Microsoft To Do ile Listeyi Paylaşma, Yazdırma, E-posta ile Gönderme Özellikleri
Microsoft 365 uygulamalarından olan Microsoft To Do, kullanıcıların görevlerini yönettikleri bulut tabanlı uygulamadır. Kullanıcılar To Do ile görevler oluşturabilir, oluşturdukları bu görevlere son tarih atamaları yapabilir, açıklamalar yazabilir, anımsatıcılar ayarlayabilir, yenileyebilir ya da dosyalar ekleyebilir. Görevleri listeler halinde belirli başlıklarda toplayabilirler. To Do ile gelen hali hazırdaki listeleri kullanabilecekleri gibi kendilerine özel listeler de ekleyebilirler. To Do uygulaması Planner ve Outlook görevleri ile de senkronize çalışabilir. Bahsedilen bu ve buna benzer birçok özellik ile To Do uygulaması kullanıcılara uçtan uca görev yönetimi sağlar. Kullanıcılar isterlerse görevlerin yer aldığı kendi listelerini kendi kuruluşunda yer alan kullanıcılar ile paylaşabilir. Microsoft To Do uygulaması kişisel Microsoft hesapları arası paylaşımı, aynı iş veya eğitim ortamındaki hesaplar arası paylaşımı, gerekli yetkiler düzenlendiği takdirde kişisel Microsoft hesaplarından iş hesaplarına paylaşımı destekler. İş hesaplarından kişisel hesaplar ile paylaşım yapılmasına olanak sağlamaz. Listelerin paylaşma özelliği ile farklı kişiler ile To Do görevleriniz üzerinde çalışılır. Bir listeyi paylaşmak için ilgili listeye tıklanır ve sağ üst bölümde yer alan paylaşım simgesine tıklanır. Paylaşma menüsü açıldığında davet bağlantısı görüntülenir. İlgili bağlantı kopyalanabilir ya da e-posta ile paylaşılmak istenilen kullanıcıya iletilebilir. Aynı zamanda paylaşım ile ilgili erişimler de ayarlanabilir. Kullanıcı isterse paylaşmış olduğu listenin paylaşımını sonlandırabilir.
Listeler ile ilgili diğer bir özellik listelerin yazdırılma özelliğidir. Kullanıcılar kendi oluşturdukları listeleri yazdırabilirler. Böylelikle görevlerin fiziksel bir kopyası da tutulabilir. Yazdırılan listelerdeki görevler üzerinde dijital platform dışında fiziksel olarak da çalışılabilir. Listeyi yazdırma özelliği ile ilgili liste PDF olarak da kaydedilip ek olarak iletilebilir. Listeyi yazdırmak için ilgili listeye tıklanır ve sağ üst bölümde yer alan “…”ya tıklanarak “Listeyi yazdır” seçeneği seçilir.
Şekilde de görüldüğü üzere ilgili liste ile bilgiler ve içerisinde yer alan görevlerin yer aldığı liste çıktısının ön izlemesi görüntülenir. Gerekli yazdırma ayarları yapılarak listenin çıktısı alınır ya da PDF olarak kaydedilebilir.
Listeler kullanıcılarla paylaştırılabildiği gibi direkt olarak e-posta ile gönderilebilir. E-posta ile gönderildiğinde kullanıcı ilgili kullanıcıya liste ile ilgili bilgileri ve içerisindeki görevleri ve detayları iletir. Burada listenin hali hazırdaki son durumu e-posta ile iletilir. Paylaşma gibi kullanıcıların güncel listede beraber çalışma olanağı sunarken e-posta ile listenin gönderilmesi listenin mevcut bilgilerinin kullanıcıya e-posta ile iletilmesidir. Böylelikle aslında liste ve liste içerisindeki görevler e-posta ile kullanıcılara iletilir. Listeyi e-posta ile göndermek için ilgili listeye tıklanır ve sağ üst bölümde yer alan “Listeyi e-postayla gönder” seçeneğine tıklanır.
Şekilde de görüldüğü üzere ilgili liste ve detayları e-postaya otomatik olarak eklenir. Liste adı, içerisindeki başlıklar ve başlıkların altında yer alan görev ve görev detayları ilgili e-postada görüntülenir. Görevlerin yanında kutucuklar yer alır. Tamamlanan görevlerin yanındaki kutucuklar yeşil renk ile doldurulmuş olarak görüntülenir. E-postanın konu kısmında ise Microsoft To Do ve listenin adı otomatik olarak yazılır. Kullanıcılar isterse ilgili alanlarda değişiklik yapabilir ve ilgili kullanıcılara listeyi iletebilirler.
