Office 365 & Microsoft FindTime

119

Office 365 Store kullanıcıların Office 365 hizmetleri ile beraber kullanacakları ve verimliliklerini arttıracakları araçları ya da uygulamaları barındıran havuzdur. Buradan kullanıcılar Outlook, SharePoint gibi hizmetler ile beraber kullanacakları uygulamaları kategori bazlı ya da tag bazlı görebilmektedirler. Her uygulamanın içerisinde o uygulamayı açıklayan rehberler bulunmakta olup bazı uygulamalar ücretli bazılar ise ücretsizdir. Her geçen artan uygulama sayısı ile Office 365 Store kullanıcılar tarafından beğeni kazanmaktadır.

Office 365 Store’da yer alan yeni uygulamalardan biri de FindTime’dır. Bu uygulama bir Outlook add-in’i olup, uygulama ile artık toplantıları organize etmek daha kolay hale gelecek ve kişilerin uygunluk durumlarını gözlemlenebilecektir. Kullanıcılar, organizasyon içerisinde toplantı organize ederken tarih bazlı toplantıya katılması gereken kişilerin uygunluk durumlarını direkt görüntüleyebilecekleri bir arayüze sahiptir. Bu uygulama kullanıcı sayısının fazla olduğu ortamlarda ve toplantı organize etmenin zorlaştığı durumlarda kullanıcılara kolaylık sağlayacaktır. Office 365 iş ve okul hesabına sahip olan ortamlarda kullanılmaktadır. On-premise ya da hibrid topolojilerinde ve de Office 365 Home olan platformlarda şimdilik desteği yoktur. Aşağıda FindTime uygulamasının tanıtım videosu yer almaktadır. Böylelikle FindTime uygulaması hakkında kısa bilgi edinilmiş olunacaktır.

 

 

Kullanıcılar bu uygulamayı kullanmak için Office 365 portallarından bulunan Office 365 Store’a gidilerek arama bölümüne FindTime yazarak kolay şekilde erişim sağlayacaklardır. İlgili uygulamaya tıklandığında uygulamanın ücretsiz olduğunu ve kullanımına ait arayüz resimlerinin bulunduğunu ve açıklamaların yer aldığı gözlemlenecektir. Bu noktadan sonra tek yapılması gereken işlem “Ekle” seçeneğine tıklamak olacaktır. “Ekle” ile artık kullanıcılar gereke Office 365 portallarındaki Outlook’ların da gerekse de kendi bilgisayarlarında yüklü olan Outlook uygulamasından erişim sağlayacaklardır.

1

FindTime uygulaması eklendiği takdirde otomatik olarak Office 365 portallarındaki Outlook bölümündeki mailin içerisinde ve bilgisayardaki Outlook uygulaması içerisine add-in olarak düştüğü gözlemlenecektir. Şekilde Office 365 portalındaki Outlook uygulamasındaki mail içerisindeki nasıl göründüğüne dair ekran görüntüsü yer almaktadır. Kullanıcılar artık bu maildeki kişi ile toplantı organize etmek istediği takdirde tek yapması gereken işlem FindTime butonuna basmak olacaktır. Böylelikle mailde yer alan kişilerin uygunluk durumunu direkt görebileceklerdir.

2

FindTime seçeneğine tıklandığında aşağıdaki arayüz kullanıcıları karşılayacaktır. Bu noktada 1 numaralı bölümde toplantının süresi belirlenir, 2 numaralı bölümde toplantının günü belirlenir, 3 numaralı bölümde kişi bilgisine erişilir ve 4 numaralı bölümde ise takvimdeki önerilen zamanın görüntülenmesi sağlanır. Böylelikle uygunluk durumu, kişilerin durumları ve toplantı zamanı ile ilgili bilgilere bakılarak uygun zaman aralığı seçilir ve “Next” seçeneği ile devam edilir.

3

 

Bu bölümde toplantının lokasyon bilgisi ve toplantıya ait ayarlar bulunur. “Location” bölümünde ister adres bilgisi isterse Skype üzerinden Online toplantılar organize edilebilir. Şekilde de görüldüğü üzere Online toplantılarda “Location” sekmesinin altında Online Meeting yazısı görüntülenecektir. “Hide Settings” bölümünde ise toplantı ile ilgili uyarı, zamanlama ve hold bilgilerini açıp kapatma ile ilgili ayarlar bulunur. Gerekli tüm ayarlamaların yapılması ile “Insert to email” seçeneği ile toplantı ilgili bilgiler maile eklenmesi sağlanır.

4

 

“Insert to email” seçeneğine tıklandığında gerekli işlemin gerçekleştiğine dair pencere gözlemlenecektir. Burada yer alan “Edit options” seçeneği ile toplantıya ait ayarların değiştirilme işlemi gerçekleştirilirken, “View your invitation and vote statues here” kullanıcıya ait toplantıların ve oylama durum bilgisine erişim sağlanacaktır.

5

 

Şekilde de görüldüğü üzere gerekli ayarlamaların yapıldığı toplantıya ait bilgiler maile eklenmiştir. Otomatik olarak mailin kime/kimlere gideceği bilgisi de eklenmiş ve artık tek yapılması gereken “Gönder” butonuna basmak olacaktır.

6

 

Mail yolu ile toplantının iletildiği kullanıcının mail kutusuna gelindiğinde ilgili toplantıya ait bilginin geldiği gözlemlenecektir. “Select options” butonuna tıklaması ile toplantıya ait bilgilere erişecektir.

7

 

“Select Options” butonuna tıklandığında toplantıya ait detaylar FindTime sitesinden gözlenir. Burada toplantı ile ilgili oylama yapılabilir ya da zamanlama ile ilgili opsiyonel saatler de önerilebilmektedir. Gerekli ayarlar uygun olması durumunda “Submit” butonuna tıklanmalı ve toplantı organizasyonu tamamlanmalıdır. Böylelikle kullanıcı tarafından ilgili ayarlarla toplantı zamanlaması onaylanmış olacaktır. Akabinde kullanıcı toplantıyı da onaylayarak ilgili kişilere toplantıyı onaylandığına dair mail iletilmesini sağlayabilecektir.

8

 

FindTime ile organize edilen toplantılar aynı zamanda Outlook takvimlerinde de gözlemlenecektir. Bu sayede FindTime ile artık kullanıcıların uygunluk durumlarına göre daha kolay toplantılar organize edilebilecektir.

9

 

 

 

 

 

 

CEVAP VER

Yorumunuzu girin !
İsminizi girin