Microsoft Teams, Office 365 içerisinde yer alan kullanıcıların iletişim aracı olarak konuşmalar, aramalar, görüntülü görüşmeler, dosya paylaşımları yapabildikleri, ekip olarak yazabildikleri, dosya paylaştıkları ya da diğer uygulamalarla çalıştıkları, takvimlerini takip edebildikleri ve depolama alanlarına erişim sağladıkları merkezi bir uygulamadır. Firma kültürüne uygun ayarların yapılmasının ardından kullanıcıların iş hayatlarındaki birçok uygulamaya erişmeleri ve iletişim kurabildikleri Microsoft Teams, çıktığı ilk günden kullanıcılar tarafından beğenilen ve aktif kullanılan uygulamalardan biri olarak hayatlarında yer aldı. Çıktığı günden bugüne birçok yenilikler ve geliştirmeler ile kullanıcıların ve BT ekiplerinin kullanımını daha efektif hale getiren Microsoft Teams artık dinamik üyeliği kullanan Office 365 gruplarıyla ilişkili ekipleri de desteklemektedir. Dinamik grup üyeliği temelde Azure Active Directory üzerinden yer alan özelliklere göre belirli parametreler belirleyerek, belirlenen parametrelere uyan kullanıcıların otomatik grup üyesi olarak eklendiği grup modelidir. Örneğin Azure Active Directory’deki kullanıcı özelliklerinden biri olan ülke bilgisi TR olan kullanıcıların DemoTR grubuna otomatik eklenmesi gerektiği durumda dinamik grupların kullanılması, BT ekiplerine manuel işlem yapmasına gerek kalmadan ilgili işlemin yapılması anlamına da gelmektedir. Aynı örnek üzerinden gidecek olursak, farklı ülkede yer alan ancak bölge değişikliği sonucunda ülke bilgisinin TR olarak değiştirilmesi gereken bir kullanıcının da otomatik olarak eklendiği grup modelidir. Ülke bilgisi gibi Azure Active Directory’de yer alan birçok özellik dinamik grupların oluşturulmasında kullanılabilir. Bu özelliği kullanarak, belirli bir ekibin üyeleri üyeliği manuel olarak yönetmek yerine, belirli bir ölçüte göre otomatik olarak grup üyeleri güncellenecektir. Microsoft Teams, bir takımın dinamik üyelik değişikliklerinin yansıtması için birkaç dakikadan 2 saate kadar sürebilir. Bunu yapmak için Azure AD Premium P1 lisansı gerekir. Microsoft Teams ekiplerinde dinamik grup şeklinde oluşturulan Office 365 grupları kullanılmaktadır. Yeni ekip oluştururken ya da var olan ekibe üye olarak eklenebilir. Bu işlemler için öncelikle Azure Active Directory tarafında ilgili dinamik grubun oluşturulması gerekir. Şekilde de görüldüğü üzere Azure Active Directory’e tıklanır, “Groups” başlığı altından ”All groups” başlığı seçilir ve “New group” seçeneği ile devam edilir.
“New group” seçeneği ile devam edildiğinde “Group” başlığı altında “Group type”, “Group name”, “Group description”, “Membership type” ve “Dynamic user members” başlıkları yer alır. “Group type” bölümünde Office 365 grup seçilir. “Group name” kısmına açılacak dinamik grubun ismi yazılır. “Group description” kısmına grup ile ilgili açıklama girilir. “Membership type” kısmında ise grup tipi olarak “Dynamic User” seçilir. “Dynamic user members” kısmına ise hangi parametrelere göre grup üyelerinin ekleneceği belirlenir. Burada belirlenen ölçütler doğrultusunda grup üyeleri otomatik olarak eklenecektir.
“Dynamic membership rules” bölümünde gruba eklenecek grup üyelerinin belirlenir. Şekilde de görüldüğü üzere “Add users where” bölümünde Azure Active Directory’de yer alan kullanıcı özellikleri listelenir. Dinamik grup üyeleri buradaki grup özelliklerinde kullanılacak ölçütlere göre belirlenir. Örneğin departman bilgisi “IT” olan kullanıcıları bir gruba eklenmesi durumunda burada kullanıcı özelliklerinden “department” seçilerek devam edilir. İlgili özellik seçildikten sonra hangi kriterlere göre grup üyelerinin getirileceği ile ilgili belirlenir. Örnekte de olduğu gibi “departman bilgisi=IT” olanların getirilmesi için equals seçeneği kullanılacak ve gerekli eşitleme kriteri belirlenecektir. Ayrıca and, or,contains, equals, not equals, not contains, start with gibi seçenekler de dinamik grup üyelerinin belirlenmesinde kullanılabilir.
Gerekli kriterler belirlendikten sonra üyelerin eklenme işlemleri ile ilgili durum bilgisi “Membership processing status” bölümünde görüntülenir. “Evaluating” durumunda grup değişikliği yapıldığı ve güncellemeler değerlendirildiği, “Processing” durumunda güncellemeler işlendiği, “Update complete” işlemin tamamlandığı ve uygulanabilir tüm güncellemelerin yapıldığı, “Processing error” Üyelik kuralını değerlendirirken bir hatayla karşılaşıldığı ve işlem tamamlanamadığı, “Update paused” dinamik üyelik kuralı güncellemeleri yönetici tarafından durdurulduğunu ve “MembershipRuleProcessingState” “Duraklatıldı” olarak ayarlandığını göstermektedir. Ayrıca “Membership last updated” bölümünde ise son güncelleştirme durumu ile ilgili mesajlar görüntülenir. Burada son güncellendiği tarih ve saat bilgisinin görüntülenmesinin yanı sıra “In Progress” ile güncellemenin devam ettiği, “Unknown” ile de son güncelleme süresinin alınamadığı durumları da gözlenebilir.
Şekilde de görüntülendiği üzere dinamik grup üyelerinin eklenme işlemi belirlenen kriterler doğrultusunda tamamlanmış ve durum bilgisi ile son güncellenen tarih bilgisi görüntülenmektedir. Aynı zamanda “Members” bölümünde ise grup üyelerinin sayıları görüntülenecektir.
Bilindiği üzere Microsoft Teams ile dinamik grup türünden olan Office 365 gruplarına da ekipler oluşturulmaktadır. Böylelikle dinamik grup içerisinde yer alan grup üyelerinin Microsoft Teams’de ekipleri ile merkezi olarak uygulamalarına erişebilecek ve iletişim kurabilecekler. Dinamik grubu oluşturulurken belirlenen kriterlere uygun yeni kullanıcının gelmesi ile ilgili kullanıcı otomatik olarak gruba eklenecek ve Microsoft Teams’deki ekibin ortak kullanım alanına erişim sağlayabilecektir. Daha öncede belirtildiği üzere Microsoft Teams, bir takımın dinamik üyelik değişikliklerinin yansıtması için birkaç dakikadan 2 saate kadar sürebilir. Microsoft Teams arayüzünden oluşturulan dinamik grup üyelerini barındıran Office 365 grubu için ekip oluşturmak için grubun sahibi ile Microsoft Teams uygulaması açılır ve “Join or create a team” seçeneği ile ilerlenir. Şekilde arayüz kullanıcıları karşılayacak olup, buradaki arayüzde oluşturulan Office 365 gruplarından seçim yapmak adına “Create a team from an existing Office 365 group” ile devam edilir.
“Choose your team” seçeneği ile var olan Office 365 grupları listelenir. Oluşturulan dinamik grup üyeleri içeren Office 365 grubu seçilir ve “Choose team” seçeneği ile devam edilir.
Şekilde de görüldüğü üzere ilgili dinamik gruba ait ekip oluşturma işlemi tamamlanır. Grubun sahibi ekip ile ilgili yetkilendirmeler, düzenlemeler ve özelleştirmeler yapabilir. Böylelikle grup üyeleri ilgili artık ortak platformdan yazışmalar yapabilecek, dosyalar paylaşabilecek, uygulamalarını kullanabilecek ve merkezileşmiş platformdan ekip olarak süreçlerini yönetebilecektir.
Dinamik üyelikler içeren Office 365 gruplarına ait ekipler oluşturulduğu gibi, var olan ekiplere de üye olarak eklenebilir. Daha önce kullanılan bir ekip içerisine ilgili grup eklenerek var olan platformlarda kullanılabilir. Bunun için daha önce oluşturulan ekip ayarlarından “Members” tabına gelinir ve “Add member” seçeneği tıklanır. Şekildeki arayüzde ilgili dinamik grup adı yazılarak “Add” seçeneği ile üye ekleme işlemi yapılır.
Dinamik üyelik içeren Office 365 grup eklendikten sonra ilgili dinamik grubun üyeleri ekip üyeleri arasında görüntülenir. Böylelikle var olan Microsoft Teams ekiplerine dinamik grupların eklenme işlemi tamamlanır.
