Microsoft Teams’de Admin – Microsoft 365 Uygulaması
Microsoft 365, firmaların dijital dönüşüm yolculuklarında işbirliği içerisinde çalışmanın yanı sıra üretkenlik sunan bir platformdur. Bilgi teknolojileri ekipleri, firma kültürüne uygun bu hizmetleri kullanıcılara sunmanın yanı sıra, operasyonel işleri de yürütmektedir. Bilindiği üzere Microsoft 365 Admin portalında birçok yönetim merkezi vardır ve buradan BT yöneticileri ihtiyaçları doğrultusunda ayarları konfigüre ederler. Başta küçük ve orta ölçekli firmalar olmak üzere, BT yöneticilerinin kullanıcı oluşturma, kullanıcı parolası sıfırlama, Teams için ekip oluşturma, mevcut ekiplerdeki temel ayarlar, abonelik gibi temel yönetimsel işlemleri gerçekleştirebilecekler Admin- Microsoft 365 artık Teams uygulama havuzunda yerini almıştır. Böylece BT yöneticileri Microsoft 365 yönetim merkezlerine geçmek zorunda kalmadan temel işlemleri Teams uygulaması içerisinden gerçekleştirebilecektir. İşbirliği içerisinde çalışırken, aynı zamanda kolaylıkla yönetici olarak yapılması gereken temel işlemlerinde kolayca yapılmasına olanak sağlamaktadır. Bu uygulamanın ilk versiyonunda Microsoft 365 yönetim merkezinin basitleştirilmiş bir görünümü ile kullanıcılara sunulmuştur. Bu arayüz temelde çok teknik olmayan ancak yetkisi olan kullanıcıların basit operasyonları yapabilmesi için tasarlanmıştır. Bu uygulaması ile kolay yönetimsel aksiyonlar hızlıca Teams arayüzünden yapılabilecektir.
Admin – Microsoft 365 uygulamasına Microsoft Teams içerisinden erişmek için öncelikle Microsoft 365 yönetiminde yetkili olan kullanıcıların uygulamayı eklemesi gerekir. Bunun için Microsoft Teams uygulamasının sol alt bölümündeki “Uygulamalar” bölümündeki uygulama havuzunda Admin- Microsoft 365 uygulamasına tıklanır. “Ekle” seçeneği ile ilgili uygulama Teams uygulamasına eklenir.
Uygulama eklendikten sonra Teams’in sol bölümündeki menü de uygulama görüntülenir. Admin – Microsoft 365 uygulamasında temel ancak çok kullanılan yönetici fonksiyonları yer alır. “Başka bir kişi için bir hesap oluşturun” ile kullanıcı hesabı oluşturulur, gerekli ayarlamalar yapılarak lisans tanımlaması yapılır. “En son Office uygulamasını yükleyin” ile Microsoft 365 lisansında yer alan Office uygulaması için gerekli olan kurulum dosyası indirilir ve akabinde Office uygulamaları kurulumu yapılabilir. “Kuruluşunuz” başlığı altında 3 sekme yer alır. “Kullanıcılar” sekmesinde mevcut kullanıcılar listelenir. Aynı zamanda “Kullanıcı ekle” seçeneği ile yeni kullanıcı hesabı eklenebilirken “Parolayı sıfırla” ile kullanıcı parolaları sıfırlanabilir. Bu sekmede mevcut kullanıcı hesapları ile ilgili temel işlemlerde yapılır.
Mevcut kullanıcı hesabına tıklandığında ilgili kullanıcının hesap bilgileri, lisans ve uygulamaları, parola sıfırlama, oturum açmayı engelleme, kullanıcı hesabını silme gibi yönetimsel işlemler hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilir. Görüldüğü üzere Admin – Microsoft 365 uygulamasındaki arayüzler kullanıcı deneyimini kolaylaştırmak adına web arayüzünden erişim sağlanan Microsoft 365 yönetim merkezine benzer şekilde tasarlanmıştır.
Admin – Microsoft 365 uygulamasındaki “Teams” sekmesinde ise oluşturulmuş olan ekipler listelenir. Bu arayüzde mevcut ekiplere dair ayarlar yapılır. Ekiplerin sahipleri, üyeleri, konuklar, e-postaları, adları ve açıklamaları gibi birçok ayarlama bu arayüzden yapılır. Aynı zamanda mevcutta olan ancak kullanılmayan ekipler de yine bu arayüzden silinir. “Ekip ekle” seçeneği ile ise yeni ekip oluşturulur ve yeni oluşturulacak olan ekibe dair ayarlar yapılandırılır.
Mevcut bir ekibe tıklandığında şekilde de görüldüğü üzere ekip ile ilgili genel bilgiler, ekibin üyeleri ve ekibin ayarları yapılandırılabilir. Böylelikle BT yöneticilerinin ekiplerle ilgili genel ihtiyacı olan ayarlara bu arayüzden erişim sağlanır ve konfigüre edilir.
“Abonelikler” sekmesinde ise BT yöneticileri sahip oldukları lisansları listeler. Lisanları ile ilgili atanan lisansları, satın alınan miktarı, abonelik durumu gibi bilgilere erişir. Daha fazla ürün ekleyebilir, lisans ataması yapabilir, ödeme yöntemini ve faturaları görüntüleyebilir.
Mevcut lisansa tıklandığında ise ilgili lisansın atanan ve kullanılabilir durumunu, abonelik ve ödeme durumunu, satın alınması ile bilgileri, hizmet kullanım adresini, ürün ayrıntıları ve yükseltilmeleri ile bilgileri ve eklentileri görüntüler. Aynı zamanda her başlığa ait abonelikle ilgili ayarları buradan yapılandırabilir.
Özellikleri ve fonksiyonları ile Admin – Microsoft 365 uygulaması, BT yöneticilerinin en temel işlerini yapabildiği ve monitörleyebildiği bir arayüz sunar. Bu arayüz aşina olunan Microsoft 365 yönetim merkezleri ile benzer şekilde tasarlanmış olup, kullanıcılar, ekipler ve aboneliklerle ilgili yönetimsel işlemlerinin Teams içerisinden kolayca yapılmasına olanak sağlar.
