Microsoft 365’in sunduğu hizmetlerden OneDrive ile kullanıcılara en az 1 TB depolama alanı sunulmakta olup, kulanıcılar bu depolama alanı ile dosyalarını ve klasörlerini saklayabildiği gibi beraber çalışma ve dosya ve klasörlerine her yerden erişim sağlarlar. Haliyle depolama alanı yanında işbirliği ile çalışma imkanına sunar. Sunduğu bu özellikler ile kullanıcılar tarafından kullanılması kaçınılmaz olan OneDrive’da kullanıcılar ve BT ekipleri tarafından sıklıkla sorulan masaüstü, belgeler ve resimler klasörlerinin saklanmasıydı. Buradaki ana amaç sahada sıklıkla karşılaştığımız kullanıcıların çalıştıkları dokümanları masaüstüne, resimlere ya da belgelere kaydetme alışkınlıkları olduğundan bir nevi kulanıcıların ilgili klasörlerinin yedekleri OneDrive’da yedeklenmesiydi. Bu noktada artık Microsoft “Önemli klasörlerinizi koruyun” başlığı ile kullanıcılara masaüstü, belgeler ve resimler klasörlerini kolay şekilde yedekleme imkanı sunmaktadır. Yedeklemenin de yanı sıra Microsoft 365’in sunduğu belge yönetimine, şifreleme ve sınıflandırma özellikleri ile de saklanan bu dokümanların güvenliği sağlanacaktır. Haliyle kullanıcı belgelerinin OneDrive üzerinde saklanması güvenlik perspektifinden de ayrı bir öneme sahip olacaktır.
Bilindiği üzere Windows’un bilinen klasörlerinin başında gelen masaüstü, belgeler ve resimler klasörleri kullanıcıların kullanıcıların önemli dosyalarını sakladıkları, düzenledikleri ve farklı uygulamaların da erişmelerine yardımcı olurlar. Bazı uygulamaların varsayılanda saklama alanları olarak direkt kullanılabilmektedir. Haliyle bu noktada kullanıcılar kimi zaman farkında olmadan önemli bazı belgelerini buradaki klasörlerde depolamaktadır. Haliyle BT ekiplerine kullanıcı bağımsız buradaki klasörleri yedekleme iş yükünü de beraberinde getirmektedir. OneDrive sunduğu bu özellikle ile temelde kullanıcıların önemli ve sık kullandıkları bu alanlardaki belgelerini yedekleme imkanı da sunmaktadır. Bu özellik Windows 7, Windows 8 / 8.1 ve Windows 10 işletim sistemlerinde desteklenmektedir. Kullanıcı bazlı bu ayarın aktif edilmesinin yanı sıre group policy ile de merkezi yönetimi yapılabilmektedir. Group Policy ilkeleri ile ilgili ilgi linkten detaylara erişim sağlanabilir.
Kullanıcılar bazlı “Önemli klasörlerinizi koruyun” özelliğini aktif etmek için OneDrive uygulamasının ayarlar bölümüne girilir. Buradaki “Auto Save” başlığına gelinir ve buradaki “Update folders” seçeneği ile devam edilir. Şekilde de görüldüğü üzere “Protect your important folder” başlığı altında masaüstü, belgeler ve resimler klasörlerinin senkronizasyonunun sağlandığı ve buradaki dosyalara ilgili PC dışında diğer cihazlardan da erişim sağlanacağına dair bilgi yer almaktadır.
“Update folder” seçeneği ile devam edildiğinde “Set up protection of important folders” başlığı görüntülenecektir. Bu bölümde senron edilecek bilinen klasörlerin seçimi yapılır. Masaüstü, Resimler ve Belgeler başlıkları yer almaktadır. Kullanıcılar isterlerse bu başlıklardan seçimler yapabilirler. Örnek vermek gerekirse kullanıcılar sadece masaüstü ve belgeler klasörlerini OneDrive’larına senkron edebilirler. Bunun için yapılması gereken işlem senkron edilmesi istenilen klasör ile ilgili başlığın üzerindeki mavi tik işaretini işaretlemek ya da senkron edilmek istenmeyen klasör üzerindeki mavi tik işaretini kaldırmaktır. Senkron edilmek istenilen klasörlerin seçilmesinin ardından “Start protection” ile senkronizasyon işlemine başlanır.
Şekilde de görüldüğü üzere “OneDrive is starting to protect your files” bölümünde senkronizasyonun başlatıldığına dair bilgi yer almaktadır. “View sync progress” ile ise senkronizasyon işlemindeki durum bilgisi görüntülenir.
Senkronizasyon işleminin tamamlanmasının ardından ilgili portaldan OneDrive’a giriş yapıldığında şekilde de görüldüğü üzere senkron edilen klasörlerin OneDrive’da oluştuğu ve içerisinde ilgili klasörlerde yer alan belgelerin yer aldığı gözlemlenecektir. Böylelikle kullanıcıların sıklıkla kullandıkları klasörlerdeki belgeleri OneDrive’da saklanır ve kullanıcılar diğer cihazlardan da bu belgelere erişim sağlar.
Senkronizasyon işleminden sonra OneDrive uygulamasındaki ayarlar bölümündeki “Auto Save” bölümündeki “Update folders” seçeneğine tıklandığında şekilde de görüldüğü üzere senkron edilen klasörlerin altında “Stop protecting” seçeneği yer almaktadır. Böylelikle senkron edilen klasörlerin istenildi zaman OneDrive senkronizasyonu iptal edilebilir. Ancak burada dikkat edilmesi gereken nokta aradaki senkronizasyon işleminin iptal edilmesi ile saklanan dosyaların OneDrive’da kalması ve yeni belgelerin OneDrive’da kalmamasıdır. Bu konuda kullanıcıları uyaran bir arayüz görüntülenecektir. Senronizasyonu durdurulan klasörde ise o klasör içerisinde yer alan dokümanlara OneDrive’dan erişilmesi için “Where are my files” adında kısayol görüntülenecektir. Bu kısa yola tıklanıldığında bilgisayarda senkron edilen OneDrive dizinine erişim sağlanır.
