Microsoft Teams Toplantı İlkeleri
Çevrimiçi toplantılar günümüz koşullarında ve iş hayatının dijital dönüşümünde kullanıcıların birebir görüşmelerinde, ekip toplantılarında kullandığı teknoloji olup, Microsoft 365 Teams ile kullanıcılara sesli ve görüntülü konferanslar düzenleyebilecekleri, toplantıda not alabilecekleri, ekran ve sunum paylaşımı yapabilecekleri, toplantıyı kaydedebilecekleri ve anlık mesajlaşma gibi birçok iş verimliliğini arttıracak platform sunar. Toplantı öncesinde Teams toplantı daveti göndererek herkesi bilgilendirebilir, firma dışından olan konuklar davet edilebilir ve önceden yapılmış olan toplantı notları kullanıcılarla hızlıca paylaştırılabilir. Toplantı sırasında Microsoft Teams Odaları ile toplantılara hızlıca başlayabilir, toplantıya katılmadan önce ses ve görüntü gibi özellikler ayarlanabilir, aynı zamanda toplantı sırasında sunum, ekran, beyaz tahta gibi birçok içerik toplantı katılımcılarla paylaşılarak iş birliği içerisinde çalışmalar yapılabilir. Aynı zamanda toplantıda alınan notlar kullanıcılarla paylaşılabilir ve katılımcılarla ilgili toplantı hakkında sohbet edilebilir. Görüldüğü üzere sunduğu birçok özellik ile kullanıcılar uçtan uca toplantı deneyimi yaşar.
Teams toplantıları ile ilgili Bilgi Teknolojileri (BT) yöneticileri merkezi olarak kurallar tanımlayabilir. Böylelikle kullanıcılara atanan ilkeler ve yetkiler doğrultusunda Teams toplantı deneyimi yaşar. Toplantı ilkeleri ile kurumsal ve firma kültürüne uygun kullanıcı deneyimi yaşatır.
Teams toplantı ilkeleri Micrososft Teams Yönetim Merkezinden yönetilir. Microsoft Teams Yönetim Merkezi arayüzündeki “Toplantılar” başlığı altındaki “Toplantı ilkeleri” bölümünden ilgili ayarlar yapılandırılır. Varsayılanda aşağıdaki ilkeler görüntülenir. “Genel (Organizasyon çapında varsayılan)” ilkesi varsayılanda kullanıcılara atanır. BT yöneticileri farklı ilkeler oluşturabilir ve kullanıcılara tanımlayabilir. Aynı zamanda varsayılan ilkelerin ayarlarını da düzenleyebilirler.
İlgili ilkelerden herhangi birine tıklandığında “Genel”, “Ses ve görüntü”, “İçerik paylaşımı”, “Katılımcılar ve konuklar” başlıkları yer alır. Her başlıkta kendi içerisinde ayarlar yer alır. Örnekte varsayılanda atanan “Genel (Organizasyon çapında varsayılan)” ilkesi incelenecektir.
“Genel” başlığı altında genel toplantı ayarları yer alır. Kanallarda “Şimdi toplantı yap” özelliğinin, Outlook eklentisinin, Kanal toplantısı zamanlamasının, Özel toplantı planlamasının etkinleştirilmesi veya devre dışı bırakılması ile ilgili ayarlar bu başlık altından yapılandırılır.
“Ses ve görüntü” başlığı altından Teams toplantılarının ses ve görüntü ayarları yapılandırılır. Döküm oluşturulması, Teams toplantılarının buluta kayda izin verilmesi, IP üzerinden videoyay izin verilmesi, Medya bit hızı (Kb) ayarları ile etkinleştirilebilir ya da devre dışı bırakılabilir. Döküm oluşturulma ayarı, toplantı kayıtlarının oynatılması sırasında resim yazılarının ve konuşma metni özelliklerinin kullanılabilir olup olmadığını kontrol eder.
“İçerik paylaşımı” Teams toplantıları sırasında kullanılan içerik türlerinin denetlenmesini sağlar. Ekran paylaşım modu, toplantıdaki denetim denetim ayarları, dış katılımcılara denetim ayarları, PowerPoint paylaşımları, Beyaz tahta ve paylaşılan notlarla ilgili ayarları bu başlık altından yapılır.
“Katılımcılar ve konuklar” başlığında toplantıya katılmadan önce hangi toplantı katılımcılarının lobide bekleme ayarları ve toplantıya katılma düzeyleri ayarlanır. “Anonim kişilerin toplantı başlatmasına izin ver” ayarı, B2B ve federe kullanıcılar da dahil olmak üzere adsız kişilerin kuruluştaki kimliği doğrulanmış bir kullanıcı olmadan kullanıcının toplantısına katılıp katılamayacağını denetler. “Kişilere otomatik olarak izin ver” ayarı, kişilerin bir toplantıya doğrudan katılıp katılmayacaklarını veya kimliği doğrulanmış bir kullanıcı tarafından kabul edilene kadar lobide bekleyip beklemeyeceklerini kontrol eder. “Arayarak bağlanan kullanıcıların lobiyi atlamasına izin ver” ayarı, telefonla arama yapan kişilerin toplantıya doğrudan katılıp katılmayacağını veya “Kişilere otomatik olarak izin ver” ayarından bağımsız olarak lobide bekleyip beklemeyeceğini denetler. “Özel toplantılarda Şimdi toplantı yap özelliğine izin ver” ayarı özel toplantılarda “Şimdi toplantı yap” özelliğini etkinleştirir ya da devre dışı bırakır. “Canlı alt yazıları etkinleştir” ayarı kullanıcıların katıldığı toplantılarda canlı alt yazıları açıp kapatması için “Canlı alt yazıları aç” seçeneğinin kullanılabilir olup olmadığını denetler. “Toplantılarda sohbete izin ver” ayarı kullanıcıların toplantılarda toplantı sohbetine izin verilip verilmeyeceğini denetler.
Toplantı ilkeleri ile ilgili gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra ilgili ilke kullanıcılara tanımlanır ve böylelikle kullanıcılar atanan bu ilkeler doğrultusunda Teams toplantılarını gerçekleştirir.
Microsoft Teams Toplantı ilkeleri ile ilgili detaylı bilgiye ilgili linkten erişim sağlanır.
