OneDrive ve SharePoint Sitelerinde Dosya ve Klasör Paylaşım Raporu
Microsoft 365 hizmetlerinden olan OneDrive, belgelerin depolanmasını, paylaşılmasını, beraber çalışılmasını, işbirliğini ve buna benzer birçok özellik ile kullanıcıların doküman yönetimini sağlar. Bilgi Teknolojileri (BT) yöneticilerinin vermiş oldukları yetkiler çerçevesinde kullanıcılar belgelerini şirket içerisinde ya da şirket dışında paylaştırabilirler. İşbirliği noktasında belge paylaşımı ve beraber çalışma önemli özelliktir. Kimi zaman kullanıcılar belgeleri paylaştırdıktan sonra ilgili çalışmayı yaparlar ancak paylaşımı hali hazırda ilgili belgede kalabilir. Bu durumların önüne geçmek adına ilgili paylaşıma belirli zamanlar verilebilir ya da belirli zamanlarda raporlar alınarak paylaşım durumları kontrol edilebilir. Microsoft 365, OneDrive ve SharePoint sitelerindeki dosya ya da klasörlerin paylaşım yetkileri için rapor oluşturulmasını desteklemektedir. Bu rapor, paylaşımların nasıl kullanıldığını ve konuk kullanıcılarla herhangi dosyaların veya klasörlerin paylaşıp paylaşılmadığının anlaşılmasına yardımcı olur.
OneDrive üzerinde paylaşım raporu almak için OneDrive ayarlarına tıklanır.
OneDrive ayarlarının yer aldığı arayüzde “Diğer Ayarlar” sekmesine gelinerek “Paylaşım raporunu çalıştır” seçeneğine tıklanır.
“Dosyalar” başlığı altında raporun kaydedileceği klasör seçilir. Böylelikle ilgili rapor OneDrive içerisindeki bir klasörde saklanır.
Paylaşım raporu oluşturulduktan ise ilgili rapor klasörde görüntülenir. Rapor içerisinde, öğeye giden yol, öğenin türü, verilen izinler, her satırda bir giriş olacak şekilde öğenin paylaşıldığı kullanıcı, varsa kullanıcının e-postası, kullanıcı veya grup türü, Link ID, Link türü ve AccessViaLinkID bilgileri yer alır. Bu alanların bazıları, paylaşım türüne bağlı olarak boş olabilir.
SharePoint siteleri üzerinde bu raporu çalıştırmak için site yöneticisi veya grup sahibi olunması gerekir. Bunun için ilgili SharePoint sitesine gelinir ve “Site kullanımı” seçeneğine tıklanır.
Site kullanımı bölümünde “Dış kullanıcılarla paylaşılanlar” başlığı altında “Raporu çalıştır” seçeneği yer alır. Bu seçenek işaretlenerek raporun kaydedileceği klasör seçilir ve ilgili rapor hazırlanarak belirtilen klasöre kaydedilir. Böylelikle ilgili rapor SharePoint siteleri için de üretilir.
