Microsoft 365 Admin Center’dan Kullanıcılara Office Eklentisi (Add-in) Dağıtma
Office uygulamaları günlük iş hayatının vazgeçilmezleri araçlarıdır. Kullanıcıların Office uygulamalarının kullanımını kolaylaştıran ve geliştiren Office eklentileri söz konusudur. Sunulan eklentiler Office programlarının üretkenliğini arttırmaya yardımcı olabilecek özel komutlar ve yeni özellikler ekler. Office eklentileri, kullanıcılara belgelerini kişiselleştirmesini ve web’deki bilgilere erişim şeklinde düzene koyulmasına yardımcı olur.İhtiyaçlar doğrultusunda eklentiler kullanıcılar tarafından eklenebilirken, Microsoft 365 kullanıcıları için eklentiler merkezi olarak dağıtılabilir.
Microsoft 365 portalındaki, Merkezi Dağıtım hizmeti sayesinde Office eklentilerini firmadaki kullanıcılara ve gruplara dağıtılmasını sağlar. Merkezi Dağıtım, Windows, Mac, iOS, Android ve Online Office uygulamalarını destekler.
Eklentilerin merkezi olarak dağıtılması, kullanıcıların firmaları için Microsoft 365 Apps kullanmasını ve Exchange Online ve etkin Exchange Online posta kutularına sahip olması gerekir. Office ve Exchange için belirli gereksinimler vardır. Aynı zamanda 2525’da gereksinimler için kullanılabilir. Gereksinimler ve Centralized Deployment Compatibility Checker ile ilgili detaylı bilgilere ilgili linkten erişim sağlanır.
Merkezi Dağıtım hizmeti ile eklenti dağıtmak için yetkili kullanıcı hesabı ile Microsoft 365 Admin Center portalına erişim sağlanır. Microsoft 365 Admin Center’daki “Ayarlar” bölümündeki “Eklentiler” başlığına tıklanır.
“Eklentiler” başlığı altından “Eklentiyi Dağıt” seçeneğine tıklanarak eklenti dağıtma işlemine başlanır.
“Yeni eklentiyi dağıtma” başlığında Merkezi Dağıtım hizmeti ile ilgili bilgiler kullanıcılarla paylaşılır. Office eklentisi sağlayan sağlayıcılar tarafından eklentiler geliştirildikçe Mağazadan dağıtılan eklentilerin otomatik güncelleştirileceği ve güncelleştirmeler ile ilgili bilgiler yer alır. “Sonraki” seçeneği ile ilerlenir.
“Yeni eklentiyi dağıtma” başlığı altında “AppSource” ve “Kiracı Uygulaması” başlıkları yer alır. “App Source” seçeneği ile sağlayıcılar tarafından geliştirilen mağazadaki Office eklentilerine erişim sağlanır. “Kiracı Uygulaması” seçeneği ile firmalar kendi web uygulamalarını geliştirebilirler ve geliştirdikleri özel uygulamayı “Özel uygulamaları karşıya yükle“ seçeneği ile kullanıcılara dağıtabilirler. “AppSource’ta uygulama bul” seçeneğine tıklanır.
“Eklenti seçin” bölümünde AppSource’ta yer alan eklentiler görüntülenir. Eklentiler Office uygulamalarına göre kategorize edilmiştir. İster kategorilerden isterse de arama çubuğu ile ilgili eklenti seçilir. Buradaki eklentiler kişisel bilgilere erişim isteyebilirler. Eklentiyi eklendiğinde eklentiye ilişkin izinleri ve Lisans Koşulları ve Gizlilik İlkerleri de kabul edilir.
Örnekte “FindTime” uygulaması eklenecektir. Eklenecek eklentiye tıklanır,ilgili arayüzde eklenti ile ilgili derecelendirilmiş puanı, eklentinin puanı, ek bilgileri, sık sorulan soruları, gizlilik ilkeleri, lisans koşulları, eklentinin eriştiği bilgiler gibi birçok detaya erişim sağlanır. “Ekle” seçeneğine tıklandığında uygulama ile Lisans koşulları ve Gizlilik İlkeleri görüntülenir. “Devam” seçeneği ile ilerlenir.
“Eklentiyi Yapılandır” bölümünde eklentiyi kullanacak kullanıcılar belirlenir. “Herkes”, “Belirli kullanıcılar/gruplar”, “Yalnızca ben” seçenekleri bu bölümde yer alır. “Dağıtım Yönetimi” başlığında eklentinin dağıtım methodu belirlenir. “Sabit” seçeneği ile eklenti, atanan kullanıcılara otomatik olarak dağıtılır ve şeritten kaldırılmaz. “Kullanılabilir” seçeneği ile kullanıcılar, Outlook’taki Giriş şeridinde yer alan “Daha fazla eklenti al” düğmesine tıklayarak ve sonra “Yönetici tarafından yönetilen” seçeneğine girerek bu eklentiyi yükleyebilir. “İsteğe bağlı” seçeneği ile eklenti, atanan kullanıcılara otomatik olarak dağıtılır, ancak isteğe bağlı olarak şeritten kaldırılabilir.
Kullanıcı atama ve dağıtım yönetimi belirlendikten sonra eklenti dağıtılır. Eklentinin kullanıcıların şeridinde görüntülenmesi 12 saate kadar sürebilir ve kullanıcının Office uygulamasını yeniden başlatması gerekebilir. Eklentinin dağıtılmasının ardından eklentinin kullanılması ile ilgili bilgiler arayüzde yer alır.
Microsoft 365 portalından dağıtılan eklentiler “Eklentiler” başlığı altında görüntülenir. İlgili eklentiye tıklandığında eklenti ile ilgili ayarlar düzenlenebilir. Aynı zamanda eklentinin düzenlendiği arayüzde “Durum” bilgisi ile ilgili bilgi de açık ya da kapalı olarak ayarlanabilir.
Dağıtılan örnek eklenti Outlook ile ilgili olduğundan dolayı Web’teki Outlook’ta yeni bir ileti oluşturulduğunda “…” noktaya tıklanır ve ilgili arayüzde dağıtılan eklenti görüntülenir.
Outlook masaüstü (Windows) uygulamasında ise dağıtılan eklenti Outlook şeritinde görüntülenir.
