Office 365 servislerinde kontakt bilgileri ve kişisel bilgiler önemli noktlardan biridir. Kullanıcılar mail ilettiklerinde ya da Skype for Business kullandıklarında ve yahut diğer hizmetlerde bir kullanıcının bilgileri araştırıldığında kurumsal resmin bulunması çalışanlar ve firmalar için önemlidir. Resim ekleme işlemi kullanıcılar tarafından yapılabildiği gibi Office 365 yöneticileri tarafından da yapılmaktadır. Haliyle bu işlemin aslında farklı methodları söz konusudur.
Kullanıcı fotograf simgesi görülen her yerden kullanıcılar ya da IT yöneticiler Office 365 ortamına resim ekleyebilirler. 
simgesi görülen yerlerde resim eklenebilir ya da değiştirilebilir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta Office 365 hizmetinin kurumsal servisleri içerisinde barındıran bulut teknolojisi olduğunu ve bu hizmete eklenecek resimlerinde kurumsal resimler olması gerektiğidir.
Kullanıcılar kendileri resim eklemek istediklerinde Office 365 portalından bu işlemi gerçekleştirebilirler. Bunun için Office 365 portalına giriş yapmaları akabinde de sağ bölümdeki fotograf simgesine tıklamaları gerekmektedir. Resim simgesine tıklanmasının ardından şekilde arayüzden kullanıcılar “Change” işlemi ile resimlerini değiştirebilmektedir.
“Change” seçeneğinin tıklanması ile şekildeki arayüz kullanıcıları karşılayacaktır. Browse diyerek ilgili resim seçilir ve “Save” ile kullanıcılar ekledikleri resmi kayıt edeceklerdir. Böylelikle ilgili kullanıcıın bilgileri arandığında ya da Office 365 servislerinde ilgili kullanıcının resmi diğer kullanıcılar tarafından görüntülenecektir.
Office 365 yöneticileri resim ekleme işlemini kendileri gerçekleştirmek istediklerinde birkaç method söz konusudur. Bu işlemi Office 365 Exchnage Admin Center’a gelerek gerçekleştirebilirler, PowerShell komutlarını kullanabilir veya Active directory senkronizasyonu yapılıyor ise lokal Active Directory’den bu işlemi yapabilirler.
Office 365 yöneticileri Office 365 portalından kullanıcıların resimlerini “on behalf of” olarak gerçekleştirebilirler. Bunun için Office 365 Admin Center’dan “Exchange Admin Center”a gelinir ve resmi değiştirilecek kullanıcının bilgilerine erişmek için sağ bölümdeki resim simgesine tıklanır ve “Another user” seçilir.
“Another user” seçeneği ile devam edildiğinde şekildeki arayüz kullanıcıları karşılayacaktır. Bu arayüzde resim eklenmek istenilen kullanıcı seçilmelidir. Örnekte user1 demo kullanıcısı seçilerek devam edilecektir.
İlgili kullanıcının seçilmesinin ardından kullanıcının ayarlarına Office 365 adminin on behalf of yetkileri ile eriştiği gözlemlenir. Bu sayede Office 365 admin kullanıcı bilgilerinde güncelleştirme yapabilecektir. Şekildeki arayüzde de görüldüğü üzere kullanıcının ayarları sol bölümdeki başlıklarda yer almaktadır. Resim eklem işlemi için “account” bölümündeki “Edit information” seçeneği ile devam edilir.
“Edit information” seçeneği ile devam edildiğinde sekildeki arayüz kullanıcıları karşılamaktadır. Görüldüğü üzere user1 demo örnek kullanıcısına ait resim ayarı bu arayüzde yer almaktadır. Kullanıcının resim bilgisinin değiştirilmesi ise “change” seçeneği tıklanır ve ilgili resmin seçilmesi ile resim ekleme işlemi Office 365 yöneticisi tarafından tamamlanır.
Office 365 yöneticileri resim ekleme işlemini PowerShell komutları ile de gerçekleştirebilir. Bunun için aşağıdaki komut çalıştırılmalıdır.
Set-UserPhoto -Identity <MailboxIdParameter> -PictureData <Byte[]> <COMMON PARAMETERS>
Detaylı bilgi için linki tıklayınız.
Ayrıca Office 365 yöneticileri eklenen kullanıcı resimlerini aşağıdaki PowerShell komutu ile kaldırabilir. Böylelikle kurumsal olmayan resimlerin firma alt yapısından da kaldırmış olacaktır.
Remove-UserPhoto -Identity <MailboxIdParameter> <COMMON PARAMETERS>
Detaylı bilgi için linki tıklayınız.
