Microsoft 365 sunduğu hizmetleri kullanıcılara iş verimliliğini arttıran, işbirliği içinde çalışmalarını sağlayacak araçlar sunar. Kullanıcıların, sunulan hizmetleri benimsemesi, öğrenmesi ve iş hayatlarına entegre etmeleri ile Microsoft 365 hizmetlerinin kullanımı artacaktır. Haliyle ürünler kullanıldıkça özelliklerini ve yararları gözlemlenecektir. Bu noktada BT ekiplerinin de kullanıcıların kullanımlarını ölçmeleri ve gerektiği noktada kullanımların artması yönünde kullanıcıları yönlendirmeleri gerekebilir. Microsoft, BT ekiplerinin firmalarındaki Office 365’in çeşitli hizmetlerinin kullanım raporlarını takip edecekleri Power BI içerisinde yer alan Microsoft 365 Usage Analytics’i kullanıcılara sunar. Böylelikle kullanıcıların firma içerisindeki Microsoft 365 hizmetlerinin kullanım durumları ile analizler yapılır. Microsoft 365 Usage Analytics Office 365 kullanım verilerinin görsel olarak analizlerinin yapılmadığı hazır raporlar sunmasının yanı sıra, ilgili verileri kullanarak BT ekipleri de özel raporlar oluşturabilir ve paylaşabilir. Departman ya da bölge bazlı kullanım durumları ile bilgi edinilebilir.
Microsoft 365 Usage Analytics, son 12 aya dair ürün raporları sunan ve önceden hazırlanmış raporları içeren dashboard’ların olduğu içerik paketidir. Raporlarda genel kullanım durumlarının yanı sıra kullanıcı aktivitelerini içeren bilgilere de erişim sağlanır. Active Directory’den alınan lokasyon, departman ve organizasyon bilgilerin raporlarda kullanıldığı gözlemlenir. Böylelikle buradaki kriterlere göre filtrelemeler yapılabilir.
Microsoft 365 Usage Analytics BT ekiplerinin yönetim panellerindeki Raporlar bölümünden etkinleştirilir ve Power BI içerisinden ilgili tenant bilgisi Microsoft 365 Analytics content pack’e girildikten sonra panonun yüklenmesi 2 ile 30 dakika arasında yüklenir ve kullanılabilir. Kullanıcı düzeyinde alınan raporlar ise takvim ayı içerisinde 1-15 gün içerisinde kullanılabilir hale gelir. Microsoft 365 Usage Analytics’in etkinleştirilmesi ile ilgili detaylı bilgiye ilgili linkten erişim sağlanır. Etkinleştirmenin tamamlanmasının ardından kullanıcının Power BI arayüzünde Office 365 hizmetleri ile ilgili dashboardlar ve raporlar görüntülenir. Office 365 hizmetlerine dair raporlar sayfalarla ayrıştırılmıştır. Hizmetlere dair genel raporlardan, hizmet bazında da detaylı raporlara sayfalardan erişim sağlanır.
Genel olarak Microsoft 365 Usage Analytics’de aşağıdaki raporlar yer alır:
Adoption overview report : Buradaki raporlarda Office 365 hizmetlerinin nasıl kullanıldığını ve hizmetlerin genel kullanımı ve aylık değişim durumları ile ilgili bilgi edinilir. Ne kadar lisans atandığı, kaç kullanıcının aktif kullandığını, kaç kullanıcının geri dönüşünün ve ilk defa kaç kişinin kullandığı gibi buradaki raporlarla gözlemlenir. Hizmetler bazında buradaki parametrelerin oranları grafiklerle görüntülenir.
Communication report : Bu sayfadaki raporlar, kullanıcıların iletişim kurmak için Office 365’I nasıl kullandığını gösterir. Kullanıcıların Teams, Yammer, Exchange Online veya Skype for Business hizmetlerinin iletişim ile ilgili özelliklerini kullanarak iletişimde kalmayı tercih edip etmediklerini görüntülenir. Kullanıcıların iletişim modelleri ile ilgili bilgi edinilebilir.
Product usage report : Ürün bazında aktivite hacimlerinin detaylandırıldığı raporlar vardır. Kullanıcıların Office 365 hizmetlerini nasıl kullandığı bilgisi için buradaki raporlar kullanılabilir.
Collaboration report : Aylık olarak kullanıcıların Onedrive ve SharePoint özelliklerinden belde depolama ve işbirliği ile çalışma özelliklerini nasıl kullanıldığı ile ilgili raporlara bu sayfadan erişim sağlanır. Kullanıcılarınızın işbirliği alışkanlıklarını ve başkalarının çalışmalarına katkıda bulundukları yerleri analiz etmek için bu raporlar kullanılır. Görüntülenen, değiştirilen, senkronize edilen veya paylaşılan dosyaların sayısını incelemek, gerçekleşmekte olan işbirliği türünü gösterebilir. SharePoint verileri grup, diğer ve ekip siteleri için etkinlik gösterir.
Storage used report: Buradaki grafiklerde Exchange Online, SharePoint Online ve OneDrive depolama alanları ile ilgili bilgileri içerir. Kişilere verilen limitlerin durumlarını takip etmek ve ihtiyaç anında depolama alanlarının artması gerektiğini tespit etmek için buradaki raporlar kullanılabilir.
Access from anywhere report: Exchange Online, Skype for Business, Yammer ve Teams hizmetlerine kullanıcıların hangi uygulamalarla erişim sağladıkları ile ilgili bilgilere erişim sağlanır. Örneğin kullanıcıların bu hizmetlere web arayüzünden mi yoksa Windows cihazlarından mı erişim sağladığı buradaki raporlarda görüntülenir. Bu raporlar, ürüne göre cihaz ve kullanıcı kullanım eğilimlerini ve modellerini belirlenmesine yardımcı olur.
Office activation report : Office 365 Pro Plus, Project ve Visio aktivasyon durumları ile ilgili detaylı bilgiler için buradaki raporlar kullanılır. Etkinleştirilen ve aktif kullanıcı sayısı aylık olarak incelenebilir. Office uygulamalarının yüklendiği cihaz türlerine dair bilgileri içeren raporlar vardır. Kullanıcıların hangi cihazlardan Office uygulamasına erişim sağladıkları analiz edilebilir.
Individual service usage reports : Microsoft 365 hizmetlerinin kullanım raporlarına dair sayfalar ve sayfalarda da ilgili hizmet ile ilgili kullanım ayrıntılarını içeren raporlar yer alır. Exchange, Teams, OneDrive, SharePoint Online, Office 365 Groups ve Yammer kullanımına dair sayfalar ve ilgili sayfalarda da ilgili ürün ile ilgili detaylı raporlar ve grafikler yer alır.
Individual service user activity reports: Microsoft 365 hizmetlerine dair kullanıcı aktivitelerini içeren raporlar bulunur. Burada Active Directory’den çekilen lokasyon, departman ve organizasyon bilgisine dair kırılımlarla raporlar yer alır. Örneğin Teams uygulaması en aktif kullanan departman bilgisine buradaki raporlarla erişim sağlanır. Aynı zamanda kullanıcı bazında ürün bazında aktiviteler de buradaki raporlar içerisinde görüntülenir.
https://docs.microsoft.com/en-us/office365/admin/usage-analytics/usage-analytics?view=o365-worldwide
