Günümüzde firmalardaki iş akışının ilerlemesi ve de kayıt altında tutulması adına maillerin önemi de artmıştır. IT dünyasındaki maillerdeki bu hassasiyet ile beraber, kişilerin şirket maillerinin başka kişilerin eline geçilmesi ya da erişmesi kritik bir noktadır. Bununla paralel gelişen teknoloji ile beraber kullanıcıların akıllı telefon ya da tablet gibi mobil cihaz kullanımı da artmaktadır. Kullanıcılar ellerindeki bu cihazlara da mail hesaplarını kurmakta ve kullanmaktadırlar. Ancak bu cihazlarda çalınma ya da kaybetme gibi durumlarda söz konusudur. Günümüzde mobile device kullanımının artması ile beraber ve bu cihazlardan kaynaklı oluşabilecek riskler de düşünülerek mobile device yönetiminin önemi artmıştır. Bu genel yapıya bakıldığı durumda Office 365 bunun neresinde diye düşünülebilir.

Bilindiği üzere Office 365 servisleri arasında Exchange Online’da yer almaktadır ve firmalar mail alt yapılarını Exchange Online ile kullanıcılara sunmaktadırlar. Yukarıda belirtilen mobile device’lara ait risklerin Office 365 ail hesapları içinde geçerliliği söz konusudur. Gerek cihazların kaybolması gerekse de çalınması durumund,a Office 365 hem kullanıcıların hem de Office 365 Admin’leri tarafından kullanıcıların mobile device’larını wipe edeceği bir ortam sunmaktadır. Bunun için kullanıcıların Exchange Active Sync ile mail hesaplarını kurmuş olmaları ve senkronizasyonlarını açmış olmaları gerekmektedir.Mobil cihazlardaki “wipe” işlemini yapmak hem kullanıcı hem de admin tarafında çok basittir.

Admin yetkisine sahip olmayan kullanıcılar tarafından mobil cihazların wipe işleminin yapılması için ;

1) Office 365 portalına giriş yapıldıktan sorna Outlook başlığına gelinir.

2) OWA araç çubuğunda çarkın olduğu bölümden ”Options”a tıklanır.

3) “Options” bölümündeki “Phone” başlığına tıklanır.

4) Silinecek olan mobil cihaz seçilir.

5) “Wipe” seçeneğine tıklanır.

Office 365 üzerinde yönetici yetkisine sahip kullanıcılar tarafından mobil cihazların wipe işleminin yapılması için ;

1) Office 365 Exchange Admin Center açılır.

2) Mobil cihaz sahibi olan kullanıcı mail kutusu “Receipent” bölümünden seçilir.

3) Kullanıcıya çift tıklanıp “mailbox features” bölümünden Mobile Devices” başlığında yer alan “View details”a ya da ilgili kullanıcıya tıklandıktan sonra sağ panelde yer alan “Mobile Devices” başlığında yer alan “View details”a tıklanır.

4) Mobil cihazların yer aldığı listeden wipe edilecek cihaz seçilir.

5) “Wipe” butonuna tıklanır.

Böylelikle 5 adımda Office 365 ile mobil cihazlarınızda bulunan şirket mailleri başka kullanıcıların eline geçmesi önlenmiş olunur.