Microsoft Flow, bildirimleri almak, dosyaları senkronize etmek, veri toplamak ve uygulamalar ve hizmetler arasında daha pek çok şey yapmak için otomatik iş akışları oluşturulmasını sağlar. Tekrarlayan görevleri çok basamaklı iş akışlarına dönüştür ve iş akışlarında belirli koşullar sağlandığında eylemlerin yürütülmesi gibi iş akışları tanımlanır. Böylelikle kullanıcıların uygulamalar arasında yaptığı işlemleri otomatik hale getirir.
Microsoft Flow, arka planda çalışan ama uygulamalar ve hizmetler arasındaki bağlantıları koşullar da koyarak kullanıcıların iş verimliliğini de arttırmaktadır. Örneğin kullanıcılara gelen ekli postalardaki eki OneDrive for Business’a kaydetmek için birkaç işlemi gerçekleştirmek yerine Microsoft Flow ile yazılacak akış, işlemin otomatik yapılmasını sağlar.
Microsoft Flow, kullanıcılara süreçler ile ilgili avantajları ile OneDrive for Business portal arayüzünde de görüntülenmektedir. Böylelikle kullanıcılar OneDrive for Business ile kullanabilecekleri akış şablonlarını ya da kendi yazacakları akışlara hızlı erişim sağlar. Diyelim ki yeni bir belge var ve ekibinizin üyelerini okuması ve belgeyi güncellemesi durumunda posta ile bilgilendirilmesi istenilmesi durumunda Microsoft Flow ile akış oluşturulabilir veya dokümanların otomatik PDF’e dönüştürülmesi gibi dokümanları ilgilendiren işlemler yine Microsoft Flow akışları ile sağlanır.
Süreçleri kolaylaştırılan Microsoft Flow özelliğine OneDrive for Business arayüzünden de erişim sağlanmaktadır. Şekilde de görüldüğü üzere “Create flow” ile yani bir akışın oluşturulması sağlanırken, “See your flows” ile oluşturulan akışlar gözlemlenir.
“Create Flow” ile devam edildiğinde OneDrive verileri ile diğer uygulamalar arasındaki iş akışlarına dair şablonlar kullanılır ya da özel akışlar oluşturulur. “2” numaralı bölümde iş akışları gözlemlenmektedir. “Show more” ile daha çok OneDrive ile kullanılabilecek daha çok akış gözlemlenecektir. Buradaki akışlarda da gözlemlendiği üzere yönetici onayına düşen, ekli dosyanın otomatik OneDrive’a kaydedilmedi gibi birçok şablon yer alır.
Buradaki örnekte, seçilen klasördeki dosyalarda yapılan değişikliklerde posta ile bilgilendirilmesi sağlanacaktır. Bunun için “When a file is modified, complete a custom action” ile devam edilir.
“Bir dosya değiştirildiğinde özel bir eylem tamamla” bölümünde OneDrive for Business ‘te bir dosya değiştirildiğinde gerçekleşecek özel bir eylem seçilir. Buradaki eylem e-posta gönderme, öğeyi bir klasöre ya da web hizmetine kopyalama ya da başka eylem seçilebilir. Burada hangi OneDrive for Business’a bağlanılacağı belirlenir ve “Devam” ile de ilerlenir.
“When a file is modified” bölümünde bağlantı sağlanan OneDrive for Business içerisindeki klasör seçilir. Böylelikle seçilen klasör içerisindeki dosyalarda değişiklik yapılması durumunda e-posta gönderimi yapılacaktır. “E-posta gönder” bölümünde iletilecek e-posta ile ilgili e-posta adres bilgisi, konusu, mail içeriği gibi birçok detaylar belirlenir. Böylelikle belirtilen klasördeki dosyalarda yapılan değişiklik ya da yeni oluşturulması gibi işlemlerde belirtilen posta şablonunda posta iletimi gerçekleştirilir.
Oluşturulan akışlar “Akışlarım” bölümünde de gözlemlenir. Böylelikle kullanıcılar tüm akışlarını merkezi yerden yönetir. İsterlerse akışı silebilir, ya da pasif hale getirebilir.
Şekilde de görüldüğü üzere dosya oluşturulması ya da değişiklik yapılması durumunda belirtilen şablonda e-posta alınmıştır. Böylelikle kullanıcılar paylaştıkları bir klasördeki değişiklikleri yazılan bu akış ile takip edebilirler.
