflik durumu, son chat zamanı, toplam chat sayısı, son konuşma, yapılan konuşma sayısı, SharePoint Aktiviteleri gibi birçok detay yer almaktadır.

 

Report created for: Tenant.onmicrosoft.com

Number of groups scanned: 155

Number of potentially obsolete groups (based on document library activity): 132

Number of potentially obsolete groups (based on conversation activity): 60

Number of Teams-enabled groups : 41

Percentage of Teams-enabled groups: 26.45%

 

TeamsActivityReports_9

 

TeamsActivityReports_10

 

 

https://gallery.technet.microsoft.com/Check-for-obsolete-Office-c0020a42

CEVAP VER

Yorumunuzu girin !
İsminizi girin