Microsoft To Do ve Microsoft Planner Entegrasyonu
İş hayatında görevler bireysel ya da ekip olarak kullanılan ve iş verimliliğini arttıran özelliklerdendir. Kullanıcılar Outlook görevler kullanmanın yanı sıra Microsoft 365 ile Microsoft To Do ve Microsoft Planner ile de tanıştılar ve kullanmaya başladılar. Microsoft To Do ile kullanıcılar kendi işlerini planlayıp yönetebilirken, Microsoft Planner ile ekipler görev atamaları yapabilir ve ortak platformda ekip olarak ekip yönetimi yapabilmektedir. Kullanıcılar ekip içerisindeki görevlerini Microsoft Planner üzerinden takip edebilirken, bireysel olarak planladıkları görevleri Microsoft To Do ile yönetebilir. Microsoft görev yönetiminde bir adım daha ileri giderek merkezi görev yönetiminde Microsoft Planner ile Microsoft To Do arasında entegrasyonı sağlamıştır. Artık kullanıcılara Microsoft Planner’dan atanan görevlerini Microsoft To Do üzerinde görebilecekler ve belirli özelliklerle yönetebileceklerdir. Bu da kullanıcılara tek arayüzde hem bireysel görevlerini hem de ekip tarafından atanan görevlerini takip edebilme ve belirli yetenekleri kullanabilme imkanı sunacaktır. Bu özellik ile beraber artık kullanıcılar Outlook, To Do ve Planner ile entegre görev yönetime sahip olacaktır.
Microsoft To Do üzerinde “Bana Atanmış” bölümünde kullanıcılar, Microsoft Planner üzerinden atanan görevleri görüntüleyebilirler. “Bana Atanmış” bölümüne Windows 10, iOS, Android cihazlarındaki To Do uygulamasından ve Outlook ve To Do web arayüzünden erişebilirler. Bu özelliğin kullanılabilmesi için Microsoft To To ve Microsoft Planner entegrasyonunun aktif edilmesi gerekir. Kullanıcılar To Do uygulamasını açtıklarında alt bölümde “Bana Atanmış” ile ilgili bildirim görüntülerler. Bu bildirim Planner’de kullanıcılara atanan görevlerin listenemesi ile ilgili kullanıcılardan izin istemektedir. “Listeyi göster” seçeneği ile devam edildiğinde ilgili Microsoft To Do ve Planner entegrasyonu ile ilgili zin verilir ve To Do’daki “Bana Atanmış” bölümünde Planner’da kullanıcıya atanan görevler listelenir. İlerleyen zamanda da kullanıcılar To Do ayarlarından bu özelliği aktif edebilirler. Bu özelliği aktif etmek istemeyen kullanıcılar ilgili bildirimdeki “Şimdi değil” seçeneği ile devam eder.
Microsoft To Do ve Microsoft Planner arasındaki entegrasyon ayarını her kullanıcı To Do’nun “Ayarlar” bölümünden değiştirebilir. Şekilde de görüldüğü üzere To Do “Ayarlar” bölümündeki “Bağlantılar” başlığının altında Planner’daki kullanıcıya atanan görevlerin görüntülenmesi ile ilgili özelliğin açılması ya da kapatılması söz konusudur.
Süreç Microsoft Planner üzerinden görev tanımlaması ile başlar. “Görev ekle” ile görevin adı, bitiş tarihi, atanan kişi gibi temel özellikler girilir, istenirse görev ile ilgili başlangıç tarihi, ilerleme durumu, öncelik, notlar, denetim listesi, ek gibi birçok ayar tanımlanır.
Planner üzerinde görev tanımlanması yapıldıktan sonra görev atanan kullanıcının To Do uygulaması üzerinde “Bana Atanmış” bölümünde ilgili görev görüntülenir. Göreve tıklandığında ilgili görevde tanımlanan özellikler burada görüntülenir. To Do üzerindeki “Bana Atanmış” bölümündeki görevler üzerinde isim değiştirme, denetim listesindeki öğelerde değişiklik, tamamlama işlemi ve denetim listesine öğe ekleme, göreve yorum ekleme, görevin son tarihini değiştirme, Microsoft To Do’daki “Günüm” bölümüne ekleme işlemleri yapılabilir. Bahsedilen özelliklerde yapılan değişiklikler otomatik olarak Microsoft Planner’daki göreve de yansır.
Örnek vermek gerekirse ilgili bir görev Microsoft To Do üzerinde tamamlandığında Microsoft Planner üzerinde de tamamlanmış olarak görüntülenecektir. Sunduğu yeni özelliklerle ve gelecek özellikler ile Microsoft 365, kullanıcılara uçtan uc01a görev yönetimi yapmayı hedeflemektedir.
