Microsoft Teams’de Polls Uygulaması ile Anketler Oluşturma
Hibrit iş hayatın vazgeçilmezi parçası toplantılar, firmaların dijital dönüşüm yolculuğundan sunulan teknolojiler ile çevrimiçi olarak düzenlenmektedir. Haliyle BT yöneticileri kullanıcılara gerçek toplantı deneyimini sunacak teknolojilere odaklanmıştır. Microsoft, kullanıcılara Microsoft Teams uygulaması ile çevrimiçi toplantılar yanı sıra beraber çalışma platformu, sohbet edebilme, aramalar yapabilme, farklı uygulamalar ile entegre çalışabilme imkânı, dosya ve belge depolama ve belgeler üzerinde çalışma gibi birçok avantajı da beraberinde sunar.
Microsoft Teams toplantı özellikleri ile kullanıcılar uçtan uca toplantı deneyimi yaşatır. Teams toplantılarında kullanıcıların ihtiyaç duydukları ve toplantı verimliliğini arttıran ekran paylaşımı, sohbet, toplantıyı kaydetme, tartışma odaları, beyaz tahta paylaşımı, PowerPoint Live, Excel Live gibi birçok özellik yer alır. Kimi zaman Teams toplantılarında, gerek toplantı öncesinde, gerek toplantı sırasında birçok konuda anketler yaparak bilgiler toplanması gerekebilir. Bu gibi gereksinimlerde toplantı düzenleyicisi ya da sunum yapan kişiler, arka planda Microsoft Forms’u kullanan Polls uygulaması ile Microsoft Teams toplantılarında anketler düzeleyebilir. Toplantı öncesinde oluşturulan anketleri toplantı sırasında başlatabilir, katılımcıların mobil, web, masaüstü uygulamalarından ilgili anketi görüntülemesi ve yanıtlaması sağlanır. Anket başlatıldığında toplantı ekranında bildirim olarak açılır ve toplantı sohbet ekranında da ilgili ankete erişim sağlanır. Aynı zamanda toplantı sırasında da anketler düzenlenebilir. Çoktan seçmeli, kelime bulutu şeklinde anketler, çoktan seçmeli sınav, derecelendirme anketi, sıralama anketi gibi birçok türde anket düzenlenebilir.
Microsoft Teams toplantılarında anket oluşturmak için öncelikle ilgili toplantıya Polls uygulaması eklenmelidir. Bunun için Teams toplantısındaki “Uygulamalar”a tıklanarak, “Polls” uygulaması seçilir.
Polls uygulaması ile ilgili genel bilgilerin yer aldığı arayüz görüntülenir. “Ekle” seçeneği ile toplantıya “Polls” uygulaması eklenir.
Şekildeki arayüzde kullanıcıların anketlerle ilgili bilgiler edinmeleri adına bazı URL’ler paylaşılmıştır. Teams toplantısında ilgili anket uygulamasını kullanmak için “Kaydet” seçeneği ile ilerlenir.
Şekilde de görüldüğü üzere ilgili Teams uygulamasının üst bölümünde “Anketler” uygulaması görüntülenmektedir. Aynı zamanda toplantının yan tarafında “Anketler” bölümü görüntülenmektedir. Toplantıya anket eklemek için bu bölümdeki “Yeni Anket” seçeneğine tıklanır. İstenirse katılımcıların bir simgeye tıklayarak hızlıca geri bildirim verebileceği hızlı anketlerde aşağıdaki yer alan “Hızlı anket başlat” bölümünden düzenlenebilir.
“Yeni anket” seçeneği ile ilerlendiğinde toplantıda etkileşimi arttıracak anket türleri görüntülenecektir. Bu arayüzdeki seçeneklerle kullanıcılar çoktan seçmeli anketler, test, kelime bulutu, değerlendirme, derecelendirme türünde anketler düzenleyebilir. Toplanacak bilgiye göre ilgili anket seçilir ve gerekli düzenlemeler yapılarak toplantıya katılım sağlayan kullanıcılara sunulur.
Örnek çoktan seçmeli bir ankette ilgili sorunun bilgileri, seçenekleri ve çoklu seçim, yanıtlar ile ilgili ayarlar düzenlenir. Anketler uygulaması temelde arka planda Microsoft Forms uygulamasını kullandığı için anket seçenekleri ve ayarları katılımcıların Forms uygulamasındaki aşina olduğu özellikleri içerir. Kullanıcılar bu sayede hızlıca Teams toplantılarında anketler düzenler. İlgili anket taslak olarak kaydedilip sonra başlatılabilir ya da anket ayarları yapıldıktan sonra “Şimdi başlat” seçeneği ile başlatılır.
“Şimdi başlat” seçeneği ile ilerlendiğinde ilgili anket Teams toplantısında görüntülenir. Kullanıcılar anket yanıtlarını anket oluşturulurken yapılan ayarlara göre gönderirler.
Anketleri gönderildiğinde yapılan ayarlara göre yanıtlar Teams toplantı ekranında ya da yan taraftaki “Anketler” bölümünde görüntülenir.
Yan bölümde yer alan Anketler başlığı altında ilgili anket sonuçları görüntülendiği gibi anket ile ilgili anketi kapatma, yanıt ayrıntıları, sonuçları dışa aktarma ya da anketi silme gibi işlemler de yapılır.
Şekilde de görüldüğü üzere ilgili anket Teams uygulamasının “Sohbet” bölümündeki toplantı bilgilerinin yer aldığı bölümde de görüntülenir. Anket ilgili detaylara bu bölümden de erişim sağlanır.
Polls uygulaması eklenerek gelen anketler arka planda Microsoft Forms ile çalışır. Şekildeki arayüzde de görüldüğü üzere anketi oluşturan kullanıcının Microsoft Forms portalında ilgili anket görüntülenir.
