Office 365’in OneDrive hizmetl, kullanıcılara dosya ve klasörlerini saklama, istenildiğinde ilgili dökümanlara her yerden erişme, aynı anda aynı belge üzerinde çalışma ve dökümanlarda belirli yetkilerde paylaşma özelliklerini sunmaktadır. Sunduğu bu özelliklerle birçok kullanıcı tarafından aktif kullanılmakta olup, firmalar için veri güvenliği noktası ayrıca düşünülmelidir. Firmalar kullanıcı alışkınlıklarını da göz önünde tutarak çeşitli politikalar belirler ve politikalar çerçevesinde yapılandırmalara giderler. OneDrive ile ilgili ayarlar merkezi olarak Office 365 Admin Center’da yer alan OneDrive bölümünden yapılmakta olup, dosya paylaşımı şirket politikalarında önemli konulardan biridir. Bu noktada OneDrive ile ilgili yönetim paneline gidilir ve paylaşıma dair ayarlar yapılandırılır.
OneDrive ile ilgili ayarlar şekilde de görüldüğü üzere Onedrive yönetim panelinden yapılır. Yönetim panelinde paylaşma, eşitleme, depolama, cihaz seçimi, uyumluluk, bildirimler ya da veri geçişi seçenekleri yer almaktadır. Her başlığın altında ilgili başlıkla ilgili ayarlar yer almaktadır. “Paylaşma” başlığı altında kullanıcıların OneDrive’da döküman ya da klasörleri nasıl paylaşacağına dair ayarlar yapılır. “Bağlantılar” bölümünde kullanıcıların dökümanları paylaşırken varsayılan olarak kullanıcıları kimlerle paylaşabileceği seçeneği belirlenir. Burada 3 seçenek söz konusudur. “Paylaşılabilir: Bağlantısı olan herkes” seçeneği, her dökümanın bir bağlantı linki söz konusudur ve bu bağlantıya sahip olan herkesin bu dökümana erişmesinde kullanılır. “İç:Yalnızca kuruluşunuzdaki kişiler” seçeneği, kuruluş içerisindeki kullanıcıların erişmesinde kullanılırken, “Doğrudan: Belirli kişiler” seçeneği döküman sahibinin belirlediği kişiler tarafından erişiminde kullanılır. Kullanıcının varsayılanda nasıl paylaşacağına dair ayar bu arayüzde yapılandırılır. “Paylaşılabilir bağlantılar için gelişmiş ayarlar” başlığında paylaşım ile ilgili detaylı ayarların yer aldığı arayüzdür. Paylaşım bağlantılarının kaç gün içerisinde sona ereceği, dosya ve klasör yetkilerinin belirlendiği arayüzdür. Böylelikle kullanıcılar burada belirlenen ayarlar doğrultusunda paylaşma işlemlerini gerçekleştireceklerdir.
“Paylaşma” başlığı altındaki “Dış paylaşım” bölümünde kullanıcıların SharePoint ve OneDrive dökümanlarını farklı firmadaki kullanıcılarla paylaşması ile ilgili politikaların belirlendiği arayüzdür. Kullanıcılar dış kullanıcılar ile ilgili paylaşım kuralları belirlenir. “Herkes” seçeneği ile kullanıcılar dökümanları herhangi kısıtlama olmadan herkes ile paylaşabilir, “Yeni ve mevcut dış kullanıcılar” seçeneği ile dış kullanıcıların oturum açarak ilgili dökümana yetkileri doğrultusunda erişim sağlaması, “Mevcut dış kullanıcılar” seçeneği ile firmaların dizinlerinde önceden tanımlanmış kullanıcılar ile paylaştırılması, “Yalnızca kuruluşunuzdaki kişiler” seçeneği ile ise dış kullanıcıya paylaşmasının yasaklanması sağlanır. Şirket politikaları doğrultusunda Sharepoint ve/veya Onedrive’da yer alan dökümanların dış kullanıcılar ile paylaştırılması ile ilgili ayarlar yapılandırılır. “Dış paylaşım için gelişmiş ayarlar” bölümünde ise dış paylaşım noktasında detaylı ayarlar yapılandırılır. Belirli etki alanındaki dış kullanıcılarla paylaşıma izin verme ya da engelleme, dış kullanıcıların paylaşma davetlerini davet gönderilen hesabı kullanarak kabul etmesi gerektiği ya da dış kullanıcın sahip olmadıkları öğe paylaşmasına izin verme gibi ayarlar yapılandırılır. “Diğer ayarlar” bölümünde ise dosya sahiplerine, dosyalarını görüntüleyen kişilerin adlarını gösterilmesi ile ayar yapılandırılır.
