SharePoint Sitelerinde veya OneDrive’da Paylaşımlarla İlgili Konuk Erişim Süresi
Microsoft 365 sunduğu hizmetlerle kullanıcılara iş verimliliği, yüksek erişilebilirlik, iş birliği, her yerden erişim, yönetim kolaylığı ve daha fazla birçok avantaj sağlar. Haliyle BT çalışanları da Microsoft 365’in sunduğu teknolojileri firma kültürlerine uygun kullanıcı kullanımına sunar.
Belgeler, dokümanlar günlük iş hayatının vazgeçilmez parçasıdır. Microsoft 365 hizmetlerinden OneDrive teknolojisi ile kullanıcılar yüksek depolama alanlarının yanı sıra, belgeler ve dokümanlar üzerinde beraber çalışma, paylaşma, her yerden erişim gibi uçtan uca dosya yönetimine sahip olur. SharePoint Online ile ise intranet siteleri, sayfalar, belge kitaplıkları ve listeler oluşturulabilir. Ekiplerin veya iletişim siteleriyle görseller ekleyebilir, haberler yayınlayabilir ve kullanıcılar güncel bilgilere erişim sağlar. Aynı zamanda firmalar siteleri yönetebilir, belge kitaplıkları ile dosyaları üzerinde çalışabilir. Herkesin güvenli bir şekilde birlikte çalışabilmesi için dosyaların bulutta eşitlenmesini ve depolanmasını sağlar.
Kullanıcılar iş hayatlarında birçok noktada farklı firmalarla da beraber çalışır. Örneğin projelerde farklı firmalarla çalışmamız gerekebilir ve kimi zaman SharePoint Online ya da OneDrive’daki bazı bilgileri paylaşmamız gerekebilir. Bu tarz durumlarda bu teknolojilerin sunmuş olduğu paylaşma özelliği kullanılır. Paylaşma izinleri birçok noktada kolaylık sağlasa da güvenlik perspektifinden bakıldığında dış kullanıcılar yani konuk (guest) kullanıcılar ile yapılan paylaşımlar noktasında firma politikalarına bağlı düzenlemeler yapılmalıdır. Bunlardan birisi de konuk kullanıcılarla yapılan paylaşımlara belirli süre tanımlamaktır. Böylelikle siteye davet edilen ya da dosya/klasör paylaşımı yapılan konuk kullanıcılar belirli süre boyunca erişim sağlar.
Konuk kullanıcıların erişim süreleri SharePoint Yönetim Merkezi’nden merkezi olarak ayarlanabilir. Böylelikle şirket politikası gereği tüm kullanıcılara merkezi olarak bu olaydan etkilenir. Microsoft 365 hizmetlerinden SharePoint Online ve OneDrive için şirket düzeyinde yapılacak paylaşımlarla ilgili konuk erişim süresi ile ilgili ayar için SharePoint Yönetim Merkezine giriş yapılır. SharePoint Yönetim Merkezi’ndeki “Paylaşım” bölümündeki “Diğer dış paylaşım ayarları” başlığı bölümünden “Siteye veya OneDrive’a konuk erişimi şu kadar gün sonra otomatik olarak sona erecek” bölümüne belirlenen gün bilgisi girilir. Buraya girilecek gün 30 ile 730 arasında bir değer olmalıdır.
Konuk kullanıcılar son kullanma tarihine yaklaştıkça sitede bir banner kullanıcıları bilgilendirir. Bu banner misafir kullanıcılarının belirlenen son paylaşım erişimi tarihinden 2 ile 3 hafta öncesinde görüntülenir. Site koleksiyon yöneticileri, önündeki 2 ile 3 hafta içerisinde süresi dolacak konuk kullanıcılar hakkında mail bildirimi alırlar.
Paylaşımla ilgili konuk kullanıcıların sona erişimi ile yapılan son erişim süresi ile ilgili politika önceden var olan izinler veya paylaşım bağlantısı üzerinden erişime sahip olan konuk kullanıcıları etkilemez. Bu politika yalnızca etkinleştirildikten sonra paylaşım bağlantısı kullanan konuk kullanıcılar veya SharePoint sitelerine doğrudan izinleri olan kullanıcılar için geçerlidir.
