Office 365 kullanıcıları, mail kullanımlarında iş hayatlarında ihtiyaçları olan add-in’leri ekleyebilmekte ve efektif şekilde bu add-in’leri kullanabilmektedir. Ancak kurumsal çerçevede bu add-in’lerin merkezi noktadan yönetilmesi gerektiği durumlarda ise Office 365 Exchange Admin Center’dan bu işlemler yapılabilir. Böylelikle IT yöneticileri add-in’ler ile ilgili yetkilendirmeler yapabilirler. Başka bir avantajı ise firmaya özel yazılmış olan bir add-in Office 365 Exchange Admin Center’dan eklenmesi ile kullanıcılarda otomatik olarak aktif edilebilir ve kullanıcıların yetkileri ile ilgili ayarlamalar yapılabilir.
Exchnage Admin Center’daki “organization” başlığındaki “add-ins” bölümünde Microsoft tarafından varsayılanda gelen addin’leri gözlemlenmektedir. Bu add-in’ler aktif olarak gelmek ile beraber, kullanıcılar bu add-in’lere ait değişiklikleri OWA arayüzünden ya da Outlook arayüzünden yetkileri doğrultusunda değiştirebilirler.
Yeni add-in eklenilmek istenildiğinde ilgili arayüzde “+” işaretine tıklanmalıdır. Şekilde de görüldüğü üzere temelde 3 ana başlık yer alacaktır. “Add from the Office Store” başlığında kullanıcılar Office Store içerisinde yer alan uygulamaları direkt add-in olarak ekleyebilmektedir. “Add From URL” başlığnda ise add-in’e ait URL bilgisinin girilmesi ile ilgili URL’e ulaşılması sağlanacaktır. Son olarak “Add from file” başlığında ise ilgili add-in’e ait dosyanın yüklenmesi ile add-in’nin merkezi yerden dağıtılması sağlanır. Firmaların kendi yazdıkları add-in’lere ait dosyaların yüklenmesi gibi işlemlerde bu seçenek ilerlenebilir. Demo ortamında “Add from the Office Store” ile devam edilecektir.
“Add from the Office Store” ile deva edildiğinde Office 365 Store’un otlook ile ilgili olan uygulamaların yer aldığı sayfa açılacaktır. Burada birçok uygulama son kullanıcının Office 365 servislerini destekleyici niteliktedir. Kullanıcılar buradaki uygulamaları ekleyerek hem Office 365 uygulamalarını hem de 3rd party party uygulamalar ile Office 365 uygulamaları entegre çalışabilirler. “FindTime” uygulaması toplantı organizasyonlarında kullanılabilecek başarılı uygulamalardan birisidir. Kullanıcıların uygunluk durumlarını görüneceği, toplantı düzenlenebileceği aynı şekilde Outlook içerisinde de gözlemlenebileceği uygulamalardan biridir. Demo ortamında eklenecek uygulama “FindTime” uygulaması olup, ilgili uygulamaya tıklanır.
Office 365 Store’da ücretli ya da ücretsiz uygulamalar yer almaktadır. İlgili uygulamaya tıklanması ile uygulama hakkında açıklamaların yer aldığı arayüz gözlemlenecektir. “Add” seçeneğinin tıklanması ile uygulamanın eklenme işlemine başlanır.
“Add-in installation” başlığında eklenecek uygulama, verrsiyon bilgisi, yayıncı bilgisi ve uygulama için gerekli olan izinlerin yer aldığı açıklama ekranı yer almaktadır. Gerekli olan izinler için onay verilmesi gerekmekte olup, “Yes” butonuna tıklanması ile add-in ekleme işlemine devam edilecektir.
Onayın verilmesi ile Outlook Add-in’nin eklendiği ile ilgili bilgi arayüzü gelecektir. Add-in kullanımına ait bilgiler yine bu arayüzde yer almaktadır.
İlgili add-in seçme işleminin tamamlanması ile Exchange Admin Center’da uygulama gözlemlenecektir. Varsayılanda uygulama pasif şekilde gözlemlenecektir. Uygulamaya ait ayarlar ile ilgili değişiklik yapılmak istenildiği durumda 1 numaralı kalem simgesinin bulunduğu butona tıklanılacaktır. Burada uygulamanın aktif edilmesi, pasif edilmesi ya da kullanıcının uygulama ile ilgili durumu değiştirip değiştiremeyeceğine dair seçenekler yer almaktadır. 1 numaralı simgeye tıklanarak devam edilir.
Şekilde de görüldüğü üzere add-in’e ait ayarlar yer almaktadır. Belirlenen add-in’nin organizasyon bazında olup olmayacağı, varsayılanda aktif ya da pasi olabileceği ve kullanıcıların add-in’i pasif edip edemeceğine dair seçenekler bulunmaktadır. “Optional, enable by default” seçeneğinin seçilmesi ile tüm kullanıcılarda uygulamanın aktif edilmesi sağlanır.
Office Store içerisinde yer alan uygulamanın eklenmesi ile varsayılanda aktif edilmiş olur.
Uygulamanın Exchnage Admin Center’dan eklenmesi ile kullanıcılar gerek OWa gerekse de Outlook uygulamasındaki Add-in’lerin bulunduğu arayüzden eklenen uygulamayı gözlemleyebileceklerdir. Şekilde de görüldüğü üzere OWA arayüzünden eklenen add-in’ler, Office 365 portalında ayarların yer aldığı mail başlığındaki “Manage add-ins” bölümünde yer alacaktır. Kullanıcılar yetkileri doğrultusunda bu add-in’ler ile ilgili ayarları bu arayüzde yapabilirler.
Eklenen add-in’in OWA ya da Outlook uygulamasında yer alacaktır. Bazı add-in’ler Outlook araçlarının bulunduğu yerde logo ya da simgeleri ile yer alırken, bazı uygulamalar maillerin içerisinde ntegre şekilde gözlemlenecektir. Şekilde de görüldüğü üzere demo ortamında eklenen “FindTime” uygulaması maillerin içerisine otomatik olarak eklenmiştir. Böylelikle Exchange Admin Center içerisinde Exchange Online addin’leri merkezi olarak yönetilmiş olacaktır.
