@Bahsetme Özelliğinde E-posta Bildirim Özelliğini Kullanma
Microsoft 365 kullanıcılara iş verimliliğini arttıracak ve iş hayatlarını kolaylaştıracak hizmetleri bir arada sunan bulut teknolojisidir. Office uygulamaları, Microsoft 365 hizmetleri içerisinde yer alan ve kullanıcıların iş hayatlarından aktif kullandıkları hizmetlerdendir. Gerek web arayüzünden gerekse de Office 365 ProPlus ile kullanıcılar Excel, Word, PowerPoint vs. gibi Office uygulamalarını kullanır. Microsoft 365 ile gelen Office uygulamalarının en güncel versiyonları kullanılır. Microsoft 365, her geçen gün kullanıcılara yeni hizmetler ve var olan hizmetlerde de yeni özellikler kullanıcılara sunar. @bahsetme özelliği ile e-posta bildiriminin iletilmesi Office uygulamalara yeni gelen özelliklerindendir. Bu özellik ile bir belge, sunu veya elektronik tablo hakkında açıklama eklenirken @bahsetme özelliği kullanıldığında bahsedilen kişi açıklamanın bağlantısını içeren bir e-posta alır. Kullanıcılar e-posta içerisindeki bağlantıya tıkladığında ilgili belgeye ve açıklamaya erişim sağlar. Aynı zamanda e-postayı alan kullanıcılar belgeyi açmadan da yorumu yanıtlayabilir. Böylelikle kullanıcılar belgeler üzerinde kendilerinden bahsedilen açıklamalardan haberdar olur.
Bu özelliği için Windows, Mac, Web ve Mobil üzerindeki Office uygulamalarının desteklerini gösteren tablo yer almaktadır.
| Windows | Mac | Web | Mobil (Android/iOS) | |
| Word | Henüz değil | Henüz değil | Evet | Evet |
| Excel | Evet (sürüm 1911 veya üzeri) | Evet (sürüm 16,31 veya üzeri) | Evet | Evet |
| PowerPoint* | Henüz değil | Henüz değil | Evet | Henüz değil |
*PowerPoint henüz satır içi yanıtları desteklemiyor.
Bu güncelleştirme Excel’in Windows (sürüm 1911 veya sonrası), Mac (sürüm 16.31 veya sonraki sürüm), mobil ve web sürümleri için geçerlidir. Word için bu güncelleştirme yalnızca mobil ve web sürümleri için geçerlidir. PowerPoint için bu güncelleştirme yalnızca web sürümü için geçerlidir. 2020 yılında PowerPoint ve Word için de destekleri gelecektir.
Bu özellik varsayılanda açıktır. BT yöneticileri SharePoint PowerShell cmdlet’lerini kullanarak açıklama ile ilişkili metin ve açıklama yazışması olarak bilinen bağlam önizlemesini kapatabilir.
Windows PowerShell için SharePoint Çevrimiçi Hizmetler Modülü’nün en son sürümünü yüklemek için açağıdaki cmdlet çalıştırılır.
Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -RequiredVersion 16.0.19418.12000
Connect-SPOService’i kullanılarak Microsoft 365 tenant içerisindeki SharePoint Online’a bağlantı sağlanır.
Connect-SPOService -Url https://ecan01-admin.sharepoint.com
Aşağıdaki cmdlet ile ilgili bağlam önizleme özelliği kapatılır.
Set-SPOTenant -AllowCommentsTextOnEmailEnabled $false
Web arayüzünden @bahsetme özelliği ile e-posta alma özelliğini kullanmak için OneDrive ya da SharePoint Online’da yer alan dosya açılır ve açıklama eklemek için “Gözden geçir” sekmesindeki “Yeni Açıklama”ya tıklanır.
Açıklama bölümünde @ ve kişinin adı ya da soyadının birkaç harfi yazılarak bahsedilen kullanıcı seçilir ve gerekli açıklama bilgisi girilir.
Bahsedilen kullanıcının ilgili belgeye erişim izni olması gerekir. Erişim olmadığı durumda şekildeki arayüz görüntülenir. Alıcıya erişim izni verilmediği takdirde bahsedilen kullanıcı yorumunu göremez ve yanıtlayamaz. “Paylaş ve bildir” seçeneği ile devam edilir.
İlgili yorum eklendikten sonra ve erişim izni verildikten sonra bahsedilen kullanıcıya e-posta bildirimi iletilir. Word, Excel ve PowerPoint’te herhangi bir açıklamada eklendiğinde ve bahsedildiğinde, bahsedilen kullanıcıya dosyadaki açıklamaya götüren bağlantı içeren bir e-posta bildirimi iletilir. Ayrıca açıklama ile ilişkili metin ve açıklama yazışması görüntülenir ve kullanıcılar açıklamayı doğrudan e-posta bildiriminden yanıtlayabilir.
“Aç” seçeneği ile devam edildiğinde açıklama ya da yorum ve ilgili belge görüntülenir. İsterse kullanıcı kendisi de yeni yorum ya da açıklama girebilir.
