Office 365 Groups çıktığı günden bu yana gerek içerisinde bulundurduğu özellikler gerek iş birliği içinde çalışma ikanı gerekse de gelişen özellikleri ile son kullanıcı tarafından aktif kullanılmaktadır. Son kullanıcı tarafında efektif kullanılan Office 365 Groups, organizasyon dışında iş birliği yapılan firmalar ya da müşterilerle de kullanımı son kullanıcı tarafından sıklıkla talep edilmekteydi. Gelen bu geri bildirimler sonucunda Office 365 Groups’a artık misafir hesaplarda üye edilebilmekte olup, şirket dışındaki hesaplarda da kullanılabilmektedir. Misafir hesabın gruba üye edilmesi ile şirket dışı çalışanlarda yekileri çerçevesinde Office 365 Groups’da açılan grubun özeliklerini kullanabilecek verilerine erişim sağlayabilecektir.
Oluşturulan Office 365 Groups’un grup sahibi tarafından web arayüzünden misafir hesap eklenerek, misafir hesaba bir seferlik gruba eklendiğine dair bilgi maili iletilecektir. Office 365 Groups’un özelliklerinden takvim, mail gibi özellikleri kullanmaya başlamaktadır. Office 365 Group özelliğine ise web arayüzündeki Office ya da Office 365 Groups’un mobil uygulaması ile erişim sağlayabilir. Bulut tabanlı eklenmiş dosyalara erişim sağlayabilmekte olup, misafir hesapların gruptan çıkabilme opsiyonları da bulunmaktadır.
Aşağıdaki şekilde de görüldüğü üzere kullanıcılar Office 365 Groups’un içerisindeki üyelerin olduğu bölüme gelinir ve “Guests” tabı tıklanır.
“Guests” tabında “Add members” ile de misafir hesaplar eklenir ve kaydedilir.
İlgili misafir hesabın eklenmesi ile misafir hesaba gruba eklendiğine dair bilgilendirme maili iletilecektir. Böylelikle misafir hesabı grubun verilerine yetkileri doğrultusunda erişim sağlayacaktır.
Şekilde de görüldüğü üzere gruba yazılan örnek yazışma misafir hesaba da mail olarak iletilmiştir.
Misafir hesapların erişim sağlayabilmesi için kurumsal ya da bireysel (outlook.com ya da gmail gibi) hesap olması gerekir.Bu da misafir hesapların kişisel hesapları ile de erişim sağlayabileceklerini göstermektedir. Eğer misafir hesabın emaila dresi Microsoft hesabı ile ilişkilendirilmiş ise (Office 365 ya da Outlook.com gibi) kullanıcılar direkt oturum açma sayfasından kimlik doğrulamasını sağlayacaklardır. Misafir hesabın Microsoft hesap olmaması durumunda ise hesap oluşturulmak için Sign-up (kayıt) sayfasına yönlendirilecektir.
Misafir hesaplarına Office 365 Groups ile ilgili yetkilendirmeler ve erişimler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.
Referans: https://blogs.office.com/2016/09/08/introducing-guest-access-for-office-365-groups/
